完善醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理 提升信息管理工作效率

謝奕青 蔡莉美

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，當(dāng)前的社會(huì)醫(yī)療事業(yè)取得了較為不錯(cuò)的發(fā)展成果，但是在進(jìn)一步的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，針對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作，一些工作人員還缺乏更為深入化的認(rèn)識(shí)。所以在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院各個(gè)科室應(yīng)該按照會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際需求，借助信息化的手段來(lái)完善會(huì)計(jì)檔案的管理工作，這樣才能為醫(yī)療體系的健全提供助力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會(huì)計(jì)檔案；信息管理；工作效率

作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系中的重要組成部分，醫(yī)院財(cái)會(huì)工作不容小覷，而其中會(huì)計(jì)檔案主要是由醫(yī)院財(cái)務(wù)資料文件所組成的，對(duì)于醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，將會(huì)起到必要的推動(dòng)作用。在實(shí)際的管理工作中，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案能夠幫助工作人員合理化的開(kāi)展工作。但是在進(jìn)一步的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前不少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作都缺乏重視，且在會(huì)計(jì)檔案功能價(jià)值的利用上比較落后，所以引入信息化的會(huì)計(jì)檔案管理模式，不僅僅能夠減輕工作人員的壓力，同時(shí)也可以對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益作出保障。

1 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)會(huì)計(jì)信息化工作缺乏重視

在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前一些醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層，雖然明白會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的重要性，卻不重視會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門在日常工作中比較重視會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息不能及時(shí)收集和完善，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作效率低下，質(zhì)量不高等問(wèn)題。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化觀念薄弱，也會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院在專業(yè)人才的引進(jìn)上缺乏有效的工作思維，使得醫(yī)院會(huì)計(jì)信息化檔案管理專業(yè)人員極度匱乏，極大地影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展，導(dǎo)致整個(gè)會(huì)計(jì)信息化管理工作停滯不前。

1.2 未能設(shè)置獨(dú)立會(huì)計(jì)檔案部門

某些醫(yī)院并未針對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，設(shè)置獨(dú)立的部門，同時(shí)對(duì)于整項(xiàng)工作內(nèi)容，缺乏規(guī)范化的管理措施。在進(jìn)一步的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有些會(huì)計(jì)檔案在達(dá)到年限之后，并未及時(shí)移交到相關(guān)檔案管理部門，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院財(cái)務(wù)部門的存檔空間嚴(yán)重不足，并且財(cái)務(wù)部門還需要承擔(dān)為其他部門提供借閱原始檔案的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，這也會(huì)間接增加財(cái)務(wù)部門人員的工作壓力。財(cái)政部為此調(diào)整了新的會(huì)計(jì)檔案保管期限，財(cái)務(wù)部門先對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管一年，但保管的期限不能超過(guò)三年，保管的期限滿后應(yīng)該及時(shí)移交給檔案部門，對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性保管[1]。

1.3 缺乏復(fù)合型的技術(shù)工作人員

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的是復(fù)合型人才，要求從事醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的人員既要了解醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的相關(guān)知識(shí)和會(huì)計(jì)方面的知識(shí)，還要有檔案管理的專業(yè)技能和素養(yǎng)以及熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用和操作技術(shù)。[2]但是在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前醫(yī)院的會(huì)計(jì)人員，大多數(shù)是由之前從事手工操作的會(huì)計(jì)人員過(guò)渡而來(lái)，盡管在推行信息化會(huì)計(jì)管理工作的時(shí)候，他們接受了電算會(huì)計(jì)的培訓(xùn)課程，但是有的業(yè)務(wù)知識(shí)仍舊不過(guò)關(guān)，甚至有部分會(huì)計(jì)檔案人員缺乏責(zé)任心，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的錄用與保存工作等敷衍了事，不能很好地保管電子化檔案。在工作中，他們大多按照培訓(xùn)內(nèi)容來(lái)對(duì)工作進(jìn)行單一化的處理，不僅缺少創(chuàng)新活動(dòng)，一旦計(jì)算機(jī)軟件、硬件上出現(xiàn)異常的時(shí)候，他們也大多表現(xiàn)得手足無(wú)措，不僅降低了工作效率，同時(shí)還增加了一些不必要的維修開(kāi)支。

2 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理的過(guò)程中，工作人員不能僅僅從一個(gè)方面進(jìn)行工作考慮，應(yīng)該從多個(gè)層面上執(zhí)行管理工作。信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)︶t(yī)院各個(gè)科室的工作現(xiàn)狀、工作優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行直觀化的反映，降低管理成本，減少一些額外的人力資源。與此同時(shí)，由于醫(yī)院工作性質(zhì)，導(dǎo)致其每天需要處理大量的原始數(shù)據(jù)，借助信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行保存，可以降低工作的復(fù)雜性。

其次，在運(yùn)用信息化管理技術(shù)的時(shí)候，能夠?qū)?huì)計(jì)檔案進(jìn)行高效率的保管，并且基于數(shù)據(jù)核算、統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，還可以對(duì)每天的材料、數(shù)據(jù)等內(nèi)容進(jìn)行分類管理，分析數(shù)據(jù)內(nèi)容，對(duì)于管理結(jié)果進(jìn)行有效的預(yù)測(cè)。當(dāng)然，由于醫(yī)院會(huì)計(jì)管理工作量較大，借助信息化技術(shù)不僅僅能夠提升管理速度，并且可以做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題，降低錯(cuò)誤率，避免工作中可能出現(xiàn)不必要的損失，進(jìn)而確保檔案信息的客觀性和真實(shí)性。

