水利工程檔案管理的創新方式分析

朱君

摘 要：建設與管理水利工程的整個過程需要以水利工程檔案進行體現，水利工程檔案屬于水利工程整個過程中決策、規劃的根據或憑證，其有著體現水利工程的效益以及運行安全性的作用。而水利工程檔案管理工作十分系統，在水利工程管理中的地位舉足輕重。為此，本文在分析水利工程檔案重要性的基礎上，提出了水利工程檔案管理存在的問題和水利工程檔案管理的創新方式。

關鍵詞：水利；工程；檔案管理；問題；創新

近年來，基于國內重視水利工程的影響下，水利工程質量管理越來越規范。然而，隨著水利工程檔案管理要求和標準的不斷提升，水利工程檔案管理依舊存在不少問題和缺陷。鑒于此，下面筆者主要對水利工程檔案管理的創新方式問題進行了簡要地分析。

1 水利工程檔案的重要性

對水利工程從開始至結束的全程進行記錄的是其檔案，因而水利工程檔案是其它項目的決策標準。一是水利工程檔案有助于水利工程建設的規范化，在水利工程施工者根據之前的數據開展設計、施工、維護、運行等一系列工作的情況下，水利工程建設能夠獲得科學、真實的數據信息，從而提供水利工程決策和發展的參考。二是水利工程檔案有利于避免盲目地開展工程建設工作，對之前建設信息和方案的參考，能夠降低一些建設費用，從而降低水利工程建設費用的同時實現理想的效益。總之，水利工程檔案有著非常大的價值和意義。

2 水利工程檔案管理存在的問題

2.1 忽視了水利工程檔案管理工作

當今，通常水利部門設置檔案室，然而一些水利部門的檔案室缺少經費、人員的支持，有關領導也不重視，較難對移交的檔案進行整理、分類、輸入計算機等，進而難以執行《檔案管理責任制》的一系列制度和要求，這樣的檔案室變得形式化。需要在水利工程建設的整個時期滲透水利工程檔案管理工作，可是不少監理單位、施工單位在建設水利工程中忽視管理工作、重視建設工作，未曾根據相應的要求實時搜集水利信息資料，且未曾移交和整理水利工程檔案，常常在竣工驗收或臨時檢查的情況下才組織人員進行整理和歸檔，這樣一來，非常容易導致水利工程檔案的缺失或不規范管理現象。

2.2 水利工程檔案管理制度缺少

不少檔案管理部門未曾在工作過程中堅持因地制宜的原則，沒有結合自身的發展現狀制定一套可執行性強、屬于自身單位的檔案管理手段，要么是缺少系統化的管理流程、要么是照搬其它的一些管理機制。并且，也不具備成型的搜集和保存檔案的管理體系，這導致檔案管理制度缺少中心支持。盡管一些單位根據怎樣實現檔案的高效化管理問題制定了相應的管理制度，可是依舊缺少健全的管理和監督手段，而缺少監督制度則難以體現檔案管理的有效價值。對于工作者的管理上，缺少真正可行的激勵政策，難以為其以后的發展方向做出一個清晰的規劃。這樣一來，檔案管理者難以明確自身的前景和發展前途問題，因此常常形成一些消極的心理，工作態度也逐步變得不嚴謹，以及缺少責任心等，這都對檔案管理工作的成效形成不利影響作用。

2.3 水利工程檔案管理者的素質比較低

通常而言，水利工程檔案管理中的專業檔案管理者缺少，特別是一部分單位因為受到編制的影響，往往由其它的部門抽調人員充當檔案管理者或者是人員兼任檔案管理工作。因為他們的檔案管理工作經驗缺少，不具備良好的專業訓練，也不懂得檔案管理的專業內容，一些人員膚淺地表示檔案管理工作即保管、整理文件，缺少工作的熱情與創新能力。還存在一部分檔案管理者不了解水利方面的知識，不具備實際工程經驗，不明白建設水利工程全程的各個時期形成的文件、資料，進而之后監理單位、施工單位進行交接的情況下遺漏資料、丟失信息等。除此之外，監理單位和施工單位的檔案管理者也基本都是暫時調配，他們的管理能力較低、學歷水平不高，從而不利于交接工作的順利、規范進行。

