淺談中文期刊目錄數(shù)據(jù)庫維護(hù)的幾點(diǎn)建議

汪麗

摘 要：通過闡述中文期刊的連續(xù)多變性，發(fā)現(xiàn)期刊的變化對期刊日常管理的影響，尋求對期刊目錄數(shù)據(jù)庫維護(hù)的方法及應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：中文期刊；期刊多變性；目錄數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)維護(hù)

在中文期刊現(xiàn)代化管理中，由于期刊的形式及內(nèi)容不斷的變化，要求期刊管理人員要經(jīng)常進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫的維護(hù)，以便及時(shí)為讀者提供最新、最完整的書目信息。

1 期刊目錄數(shù)據(jù)庫維護(hù)的必要性

1.1 期刊的連續(xù)多變性決定了期刊目錄數(shù)據(jù)庫必須經(jīng)常維護(hù)

期刊是連續(xù)出版物，它的編目與圖書有所不同。圖書編目的所有信息都能從所編的書上找到，且編目一次完成終身不變，而期刊編目則無法從某一本刊物上獲得這種刊的所有信息。期刊作為一種連續(xù)出版物，在長期的出版過程中，因?yàn)樽陨淼陌l(fā)展和讀者的需求，往往會(huì)發(fā)生許多變化，如變更刊名、刊頻、開本、責(zé)任者，或郵發(fā)代號(hào)等等。

1.1.1 期刊刊名的變化

期刊的主要變化之一是刊名的變更。一種期刊在出版的過程中原刊名不再適合客觀形勢和發(fā)展的需要，便產(chǎn)生了改名、復(fù)名、合刊等變化的現(xiàn)象。對于正題名原有字樣發(fā)生變化，視為更名，作為新刊處理。題名的變化有兩種：

1）正題名的變化。

2）副題名的變化。

1.1.2 期刊刊頻的變化

期刊內(nèi)容的拓寬與縮小都將帶來出版頻率的改變，如：《大眾電視》由1981-1999年的月刊改為2000年的半月刊。期刊刊頻發(fā)生變化，如不及時(shí)修改，會(huì)給劃到、裝訂、排架、訂購等工作帶來不便。

1.1.3 期刊開本的變化

一種期刊在一年內(nèi)的開本大小應(yīng)該是一致的，但有的社科期刊為了區(qū)別，把開本大小穿插在一年中。如2005年《科幻》第一、二期為16開，第三期到第十二期改為32開。這該期刊裝訂工作造成極大影響。

1.1.4 期刊郵發(fā)代號(hào)的變化

期刊的郵發(fā)代號(hào)有時(shí)也會(huì)發(fā)生變化，如《中國科學(xué)A輯》2003年以前郵發(fā)代號(hào)為80-200，后改郵發(fā)代號(hào)為2-807；有的期刊由自辦發(fā)行改為公開發(fā)行，如《素質(zhì)教育·中學(xué)版》從自辦發(fā)行改郵發(fā)代號(hào)2-414。

1.2 變化的期刊對期刊日常管理的影響要求及時(shí)維護(hù)

期刊目錄數(shù)據(jù)庫的檢索使用頻率要比書目數(shù)據(jù)庫高得多，它不只在檢索和流通中使用，而且在現(xiàn)刊訂購、編目、劃到、裝訂等管理環(huán)節(jié)中都要用到。對于變化了的刊名及變化了的責(zé)任者，就要求我們及時(shí)維護(hù)目錄數(shù)據(jù)，以便對現(xiàn)刊進(jìn)行合理訂購、劃到。

1.2.1 對期刊訂購工作的影響

期刊的訂購是期刊管理工作的第一環(huán)節(jié)。圖書館的征訂工作一般在上一年10月份開始，而更名期刊在征訂目錄上都沒有特別說明，登載變化消息的刊物一般要到12月份到館，有的甚至到下一年才刊登，這一時(shí)間差使得訂購人員在得到消息后已錯(cuò)過訂購時(shí)間，造成漏訂和誤訂，使館藏文獻(xiàn)斷檔，影響期刊收集的連續(xù)性和系統(tǒng)性。一些刊頻發(fā)生變化的期刊又牽扯到退款和補(bǔ)款等問題。

