加強地勘單位人事檔案管理改革探析

成婧婧

摘 要：在地勘單位實行企業化的管理新時期，人力資源管理占據重要地位，而人事檔案管理是地勘單位開展人力資源管理工作的基礎，勢必會更受重視。鑒于此，本文將從地勘單位人事檔案管理的價值入手，探討加強人事檔案管理改革的策略，助力地勘單位規范管理人事檔案，夯實人力資源管理基礎。

關鍵詞：地勘單位；人事檔案；檔案管理；改革策略

從二十世紀九十年代初開始，國家對地勘行業進行多次改革，很多單位都經歷重組、合并、改制等，還有一些單位即將改企，不僅影響地勘單位職工隊伍的穩定性，人事檔案管理也不可避免的存在相對混亂的情況。由于地勘單位的專業技術性較強，使得其生產與發展具有特殊性，人事檔案管理也面臨管理不規范、忽視檔案使用與保密、信息化建設滯后、人員素質偏低等問題，急需改革和強化，下面就對此進行分析與探討。

1 地勘單位人事檔案管理的價值

地質勘查單位簡稱地勘單位，主要從事地質工作，基于國防建設、經濟建設以及科技發展的需要，對區域內的地層構造、巖石、地下水、地貌、礦產等地質情況進行調查研究，整個工作過程會形成大量檔案，包括地質檔案、技術檔案、人事檔案等。其中的人事檔案是交流人才信息的載體，集中反映人一生的經歷和政治思想、業務能力、工作績效、工資待遇、品德作風、身體健康狀況等，是對人成長進步與精神面貌的真實記錄[1]。對于地勘單位而言，人事檔案不僅是單位職工重要的身份憑證，也是單位開展職工招聘和崗位調動等人力資源管理工作的參考、依據。而人事檔案管理則是地勘單位人力資源管理的有機組成部分，其價值主要形成于人力資源管理活動，記述職工的工作經歷與德才表現，記錄職工在單位的成長發展過程，是職工在單位從事各項工作最原始的記錄。地勘單位人事檔案是單位制定及實施人才戰略、發展規劃、選拔任用干部、晉升職務以及評定職稱等的重要憑證，通過管理人事檔案就能建立完整的地勘單位人事信息庫，為人力資源管理決策提供準確的、重要的信息，促進地勘單位的改革和進步。

2 加強地勘單位人事檔案管理改革的策略建議

2.1 強化過程監管，規范人事檔案管理

人事檔案材料完整與否、規范與否是衡量地勘單位人事檔案管理工作質量優劣的重要標準，檔案人員必須將人事檔案的收集、整理與歸檔、轉遞等基礎工作做好，才能改進、規范人事檔案管理。第一，嚴格把控收集大關，明確收集地勘單位人事檔案的范圍，及時收集人事調動、干部任免、專業培訓、組織考察考核、功過獎懲等材料，保證人事檔案的完整性，增加在職人員檔案的數量。

第二嚴格把控鑒別大關，對收集的人事檔案材料應做到具體問題具體分析，認真鑒別和審核，及時補充缺少的材料，詳細登記需要銷毀的檔案材料，如死亡人員檔案、離退休人員檔案等，按規定報請主管負責人進行審查，或永久保存，以備改革需要，或根據保存規則轉移、另存等，使每一份檔案材料都有保存的價值。第三，嚴格把控整理大關，依據檔案整理細則對歸檔的人事檔案材料進行整理和立卷，準確分類、有序編排、整齊裝訂，有條理的反映職工的履歷、考核、學歷、職稱、工資、獎懲、入黨等情況，規范人事檔案歸檔。第四，嚴格把控轉遞大關，堅持原則、遵守程序，在轉出人事檔案材料時要有任免通知和調動通知、領導批示、聯系函件等手續，及時將單位的離退休人員、死亡人員的檔案規范轉出；在接收人事檔案材料時也要按規定登記，使人事檔案管理不斷趨于規范化。

2.2 注重使用保密，確保人事檔案有效

為加強人事檔案管理改革，地勘單位檔案人員應在管理和維護上下功夫，將需要歸入職工個人檔案的材料收集好、整理好、保管好。為維護人事檔案的完整性，檔案人員在及時收集檔案材料的同時還應不斷充實檔案，保證檔案工序有序、連續[2]。如檔案人員要根據目錄核對人事檔案材料的數量，做好接收記錄。如果需要查閱或使用人事檔案，檔案人員應基于人事檔案查閱利用使用制度，只允許規定范圍內的人員查閱檔案，并要求其遵守檔案保密制度，不得隨意泄露檔案信息。作為檔案人員更不能私自調閱人事檔案，如果需要轉遞檔案，應對檔案袋做好封口蓋章工作，通過規定的途徑移交，確保人事檔案的機密型和檔案傳遞的安全性。另外，要做好人事檔案監交工作，這對地勘單位人事檔案起到重要的監督監證作用，是預防出現人事檔案材料缺失和職責不清、責任不明等問題的重要方式。所以檔案人員必須認真履行職責，按章監交人事檔案。