再次，會(huì)計(jì)檔案信息化能夠?yàn)獒t(yī)院和患者雙方提供完整的、真實(shí)的會(huì)計(jì)信息，有利于公正解決醫(yī)療糾紛，構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系，維護(hù)醫(yī)院的良好形象[3]。在日益增多的醫(yī)療糾紛中，很多是涉及醫(yī)療服務(wù)、收費(fèi)等方面的問(wèn)題，通過(guò)會(huì)計(jì)信息化管理和交流平臺(tái)，使患者對(duì)醫(yī)療服務(wù)收費(fèi)項(xiàng)目有充分的了解，在發(fā)生糾紛時(shí)，醫(yī)院提供的完整、真實(shí)的會(huì)計(jì)信息可作為法律依據(jù)，從而做到公正合理有效地解決醫(yī)療糾紛，對(duì)醫(yī)院的健康發(fā)展有著重要的作用。

3 加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)信息化管理的具體措施

3.1 提升醫(yī)院信息一體化的水平，建立會(huì)計(jì)信息化的內(nèi)部控制制度

在完善醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)其一體化的水平展開(kāi)有效的提升。首先，可以在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)軟件對(duì)接平臺(tái)，將各類軟件系統(tǒng)能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)上的連接，這樣才能達(dá)到信息的共享與傳遞；其次，要引入一套具有成熟性的通用軟件，將與會(huì)計(jì)檔案管理工作相關(guān)的內(nèi)容，都納入進(jìn)這套軟件之中；然后，醫(yī)院可以委托那些技術(shù)較為成熟的軟件公司，針對(duì)醫(yī)院自身的信息化管理要求，來(lái)進(jìn)行個(gè)性化的制定，就會(huì)計(jì)檔案的信息化管理開(kāi)展定點(diǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目。這樣在達(dá)到內(nèi)部資源共享目的的同時(shí)，也可以提升會(huì)計(jì)信息化的應(yīng)用效果。

3.2 更新相應(yīng)的信息化管理理念，提高財(cái)務(wù)檔案人員專業(yè)素質(zhì)

在對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行完善的時(shí)候，第一，應(yīng)該明確會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案材料的完整性、真實(shí)性負(fù)責(zé)，并且從財(cái)力、人力等方面給予必要的支持；第二，信息化會(huì)計(jì)檔案管理必須要在規(guī)范的前提下進(jìn)行，按照國(guó)家規(guī)定的要求來(lái)執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理步驟，像登賬、算賬、報(bào)賬等程序都要在客觀化的條件下進(jìn)行，并引入完整的監(jiān)督管理體制；第三，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作的人員，要時(shí)刻以病人為中心，增設(shè)一些現(xiàn)代化的硬件措施，為醫(yī)院的現(xiàn)代化管理改革，提供必要的技術(shù)保障。

3.3 做好會(huì)計(jì)檔案的信息化管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化改革，醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，來(lái)制定嚴(yán)格的檔案管理制度，安排專人負(fù)責(zé)，對(duì)會(huì)計(jì)信息的磁介或其它介質(zhì)，按照分類和一定順序進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，進(jìn)行妥善的保管；信息化的檔案需要進(jìn)行防磁、防火和防潮的環(huán)境，以避免文件的損壞；利用磁性介質(zhì)來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管的時(shí)候，需要定期檢查，并通過(guò)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段進(jìn)行復(fù)制，以免由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)丟棄的情況，這里需要注意，重點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該堅(jiān)持雙重備份的工作制度，存放在不同地點(diǎn)，這樣才能確保信息檔案的安全。

在會(huì)計(jì)檔案信息化管理為醫(yī)院的管理和服務(wù)帶來(lái)全面提升的同時(shí)，我們還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，注意會(huì)計(jì)檔案信息化存在的各種隱患問(wèn)題，比如信息的安全問(wèn)題。為避免信息的泄漏以及信息管理系統(tǒng)可能受到惡意攻擊，建議：1）根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，建立檔案借閱制度，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定操作，對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和要求制定有差別的使用規(guī)則和權(quán)限，只有相關(guān)人員才可以對(duì)財(cái)務(wù)相關(guān)信息進(jìn)行查看和查閱，提高會(huì)計(jì)信息化檔案的安全；2）安裝電腦保護(hù)軟件與系統(tǒng)保護(hù)軟件，及時(shí)查殺電腦病毒，定期更新系統(tǒng)。定期對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，重視會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)控制及維護(hù)控制，正確設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院檔案會(huì)計(jì)信息化對(duì)醫(yī)院的決策起著重要的參考作用。在當(dāng)前的醫(yī)療建設(shè)環(huán)境中，醫(yī)院加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理技術(shù)，不僅能夠減輕醫(yī)院檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)也可以提升檔案的利用效率，幫助相關(guān)工作人員達(dá)到資源共享的目的，促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理的持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而提升醫(yī)院經(jīng)營(yíng)服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

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