1.2.2 對期刊劃到工作的影響

現(xiàn)刊劃到是期刊管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一。如果期刊刊名發(fā)生變化，需要把刊名發(fā)生變化的期刊挑出來進(jìn)行重新編目，再重新劃到，這既增加了工作環(huán)節(jié)和工作量，又延長了期刊驗(yàn)收的時(shí)間。

1.2.3 對編目工作的影響

期刊著錄是期刊管理工作的重要環(huán)節(jié)。期刊編目的最大特點(diǎn)是長期性和連續(xù)性，著錄項(xiàng)目多且內(nèi)容復(fù)雜，對變化了的期刊，館藏?cái)?shù)據(jù)要及時(shí)更新和維護(hù)，正確處理好期刊變化前后字段的銜接關(guān)系，及時(shí)為讀者提供各種有效的檢索途徑。

1.2.4 對排架工作的影響

期刊排架是期刊管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。對更名了的期刊如果不及時(shí)更新、維護(hù)，會(huì)造成期刊排架時(shí)身首分離放在兩個(gè)地方，給讀者查找?guī)砗芏嗖槐悖粚l發(fā)生變化的期刊，由于無法估計(jì)，往往是架位預(yù)留過多造成館舍空間的浪費(fèi)，架位預(yù)留過少造成大規(guī)模倒架而增加管理人員的負(fù)擔(dān)。

1.2.5 對裝訂工作的影響

過刊裝訂是期刊管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一。裝訂工作中發(fā)現(xiàn)開本大小不一及更名了的期刊，要一本一本地核對，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行手工分冊，從而影響了裝訂速度，增加期刊裝訂難度；對中途更名的期刊若心中無數(shù)，會(huì)誤認(rèn)為該刊缺刊、停刊或增刊，和正刊分離。

1.2.6 對讀者工作的影響

讀者工作是期刊管理工作的主要環(huán)節(jié)。期刊的訂購、劃到、編目、排架、裝訂等一切基礎(chǔ)工作都是圍繞著讀者工作進(jìn)行的。經(jīng)常借閱的讀者都熟悉期刊的架位，由于期刊的變化造成的停刊以及期刊改名后位置的變化，都會(huì)給讀者查找資料帶來麻煩，影響讀者對期刊的利用。

2 期刊目錄數(shù)據(jù)庫維護(hù)的主要方法

2.1 對數(shù)據(jù)庫原有錯(cuò)誤及不足進(jìn)行修改

1）在日常管理中發(fā)現(xiàn)不足應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，建立數(shù)據(jù)庫時(shí)由于數(shù)據(jù)不完整而未錄入或被忽略的字段及子字段，在已有這些字段、子字段信息的情況下應(yīng)及時(shí)完善。如出版或制作國別102字段，我館在建庫時(shí)很多期刊沒有著錄，現(xiàn)在在目錄數(shù)據(jù)庫維護(hù)的過程中，就應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)補(bǔ)上子字段@a出國或制作國別和子字段@b出版地區(qū)代碼；又如國際標(biāo)準(zhǔn)刊號(hào)（ISSN）過去許多期刊都沒有，現(xiàn)在絕大多數(shù)期刊都已有，就應(yīng)在目錄中補(bǔ)上011字段的@a，這樣既可增加期刊的檢索途徑，也可增強(qiáng)期刊目錄的識(shí)別性；再如統(tǒng)一書刊號(hào)091字段，許多期刊沒有而忽略了著錄，由于ILAS Ⅱ2.0版本的數(shù)據(jù)庫“書目數(shù)據(jù)列表”一欄里中、外文版期刊同時(shí)顯現(xiàn)，無法辨別國別，在修改數(shù)據(jù)時(shí)容易混淆，造成錯(cuò)改，所以，即使期刊沒有子字段@b國內(nèi)統(tǒng)一刊號(hào)子字段@c國際統(tǒng)一刊號(hào)，也應(yīng)該著錄子字段@a國家代碼；建庫時(shí)由于不知道期刊的沿革而未做款目連接的，當(dāng)?shù)玫接嘘P(guān)信息后予以補(bǔ)充，增加430、440等字段，以便使目錄信息更加完整。

