芻議人防檔案管理工作存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

張偉純

摘 要：人民防空的主要工作內(nèi)容是人民防空工程建設(shè)和維護(hù)管理、指揮通信系統(tǒng)建設(shè)以及開(kāi)展人防知識(shí)宣傳教育等，在其長(zhǎng)期運(yùn)作過(guò)程中必然會(huì)產(chǎn)生大量信息資源。這些信息資源主要是通過(guò)圖像、文字、聲音以及其他載體來(lái)保存的原始記錄，是人防各項(xiàng)工作開(kāi)展的真實(shí)歷史記錄，在人防未來(lái)的各項(xiàng)工作開(kāi)展以及領(lǐng)導(dǎo)決策等方面發(fā)揮著重要的作用。受多種因素影響，當(dāng)前人防檔案管理工作存在著諸多問(wèn)題，因此，在新形勢(shì)下人防檔案管理工作者必須要認(rèn)清不足之處，從工作實(shí)際情況入手，不斷總結(jié)，不斷優(yōu)化，促使人防檔案管理工作得到進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞：人防；檔案管理；存在問(wèn)題；優(yōu)化措施

結(jié)合當(dāng)前人防部門(mén)檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了立卷歸檔操作的規(guī)范化，能夠在第一時(shí)間針對(duì)人防各項(xiàng)工作所產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集和整理，確保檔案載體齊全，并能夠依照《檔案法》相關(guān)章程要求開(kāi)展檔案管理工作。但隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)人防檔案管理工作也提出了更高要求，在此背景下人防應(yīng)著重分析自身檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并在切合自身實(shí)際情況下對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，確保人防檔案管理工作的高效性、系統(tǒng)性、完整性及準(zhǔn)確性。

1 人防檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

就當(dāng)前現(xiàn)狀來(lái)看，由于部分人防領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，不重視檔案工作，忽視檔案管理，甚至對(duì)于他們而言，檔案管理的規(guī)范化是可有可無(wú)的；加之，缺乏科學(xué)且有效地考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)以及相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因此導(dǎo)致人防檔案管理工作效率差強(qiáng)人意。

1.2 管理制度尚未健全

管理制度的健全完善與否直接關(guān)系到各項(xiàng)工作最終開(kāi)展的效果。對(duì)人防檔案管理工作來(lái)說(shuō)，建立健全、切實(shí)可行的管理制度是保障人防檔案管理工作有效開(kāi)展的先決條件。結(jié)合當(dāng)前人防檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理存在的問(wèn)題也日益突顯，這主要是因?yàn)槿狈∪晟啤⑶袑?shí)可行的檔案管理制度，在具體的管理工作中沒(méi)有一個(gè)明確方向和具體操作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重影響檔案管理工作的準(zhǔn)確性，常會(huì)出現(xiàn)一些失誤，比如資料收集不齊全、不完整，分類(lèi)錯(cuò)誤、保管期限劃分錯(cuò)誤等等，導(dǎo)致人防檔案管理工作無(wú)法有效有序地開(kāi)展。

1.3 檔案資料欠缺完整

資料收集的齊全完整與否將對(duì)資料的分類(lèi)、歸檔、保管、編研、檢索和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)造成直接或間接的影響。人防檔案管理對(duì)于日常工作所產(chǎn)生資料的收集整理比較注重，但是對(duì)時(shí)間跨度較大的人防工程建設(shè)和維護(hù)項(xiàng)目的資料難以做到收集及時(shí)、齊全，并且難以保管、易丟失；再加上檔案員不能深入到人防工程項(xiàng)目的緣故，在資料收集過(guò)程中時(shí)常會(huì)有“數(shù)量多、質(zhì)量低”的情況出現(xiàn)，名義上收集的資料都有，但是針對(duì)重要原始記錄、關(guān)鍵技術(shù)的核心內(nèi)容卻不足，甚至檔案中還會(huì)出現(xiàn)不屬于歸檔范圍的資料，以致于檔案參考、查閱時(shí)受到影響。

1.4 資金投入嚴(yán)重不足

檔案管理工作的發(fā)展與資金投入之間也有著十分密切的聯(lián)系，倘若缺乏資金投入，檔案管理工作中電子信息技術(shù)就難以得到實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用。由于部分人防辦針對(duì)檔案管理工作不重視，在檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備、人員方面未投入足夠的資金，過(guò)于簡(jiǎn)陋的檔案管理設(shè)備條件極易出現(xiàn)檔案資料老化、霉化的問(wèn)題，如此一來(lái)檔案資料也就難以得到妥善的保管和有效的利用。另外，即便部分人防部門(mén)添置了現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，然而因缺乏能對(duì)設(shè)備熟練操作的專(zhuān)業(yè)人員，以致于設(shè)備長(zhǎng)期處于閑置狀態(tài)，利用率降低。

