業(yè)務(wù)檔案——關(guān)于白蟻防治的概述和規(guī)范化管理探討

摘 要：近幾年來，數(shù)字處理技術(shù)席卷檔案領(lǐng)域，一定程度上使得檔案保管形式產(chǎn)生了變化，信息資源的“壽命”也較以往更長。但紙質(zhì)檔案是原始性、可參考性最強的檔案，一切數(shù)字檔案都是以紙質(zhì)檔案為基石的，其中一些年代久遠不適宜數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案更是具有極強的歷史價值。紙質(zhì)檔案的“壽命”之所以較短，既有人為因子在里面，但更多的是受到檔案害蟲威脅，尤其是白蟻這類檔案害蟲的威脅。因此，有必要從檔案規(guī)范化視角檢視白蟻防治工作，提升防治成效。

關(guān)鍵詞：白蟻防治；損壞檔案；規(guī)范化；管理體制；重視程度

紙質(zhì)檔案具有完整性和不可破壞性，一旦缺失某部分，則難以進行修復(fù)。同時，某一部分重要內(nèi)容的缺失，甚至?xí)绊懙秸麄€紙質(zhì)檔案的價值。紙質(zhì)檔案在收集、處置和利用進程中，都有可能遭受白蟻這一檔案害蟲的威脅，輕則污損字跡，影響檔案需求者讀取檔案信息，重則損毀檔案整體性，直接導(dǎo)致檔案價值全部喪失。尤其一些單位都有涉密檔案、重要檔案，這些檔案關(guān)系到單位進行具體決策，損毀之后就會導(dǎo)致不可估計、無法挽回的損失。筆者從可行性、規(guī)范性和高效性角度出發(fā)，對白蟻防治業(yè)務(wù)檔案進行探究，期望能夠提供一些新思路指導(dǎo)實踐工作。

1 白蟻防治業(yè)務(wù)檔案概述

在對防治路徑進行探討之前，有必要從白蟻的特性以及危害性出發(fā)展開論述，以此來摸清規(guī)律，更好地實現(xiàn)理論與實踐的匹配[1]。首先，白蟻種類繁多，筑巢時通常沒有明確的地點，往往藏于檔案保管室中的角落，或者從窗戶等地方進入到檔案保管室中，甚至藏于木質(zhì)書架當(dāng)中，不易被檔案管理人員所察覺，隱蔽性極強。其次，在溫暖潮濕環(huán)境下，白蟻由于適宜生存所以繁殖較快。在白蟻較多的地方，檔案很容易被鉆蛀、侵蝕和污損，導(dǎo)致檔案材料殘缺不全、面目全非。最后，紙纖維素是白蟻的主要事物，它們會自發(fā)的啃食書籍，鉆蛀書籍，破壞性極強，且破壞性與白蟻數(shù)量呈現(xiàn)正相關(guān)的關(guān)系。

白蟻對檔案的破壞性表現(xiàn)在不同方面，總體而言：第一，白蟻屬于消化紙質(zhì)纖維素能力極強的檔案害蟲，其不僅啃食書籍，也會啃食淀粉漿糊，對于用淀粉漿糊裝訂的紙質(zhì)檔案極具破壞力。通過啃食淀粉漿糊，會導(dǎo)致書脊部位不完整，檔案脫頁現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案的完整性遭到破壞。第二，白蟻主要通過侵食的方法來危害紙質(zhì)檔案，所謂侵食就是指白蟻往往從紙質(zhì)邊緣開始啃食，由外向內(nèi)進行橢圓式侵蝕，侵蝕之后的紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)出不規(guī)則的形狀，加劇了工作人員進行修復(fù)的難度。

2 白蟻防治業(yè)務(wù)檔案存在的問題

2.1 單位重視程度有待提升

單位和個人意識淡薄以及認識上的誤區(qū)是導(dǎo)致白蟻防治成效不佳的一大因素。例如，實踐中許多單位存在“重藏輕管”以及“重滅輕防”的認識誤區(qū)[2]。一方面，管理人員長期不翻閱檔案進行檢查，或者僅僅通過肉眼進行排查，難以發(fā)現(xiàn)白蟻存在的痕跡。在檔案被啃食較明顯時或者需要查閱檔案時才發(fā)現(xiàn)檔案被白蟻所破壞。另一方面，在新建檔案室或者檔案室搬遷時，忽視了從源頭治理白蟻。例如，不能及時進行藥物防治，在墻角噴灑藥物；沒有使用鐵質(zhì)書架，而是使用木質(zhì)書架，給白蟻以藏身繁衍空間。這些都會導(dǎo)致白蟻防治覆蓋率以及成效不盡人意。