2）糾正對MARC格式及著錄規(guī)則整理的錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的保證。機(jī)讀目錄的著錄應(yīng)嚴(yán)格遵循《中國機(jī)讀目錄通訊格式》（CNMARC），并遵守GB3792.385《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》。對建庫時(shí)由于對連續(xù)出版物著錄規(guī)則及MARC格式理解有誤而造成的錯(cuò)誤，應(yīng)認(rèn)真反復(fù)閱讀規(guī)則及《中國機(jī)讀目錄格式使用手冊》，深刻理解MARC格式各字段的意義，對有關(guān)錯(cuò)誤進(jìn)行糾正。特別要注意編碼數(shù)據(jù)塊各字母的含意，針對文獻(xiàn)的特征選擇正確的字母。對于相互關(guān)聯(lián)的期刊，要作出正確的連接。

2.2 對變化了的期刊進(jìn)行維護(hù)的應(yīng)對措施

2.2.1 訂購、劃到工作

期刊管理人員要有高度的責(zé)任心，在訂購、劃到過程中認(rèn)真瀏覽訂購信息、新到期刊，及時(shí)從期刊本身發(fā)現(xiàn)“更名啟事”、“敬告讀者”之類的信息，及早做好預(yù)訂目錄，及時(shí)掌握期刊變化信息；對停刊、改刊、休刊等情況逐一查明，詳細(xì)記錄。

2.2.2 編目工作

1）對更名期刊的維護(hù)

編目工作人員要認(rèn)真細(xì)致地完成更名期刊的著錄工作。對期刊的更名視為一種期刊的終刊和另一種期刊的創(chuàng)刊，采用分段著錄法，分別如實(shí)反映各題名下第一期至最后一期的情況，而相互之間的聯(lián)系則在款目連接塊中反映。因此，當(dāng)期刊刊名發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)將更名后的期刊作為一條新記錄重新著錄。新目錄應(yīng)根據(jù)更名刊的首期著錄。更名后的期刊卷、期標(biāo)識(shí)連續(xù)，對于新刊，在430（繼承）字段著錄先前期刊的刊名，對于原刊，在440（由……繼承）字段著錄更名后的期刊，并在330（附注）字段加以說明，現(xiàn)舉例說明：例：《法制文摘》于1995年更名為《法制博覽》。在著錄《法制文摘》時(shí)，應(yīng)該按照下列方式：

200 1#@a法制文摘

300 @a1995年更名《法制博覽》

440 #1@120010@a法制博覽

同時(shí)著錄《法制博覽》時(shí)，應(yīng)是

200 1#@a法制博覽

300 @a繼承《法制文摘》，1995年改現(xiàn)刊名

430 #1@120010@a法制文摘

通用處理數(shù)據(jù)100字段的出版年1，出版發(fā)行項(xiàng)210字段的出版時(shí)間@d及連續(xù)出版物的卷期編號(hào)207字段，均應(yīng)為更名刊的首期出版時(shí)間及卷期標(biāo)識(shí)。

100 ##@a19960614a1995emy0chiy0110 ea

200 2#@a法制博覽

207 #0@av.1，no.1（1995） ～ =總1。

作款目連接時(shí)，要分清更名后的期刊和原刊的關(guān)系，正確選擇款目連接字段中的響應(yīng)字段作出連接。《法制博覽》繼承《法制文摘》，故用430字段連接。對于在一年中更名的期刊，應(yīng)在進(jìn)行新刊名現(xiàn)刊登記前，先進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。但對于此兩條目錄仍然需要維護(hù)，雖然系統(tǒng)已作了連接，但是新、舊目錄中的標(biāo)識(shí)塊、100字段、210字段的@d及卷期編號(hào)207字段仍需要修改。新目錄中一些關(guān)于原刊具有而在更名刊中不具有的信息，應(yīng)從目錄中刪除。

2）對更名刊的原刊目錄的維護(hù)

期刊的變化往往涉及到兩種或兩種以上期刊，為了客觀的反映這種關(guān)系，當(dāng)一種期刊發(fā)生的變化涉及到其他期刊時(shí)，除對發(fā)生變化的期刊進(jìn)行必要的信息著錄外，還要在被涉及到的期刊目錄中作出款目連接，構(gòu)成一個(gè)信息聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)。即在著錄了新刊名目錄的同時(shí)，還要對原刊目錄進(jìn)行修改和補(bǔ)充。對原刊目錄主要作以下幾項(xiàng)維護(hù)：