2.4 水利工程檔案管理的信息化水平比較低

傳統水利工程檔案的歸檔載體是紙質形式，然而紙質檔案非常容易受到自然災害的損壞、潮濕環境下破壞等，這會降低紙質檔案的保存質量。因為電子存檔形式的水利資料缺少，所以基層水利部門設置了計算機，然而水利工程檔案的管理主導依舊是人工，這難以提高檔案管理的信息化水平。與此同時，一部分開發的水利應用軟件未曾跟水利檔案綜合管理系統相同步，要么是沒有普及應用購買的檔案管理軟件，這都導致水利工程檔案管理的信息化水平較低。

3 水利工程檔案管理的創新方式

3.1 遵循分級管理和統一領導原則

水利工程的一系列參建單位由分管領導實現檔案的綜合管理，創建與完善領導參與的責任制，不但將兼職或專職的檔案管理者配置到檔案室及其它業務部門，而且對檔案室及其它業務部門的檔案管理進行有效監督。本級水利單位不但實現行政部門檔案的統一管理，而且實現監理單位、設計單位、施工單位、其它參建單位檔案的統一管理。持續健全水利檔案行政部門領導為主、各方參與為輔的工作體系，保障清晰分工、配合密切、各負其責，有效地激發檔案管理者的聰明才智，一起擔負建設水利工程檔案的職責。

3.2 創建與健全水利工程檔案管理制度

在檔案管理工作中，健全的檔案管理制度至關重要。倘若不具備健全的檔案管理制度，那么丟失檔案的現象會形成，究其原因，或者是由于檔案管理者找不到存放檔案的位置，或者是缺少完善的檔案借還記錄信息（借出之后未曾及時歸還），或者是未曾實時發現損壞的檔案等等。因此，在檔案管理機制中務必健全檔案管理制度。像是要求借閱的檔案設置借閱登記表，防止歸還之后檔案管理者沒有實時發現損壞或借閱者未曾及時歸還的情況出現，從而明確責任人；還應注意讓檔案管理者每一天歸納檔案管理工作，且在其工作考核中納入，這就需要監管者事先設計考核指標，且設計相應的懲罰與獎勵策略。

3.3 注重水利工程檔案管理者的選拔與培養

各單位務必選擇好水利工程檔案管理的合適人才，創建和健全人才選拔體系，以責任意識、工作經驗、專業素質、綜合能力等視角進行系統的考核，不但要求檔案管理者掌握相應的檔案管理基礎知識，明確檔案的工作要求，而且應掌握水利專業的內容，明確水利工程資料的整理標準、歸檔范圍。并且，一致規劃與統籌組織檔案管理者的選拔任用、人員教育或培訓等，實現檔案管理者綜合素質的提升。將有組織力的領導班集體配置于檔案管理者，真正地處理其存在的一系列問題與隱患。作為檔案管理者，還應積極主動地學習檔案管理的新要求，實現自身業務素質的持續提升，并且增強檔案服務觀念。

3.4 提高水利工程檔案管理的信息化能力

在不斷發展和推廣信息技術的影響下，水利工程檔案管理工作應優化傳統的檔案管理模式，在檔案管理工作中應用現代化的信息技術進行，即結合計算機檔案管理技術實現檔案管理流程的規范，根據水利工程管理單位信息化管理的現狀，研發相應的檔案管理軟件，確保檔案管理的統計、分類檢索、計算機儲存等，從而使網絡化管理水利工程檔案的作用切實實現。并且，確保電子化檔案的保管歸檔、搜集整理，以及創建電子檔案數據庫，以使水利工程檔案管理的工作效率與工作質量大大提升。

4 結語

總而言之，在新的歷史時期，水利工程管理部需要根據新情況、新問題、新特點，有目的性地實現水利工程檔案管理方式的創新，以使檔案管理工作的高效性、先進性逐步提升，從而奠定水利工程檔案信息應用價值提高的良好基礎。

參考文獻

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