2.2 管理機制的失衡

一方面，培訓(xùn)機制上存在漏洞。實踐中部分單位忽視了在白蟻防治技術(shù)上的培訓(xùn)，忽視了對在職人員和新入職人員進行這方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案人員白蟻防治意識上的欠缺，防治手段上的落后，自然難以使檔案保管工作呈現(xiàn)規(guī)范性、高效性和科學(xué)性的面貌。同時，培訓(xùn)機制上落后，使得檔案管理人員知識陳舊，難以運用新型技術(shù)進行白蟻防治，白蟻消滅率不高，容易再次威脅紙質(zhì)檔案。另一方面，部分單位白蟻防治工作存在“一陣風(fēng)”現(xiàn)象，防治工作流于形式，沒有形成“常態(tài)化”的防治機制。例如，單位沒有定期組織檔案管理人員進行檢查；單位也沒有制定一套可行性強和較為具體的防治機制，檢查時存在漏洞。同時，在檔案收集上較為隨意和馬虎，檔案收集后沒有進行物理消毒，檔案被借閱之后也沒有進行物理消毒，這些都會給白蟻以可乘之機。

3 白蟻防治業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理路徑

3.1 提升重視意識

單位以及內(nèi)部檔案管理人員走出“重藏輕管”以及“重滅輕防”的認識誤區(qū)，將白蟻防治工作作為一項系統(tǒng)性、長期性和復(fù)雜性工程來抓[3]。一方面，單位要制定分梯次的績效考核制度，借助考核評定來督促檔案管理人員樹立防治意識和責(zé)任意識。提升白蟻防治工作在績效考核中所占比重，按月度或者季度進行檔案防治工作規(guī)范性檢查，對檢查結(jié)果進行等級評定。以績效考核來引導(dǎo)檔案管理人員的責(zé)任意識和防治意識，通過達標(biāo)評定來指引檔案管理工作在高效化、科學(xué)化和規(guī)范化的軌道上運行。另一方面，重視源頭治理，在檔案室換新以及硬件設(shè)備換新時盡量避免使用木質(zhì)工具，削弱白蟻的生存環(huán)境，提升白蟻防治效率。同時，要定期在角落噴灑藥物，運用空氣干燥劑或者干燥機保障檔案室內(nèi)的干燥，為白蟻防治工作栓上保險。

3.2 優(yōu)化管理機制

一方面，要改革培訓(xùn)體制，形成涉及多學(xué)科、長期性的培訓(xùn)機制。單位要從現(xiàn)代檔案防治理論和防治技術(shù)入手，加強對在職員工和新入職員工在這兩方面的培訓(xùn)，有意識的引導(dǎo)工作人員樹立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化保管意識的同時，也要積極開展研討會、培訓(xùn)會以及交流會，提升工作人員的工作經(jīng)驗和水平。另一方面，單位要改變工作流程，實現(xiàn)分片負責(zé)機制。將工作流程以及管理片區(qū)進行細化后分到具體的工作人員上，提升防治資源利用效率。將責(zé)任落實到具體的人員，也能夠督促管理人員定期進行白蟻治理，形成“常態(tài)化”的防治機制。總而言之，從管理體制上入手是解決白蟻防治困境最為重要的環(huán)節(jié)，管理體制內(nèi)的各個要素完善了，白蟻防治工作才能凸顯成效，檔案綜合管理水平才能穩(wěn)步提升。

4 結(jié)語

紙質(zhì)檔案規(guī)范性管理歷來是檔案事業(yè)關(guān)鍵的一環(huán)，在信息化社會，越來越多的研究者將研究視野放入到數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)域，對紙質(zhì)檔案的研究卻愈發(fā)的忽視，使得檔案保管工作研究領(lǐng)域出現(xiàn)失衡現(xiàn)象。筆者并不否認信息技術(shù)帶給檔案保管工作的機遇，也推動了這一領(lǐng)域的進步，但檔案事業(yè)要實現(xiàn)整體性發(fā)展，還是需要關(guān)注紙質(zhì)檔案這一領(lǐng)域。筆者撰寫本文，既是呼吁學(xué)界重視白蟻防治工作，呼吁學(xué)界提出更多創(chuàng)新性的想法，也是希望能夠?qū)Π紫伔乐喂ぷ魈峁┙梃b思路，進而解決檔案保管中的白蟻隱患。

參考文獻

[1]王芳，孫允明.紙質(zhì)檔案破損原因與搶救保護研究[J].山東檔案，2016（05）：54-56+58.

[2]居鳳群.白蟻防治業(yè)務(wù)檔案的收集及其管理[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2012（00）：117-120.

[3]楊靜荷.白蟻防治檔案管理亟待提升[J].中國物業(yè)管理，2011（04）：74-75.

作者簡介

何思瑾（1982-），女，四川南充人，本科，畢業(yè)于四川廣播電視大學(xué)，初級，助理館員，研究方向：檔案管理。