（1）將通用處理數(shù)據(jù)100字段的出版時(shí)間類型a改為b，表明該刊為已停刊的期刊。同時(shí)將出版年2改為停刊的年號(hào)，表明該刊停刊的時(shí)間。

（2）連續(xù)出版物卷期編號(hào)207字段需標(biāo)出該題名下的最后一期的卷、期、年月或其他標(biāo)識(shí)，并在出版發(fā)行項(xiàng)210字段的@d中添加停止出版時(shí)間。

（3）載體形態(tài)項(xiàng)215字段的@a是具體資料標(biāo)識(shí)與文獻(xiàn)總數(shù)。連續(xù)出版物的文獻(xiàn)總數(shù)只有在該種連續(xù)出版物出版完畢時(shí)才能著錄，所以此時(shí)應(yīng)對該項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充著錄。對于停刊的期刊目錄亦作以上（1）、（2）、（3）項(xiàng)維護(hù)。

（4）有繼承的期刊就有被繼承。這里的連接應(yīng)和后繼題名與原題名的連接相對應(yīng)。如《法制文摘》由《法制博覽》繼承，用440字段連接。如上面的例子，這樣款目連接塊就將新刊目錄與原刊目錄相互連接起來。在機(jī)讀目錄中，款目連接塊使記錄之間的連接功能得到充分的發(fā)揮。當(dāng)我們查詢期刊時(shí)，就可從它們的任何一個(gè)目錄中看到與它關(guān)聯(lián)的期刊。

3）期刊刊頻變化的維護(hù)

期刊的刊頻常常發(fā)生變化，特別是近幾年，不少期刊紛紛擴(kuò)版，當(dāng)期刊的刊頻每變化一次，則需要在目錄中添加一個(gè)出版頻率326字段，并將前一出版頻率的終止時(shí)間加上。這樣查詢者就可以全面地了解該刊的出版頻率變化情況。在增加326字段時(shí)，還必須同時(shí)改變編碼數(shù)據(jù)110字段的出版周期所對應(yīng)的字母。

4）責(zé)任者變化的維護(hù)

當(dāng)期刊的責(zé)任者發(fā)生變化時(shí)，在目錄中應(yīng)著錄現(xiàn)在的責(zé)任者，以前的責(zé)任者可以在附注中說明。由于期刊是連續(xù)出版物，其主編會(huì)時(shí)常發(fā)生變化，所以有主辦單位的期刊，責(zé)任者的著錄應(yīng)以主辦單位為主要責(zé)任者。

4）郵發(fā)代號(hào)變化的維護(hù)

期刊工作人員要注意期刊郵發(fā)代號(hào)的變化，及時(shí)修改訂購號(hào)092字段的數(shù)據(jù)，在092字段的子字段@b中增加訂購號(hào)，否則在新的一年訂購時(shí)就可能發(fā)生漏訂該刊的現(xiàn)象，在期刊的劃到等日常管理中無法用訂購號(hào)檢索的現(xiàn)象。

2.2.3 裝訂工作

期刊工作人員應(yīng)根據(jù)期刊的變化情況做好裝訂工作，期刊的裝訂要遵循一定的原則，針對期刊開本大小不一，把開本大小一樣的裝訂在一起；更名期刊在裝訂時(shí)，盡量把同名期刊裝訂在一起，并在裝訂好的刊物上注明原刊名，使讀者對這一期刊的變化一目了然。

2.2.4 讀者工作

對刊名變化的期刊，不僅要在合訂刊上注明原刊名，以方便讀者查詢，還要加強(qiáng)宣傳工作，把有關(guān)信息及時(shí)通報(bào)給讀者，使讀者能及時(shí)了解掌握期刊的變化情況，從而提高期刊的利用率。

總之，期刊目錄數(shù)據(jù)庫要有生命力，就必須進(jìn)行經(jīng)常性、制度化的維護(hù)，它是數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制不可缺少的環(huán)節(jié)。因此，期刊工作者必須隨時(shí)注意期刊的各種變化，及時(shí)進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫的維護(hù)，使館藏期刊更利于工作人員和讀者快速、準(zhǔn)確的查找，得到充分利用。