2.3 建立數據庫，推進檔案信息化建設

人事檔案是地勘單位職工身份、學歷與資歷等的證據，應利用信息技術為其中的信息資源建立數據庫，將人事檔案中的職稱材料作為獨立材料單獨保存，在查找人事檔案信息時只需通過計算機人事檔案管理系統數據庫就可實現，在節省檔案人員大量工作時間的同時方便地勘單位制定科學合理的人才培養與發展計劃。建立地勘單位詳盡的、完整的人事檔案管理系統數據庫之后，無論是什么時間需要用到哪方面的技術人才，都能通過數據庫準確快速的查找第一手資料，儲備地勘單位人才信息。當然，數據庫的建立是一項長期性任務，要經歷從高到低、從個體到群體的過程，和地勘單位的實際情況有一定關聯，如單位領導的重視度，有沒有統一對人事檔案管理信息化建設的認識，計算機技術人員和檔案業務人員之間的協調配合充分與否等等，在數據庫的建立中必須面向實際應用，突出重點，形成一個活的數據庫，通過網絡構建開放的數據庫群，大大提高地勘單位人事檔案管理自動化系統的效率，加快信息化建設進程。

2.4 提高人員素質，提升檔案管理水平

地勘單位的人事檔案管理是一項規范性很強且嚴肅、細致的工作，對檔案人員提出嚴格的要求，檔案人員必須提高自身素質[3]。第一，檔案人員應具備專業人力資源管理知識，這是檔案人員保證人事檔案準確、真實、完整的前提，對檔案工作水平的提升有保障作用。在市場經濟高速發展的今天，有色金屬地勘單位也面臨改制或者是改企的要求，追求經濟效益是必然，如果檔案人員缺乏專業的人力資源管理知識，認為把各部門和各職工提交的人事資料收集起來就萬事大吉，沒能嚴格把關，一旦那些與歸檔要求不符的人事檔案材料進入檔案室并長期保存，無疑會對今后的檔案利用產生負面影響。所以檔案人員要掌握專業人力資源管理知識，依據形成人事文件的規律與形式，對人事檔案材料的質量進行檢查和驗收。

第二，檔案人員應形成崇高職業道德，因為新時代的地勘單位人事檔案管理工作要求檔案人員具備敬業精神，在日常工作中處處留心、勤于觀察，收集有價值的人事資料，了解人事檔案管理的新情況、新技術，樹立高度責任感，樹立為地勘單位人事檔案管理事業奮斗終身的意志和愿望。第三，檔案人員應積極參加地勘單位專業化的培訓活動，充實計算機專業知識，提高技術能力，這是檔案管理信息化建設的必然要求。最近幾年，地勘單位逐漸實現信息化管理，計算機被廣泛應用于檔案的分類立卷、接收、轉遞和查詢檢索、建立數據庫等工作，隨著人事檔案數字化以及電子文檔工作的推進，檔案人員必須及時更新計算機知識，提高計算機應用能力和網絡應用能力，通過各種各樣的現代化技術與工具對人事檔案信息實施有效的數字化、電子化管理。檔案人員還應利用信息能力有效收集人事檔案信息，保護信息安全，為使用者提供準確的信息，促使使用者能在最短時間里獲取所需人事檔案信息。

3 結語

人事檔案是地勘單位職工信息的重要載體，對單位的管理和職工的發展均有重要價值，檔案人員在人事檔案管理中不僅要強化過程監管，規范檔案管理，還要注重對人事檔案的使用與保密，確保檔案真實有效，同時積極建立檔案數據庫，推進信息化建設，通過提高素質提升人事檔案管理水平，從而發揮人事檔案的價值，深化人事檔案管理改革，為地勘單位的改革與發展保駕護航。

參考文獻

[1]高寧.地勘單位干部人事檔案管理工作探討[J].現代經濟信息，2016（13）：27.

[2]熊瑛.新形勢下地勘單位檔案管理工作創新分析[J].蘭臺內外，2017（05）：72.

[3]樊艷霞，程蓮蓮.論野外地勘行業檔案管理與利用[J].中外企業家，2016（21）：202.