2 人防檔案管理工作優(yōu)化措施

2.1 提高檔案管理重視程度

為了更好地做好人防檔案管理工作，首先要做的是從根本上轉(zhuǎn)變態(tài)度，提升檔案管理員對(duì)檔案管理工作的重視力度。第一，人防部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視檔案管理工作，深入研究人防檔案管理工作，制定科學(xué)且有效的檔案管理的指標(biāo)任務(wù)，并且加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的督促和各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，以便從整體上提升檔案管理工作效率。第二，人防還必須要加強(qiáng)檔案員的思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從本質(zhì)上提升檔案員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。第三，全面、有效、長(zhǎng)期堅(jiān)持做好檔案宣傳工作，加強(qiáng)檔案工作同人防各部門(mén)的聯(lián)系、溝通，通力合作，齊頭并進(jìn)。

2.2 健全檔案管理工作制度

想要做好人防檔案管理工作，就必須要建立健全完善、切實(shí)可行的管理制度，唯有這樣才能在有序開(kāi)展工作的同時(shí)，進(jìn)一步提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行力度，最大化實(shí)現(xiàn)人防檔案管理工作穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。人防檔案管理部門(mén)要在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格要求檔案員按照相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行，讓相關(guān)責(zé)任落實(shí)到人頭上，科學(xué)合理的管理檔案資源。同時(shí)，人防檔案管理部門(mén)要深入結(jié)合人防工作的實(shí)際情況，全面構(gòu)建人防工作中所產(chǎn)生資料的收集、整理、分類(lèi)、編目、歸檔、立卷、保管、借閱、利用、保密等諸多流程的管理制度，保障每一個(gè)流程的規(guī)范性。另一方面，還要不斷完善考評(píng)機(jī)制，做到獎(jiǎng)罰分明，對(duì)嚴(yán)格管理人防檔案信息資源的工作人員，給予他們相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和政治待遇，最大化激發(fā)他們工作積極性和責(zé)任心。

2.3 完善檔案收集整編工作

在人防各項(xiàng)工作開(kāi)展的初期階段，檔案員就必須落實(shí)到位，以從始至終跟蹤的形式對(duì)工作開(kāi)展過(guò)程中所產(chǎn)生的各個(gè)文件材料進(jìn)行收集。人防工作中存在著部分時(shí)效性強(qiáng)、形成周期短的文件材料，檔案員就必須收集及時(shí)、收集齊全，以免資料缺失，從而影響收集質(zhì)量。針對(duì)部分形成周期較長(zhǎng)的文件材料，特別是人防工程建設(shè)和維護(hù)項(xiàng)目、指揮信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目所形成的資料，檔案員要主動(dòng)與項(xiàng)目技術(shù)員配合，從工程立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收，跟蹤全過(guò)程；另一方面，必須高度重視檔案編研工作，有針對(duì)性地進(jìn)行信息資料的編研。應(yīng)以人防各部門(mén)對(duì)檔案利用需求為根據(jù)，合理開(kāi)展檔案編研工作，對(duì)各部門(mén)檔案信息的需求動(dòng)向、發(fā)展趨勢(shì)深入進(jìn)行了解，以便將他們需求重點(diǎn)掌握，有目的地收集、分析、匯總。同時(shí)，針對(duì)檔案信息利用率定期展開(kāi)分析，以便將每個(gè)階段的利用重點(diǎn)明確。

2.4 加大檔案管理資金投入

對(duì)于檔案管理工作而言，良好的檔案管理硬件設(shè)施是其順利開(kāi)展的前提條件及物質(zhì)保障。人防要想將檔案管理工作落實(shí)到位、檔案資源利用充分，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是必不可少的，檔案庫(kù)房建設(shè)的資金投入也同樣十分重要。首先，需要加大檔案管理硬件投入。針對(duì)檔案管理工作配備必需的計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)、光盤(pán)等硬件與系統(tǒng)管理軟件，以便檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作得以順利開(kāi)展；其次，需要加大對(duì)檔案員的投入。信息數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案員不但需要具備傳統(tǒng)檔案管理專(zhuān)業(yè)意識(shí)，同時(shí)也需要對(duì)電子信息基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)工程與信息系統(tǒng)知識(shí)、計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)知識(shí)等各類(lèi)有關(guān)于計(jì)算機(jī)操作技能知識(shí)有所了解。鑒于此，人防部門(mén)可挑選畢業(yè)于高校、具備較高綜合能力的人才進(jìn)行檔案隊(duì)伍的建設(shè)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，有效加強(qiáng)人防檔案管理工作，充分利用人防檔案資源，使之和平時(shí)期更好地服務(wù)社會(huì)，戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期有效地保護(hù)人民生命財(cái)產(chǎn)安全，是一項(xiàng)十分重要的民防工作。人防檔案員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想觀念，結(jié)合工作實(shí)際建立健全檔案管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，從多方面完善對(duì)人防檔案的收集及整編工作。同時(shí)加大檔案管理資金投入，督促管理人員及時(shí)更新知識(shí)，掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段，熟練使用檔案管理的新工具、新技術(shù)，不斷提高檔案管理水平，以此來(lái)提升人防檔案管理的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]周淑芝.加強(qiáng)人防工程檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017（05）：50.

[2]何青.淺析做好人防文書(shū)檔案管理工作的方法[J].赤子（上中旬），2017（06）：158.

[3]趙濱紅.淺議加強(qiáng)人防工程檔案的管理[J].赤子（上中旬），2016（15）：133.

[4]周英.人防檔案管理工作信息化芻議[J].檔案管理，2015（06）：89-90.