分析新時期如何做好文書檔案管理工作

梁錦輝

摘 要：隨著社會經濟的快速發(fā)展，對于文書管理工作也提出了較多要求。本文主要是圍繞文書管理工作展開討論，詳細分析了文書檔案管理過程中存在的問題，并且通過各項問題提出針對性地解決措施，希望能夠對相關人員起到參考性價值。

關鍵詞：文書檔案管理；對策分析

文書檔案能夠真實記錄單位的各項工作內容，可以全面促進企事業(yè)的發(fā)展。在日常工作中，文書檔案能夠起到指導作用，還能夠為歷史考察提供重要依據。但是，隨著科學技術的快速發(fā)展，在一定程度上對傳統(tǒng)紙質文件檔案管理模式造成影響，傳統(tǒng)管理模式在存儲和調取等方面已經逐漸不能滿足現代化發(fā)展要求。因此，在新時期下需要全面做好文書檔案管理工作，能夠引入積極有效的管理措施改變現狀，促進文書檔案管理效果的提升。

1 文書檔案管理工作重要性

文書檔案管理工作具有較強的專業(yè)性和積極性，因此，需要全面注重該項工作對企業(yè)發(fā)展的作用。在新時期市場管理模式下需要嚴格管理文書檔案，可以對資源開發(fā)起到促進作用。文書檔案可以作為歷史憑據，存在一定的法律效益。由于文書檔案屬于自然形成產物，自然性特點保證了其在記錄歷史時具有客觀性，因此文書檔案的信服度比較高。并且，從文書檔案形態(tài)可以看出，書寫內容保留了記錄者的真跡，包括字跡，音頻資料等。其次，作為一種重要的歷史記錄，文書檔案既能夠作為憑證保存，又能夠為今后工作起到參考性價值，所以需要全面注重文書檔案管理工作。

2 新時期文書檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏重視程度，文書檔案作用弱化

在企事業(yè)單位和機關團體中檔案管理屬于二線工作，無法展現出單位的政績水平。所以領導層面不注重該項工作。其次，隨著社會進步發(fā)展，也涌現了較多新思想，新技術，不管哪種性質的企業(yè)，其領導層在工作思路方面都是走創(chuàng)新改革方法，積極引入成功經驗和做法，實施較多新增車在政策。該種做法就無法繼承歷史經驗，在較大程度上降低了傳統(tǒng)經驗類的檔案資料利用率。企業(yè)發(fā)展期間比較重視會計財務檔案和建設圖紙檔案等，相應冷落了文書檔案。正是由于領導層未重視文書管理工作，因此在技術設備投入方面也有所欠缺，無法實現信息化管理目標，大多數企業(yè)在管理文書檔案時還是依靠人力完成，此種管理模式會加大工作量，降低工作效率，無法充分利用企業(yè)內部檔案信息和資源價值。

2.2 文書檔案管理人員素質低下，手工管理模式深固

當前，文書檔案管理人員能力水平存在差異性，部分企業(yè)在選擇文書檔案管理人員時沒有注重專業(yè)性，導致管理人員選擇隨意性較大。由于非專業(yè)管理人員缺乏相應的管理知識和技能，導致其在實際管理文書檔案存在較多問題，對文書檔案管理認知選擇和管理模式等造成極大影響，出現大量不規(guī)范管理現狀，無法實現管理便捷性和智能化。由于采用傳統(tǒng)管理模式，無法充分發(fā)揮出“案卷”改為“案件”的效果。在對當前文書檔案管理現狀進行分析可以看出，一體化管理方式已經成為未來趨勢，但是我國檔案現代化管理發(fā)展與實際要求還存在較大差距。例如，傳統(tǒng)管理模式下的立案整理方式會顯著增加文件檢索難度，也會導致歸檔目錄與卷盒之間缺乏關聯(lián)性，這樣就導致管理人員不明確文件是否歸檔。并且按照傳統(tǒng)管理模式來看，其主要采用收發(fā)文件簿的登記模式，這會對文檔查閱有效性造成影響。其次，在管理期間如果出現發(fā)文文號與日期問題，傳統(tǒng)檢索模式只能利用目錄查找，加大工作量。

2.3 管理規(guī)劃協(xié)調難，計算機技術功能不全

隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，部分企業(yè)也開始建立電子存檔系統(tǒng)，主要是微課實現檔案資源的信息管理和共享機制。但是，在信息化建設期間存在整體規(guī)劃難問題，導致實際管理期間缺乏科學規(guī)劃，在管理模式上不具備協(xié)調性，企業(yè)不同部門之間對文書檔案的歸類入檔存在不合理行為，增加檔案管理難度。其次，在將計算機技術應用于檔案管理工作中也可以滿足信息化建設要求，不僅能夠實現原文件錄入和復制，還不會對檢索功能造成影響。然而，在實際應用期間需要注意的是，不可將所有文件都以單份形式進行保存。此種保管莫斯具備特殊性。在計算機管理系統(tǒng)下，采用單份管理模式可以快速查詢文件信息，確保實體文件存放得當。在實際管理期間應用計算機技術可以減少人為因素所導致的管理問題。然而在此期間針對不同文書檔案類型來說，計算機無法實現通用效果，主要是由于計算機不具備一體式服務功能。

3 文書檔案管理工作的發(fā)展策略

3.1 正確認識文書檔案管理工作

第一，企事業(yè)單位領導層需要全面注重文書檔案管理重要性，在企業(yè)發(fā)展期間不能為了追求政績而忽略文書檔案管理工作。對于企業(yè)來說，可以將該項工作納入到政績考核當中。第二，注重文書檔案的自身生命力，可以學習和借鑒先進管理經驗和方法，并且結合企業(yè)實際情況形成針對性的管理理念和措施。由于文書檔案可以客觀記錄歷史發(fā)展，因此對于企業(yè)來說，通過查閱文書檔案資料能夠了解到歷史發(fā)展進程，總結經驗教訓，可以對今后工作起到很好地指導作用。所以企業(yè)領導層需要注重文書檔案管理的重要性，并且轉變被動管理現狀，充分發(fā)揮出文書檔案的作用，為企業(yè)發(fā)展提供重要參考依據。

3.2 強化管理人員的責任意識，提升管理能力

文書檔案管理工作要求管理人員具備較強的專業(yè)知識和技術能力，還需要加強自身責任意識。這就要求管理人員從根本上提升對文書檔案管理工作的重要性認識，全面做好文件檔案的收集，分類整理和存儲工作。為了確保文書檔案管理工作滿足時代發(fā)展要求，首先需要全面普查原有的文檔資料，分揀出無用的文件進行銷毀，重新組合裝訂文書檔案，對于內容混亂以及字跡模糊的檔案資料需要進行內容更正和修改，提升文書檔案質量。隨著信息化技術水平不斷提升，也相應加強了文書檔案工作的科學化管理，應用計算機技術可以有效聯(lián)合文書檔案管理和辦公自動化，簡化文件資料的刪減和登記制度。在管理期間需要全面規(guī)范文書檔案卷宗和分類號，避免在檢索期間出現無法識別情況。

3.3 應用科技手段實現現代化管理

對于現代化文書檔案管理來說，需要實現網絡化和電子化的檔案管理，充分發(fā)揮出網絡系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)。第一，借助于計算機網絡的各項優(yōu)勢特點，例如檢索時間快，存儲容量大，查詢便捷等特點，采用以上操作手段將紙質檔案的資料信息上傳到計算機中，還可以將數字音像檔案內容和電子檔案傳輸到計算機系統(tǒng)當中，建立文書檔案數據庫。其次，應用網絡系統(tǒng)成本確保檔案室與各部門檔案傳輸便捷性，使檔案管理工作實現快速收集和借閱。最后，應用計算機辦公軟件可以快速查找檔案信息。應用電子安全室，火險監(jiān)控設備等實施自動化安防管理。

4 結束語

綜上所述，文書檔案使企業(yè)工作業(yè)務的真實記錄資料，可以為實際工作起到指導作用，還能夠提供歷史憑據，確保企業(yè)實現長久穩(wěn)定發(fā)展目標。由于文書檔案管理對企業(yè)發(fā)展具有重要作用，因此需要全面做好保密性工作。在新時期發(fā)展背景下，信息技術也在不斷發(fā)展，管理和應用文書檔案能可以對資源開發(fā)利用和共享起到重要作用。所以需要正確認識文書檔案管理工作、強化管理人員的責任意識，提升管理能力、充分應用科技手段實現現代化管理，這樣能夠從根本上促進文書檔案管理工作的發(fā)展。

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