企業數字檔案館建設初探
——以中國交建數字檔案館一體化建設為例

文/中國交通建設集團有限公司 楊愛云 宋瑩 朱明慧

檔案作為企業各項工作和員工各方面情況的真實記錄，是促進企業科學發展、維護企業和員工根本利益的重要依據。企業檔案是國家極其重要的檔案資源，是企業生存和發展的核心資源和重要資產。為了適應“互聯網+”信息化時代發展對檔案工作提出的新要求，做好檔案管理戰略轉型，充分發揮檔案資源價值，確保檔案資產保值增值，更好地服務企業生產經營、改革發展等中心工作，全面統一共建數字檔案館勢在必行。

一、目前企業檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案信息化建設缺乏頂層設計和整體規劃，部分企業檔案信息化發展滯后，檔案管理面臨窘境。一些企業重視檔案工作，檔案信息化發展較為迅速，主動精準提供利用，檔案利用率高，成為企業生產經營不可或缺的部分，為企業中心工作開展作出了積極貢獻；有些企業對檔案信息化發展重要性認識不到位，重視程度不夠，沒有與企業信息化建設同步開展，檔案信息化建設進展緩慢，落后于企業整體信息化發展水平。另外，近年新生企業尚未系統開展檔案工作建設。隨著企業各業務信息化發展的加快，如不進行檔案信息化整體推進，一些企業將面臨信息資料歸檔渠道淤塞、檔案管理效率低下、檔案利用價值無法顯現的窘境。

（二）境外檔案管理鞭長莫及，檔案管理面臨風險。隨著國家“一帶一路”倡議的提出，企業在境外所屬機構、項目數量明顯增加、地域分布更廣，業務量明顯增加。以中國交建為例，截止2017年，中國交建全球國別市場148個，境外機構217個。2017年，海外業務對中國交建三項主要經營指標的貢獻率分別為28.5%、23.6%和34.7%，海外整體貢獻度為29%，國際化經營指數27.5%，駐外機構形成檔案種類繁多，檔案管理水平參差不齊，難以收集齊全，保管條件有限，轉移國內難；檔案人員流動性大，檔案專業人員不足；受各種條件限制，檔案監督指導難以到位。傳統檔案管理方式很難將分布如此廣泛的機構產生的文件資料歸檔管理，使境外檔案管理面臨嚴重風險。

（三）形成信息孤島，利用困難。受傳統“重藏輕用”認識影響，檔案信息化的發展大都只局限于本企業內部的發展而獨立存在。檔案信息資源分散，不流通、不共享，不利于應用，不能最大限度發揮檔案價值，嚴重影響檔案服務中心工作的效能。

二、建設企業數字檔案館的意義

（一）推動企業檔案管理體系變革，促進企業檔案信息化整體水平提升。檔案信息化變革將帶動檔案管理體制、原則、理念、技術、方法等各個層面的變革。通過建設數字檔案館，可有效促進企業從理念、制度與技術方法等不同層面共同采用新的檔案工作管理體系，實現檔案管理的戰略轉型。同時，有利于強化在檔案信息化管理中企業總部對子企業檔案工作的指導與監督，以及子企業支持和維護總部對檔案工作統一領導、協調開展的工作關系。數字檔案館建設有利于加強企業對檔案信息化工作的統一認識，縮小企業之間檔案信息化工作的差距，提升企業檔案信息化建設的整體水平，適應企業信息化發展步伐，滿足企業快速發展需要。

（二）加強境外檔案有效管理和控制，彌補境外實體檔案管理的不足，解決境外檔案收集難、管理難、利用難問題。建成企業數字檔案館后，一是可將境外機構檔案管理納入企業檔案管理的范疇內，統一管控，實現遠程監督與控制，確保重要檔案收集及時齊全完整。二是對境外重要檔案數字化后納入數字檔案館進行管理，可以解決境外實體檔案保管空間不足、環境受限、保存條件不符合要求、轉移國內難等問題。三是檔案利用不受時間空間限制，實現快速審批、調閱，提高檔案利用率。

（三）促進檔案信息資源有效共享，提高企業生產、經營、決策等過程的工作效率。數字檔案館與檔案利用者之間將建立起前所未有的開放關系。企業之間可以跨時空隨時調閱開放檔案資源，也可以異地申請、調閱非開放檔案資源，提高檔案利用效率。結合企業生產經營改革發展需要，將存儲的信息進行整合，綜合開發，主動、精準推送，更好為中心工作服務，提高企業生產、經營、決策等過程的工作效率。

三、建設企業數字檔案館的必要性和可行性

2009年，國資委、國家檔案局聯合印發《關于進一步加強中央企業檔案工作的意見》，明確要求中央企業積極推進檔案信息化建設。2010年，國家檔案局發布《數字檔案館建設指南》，指導各級、各類檔案館檔案信息化發展。2014年，中辦、國辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出：“把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施，確保檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導”。同年，國資委發布《中央企業檔案信息化建設工作指引》。2015年，國資委印發《中央企業檔案工作規定》指出：“中央企業應當加強本企業系統檔案信息化建設，完善檔案管理信息系統，逐步建立數字檔案館，實現檔案資源數字化、信息采集標準化、信息存儲安全化、信息服務網絡化。”

伴隨國家“一路一帶”和“互聯網+”戰略的實施，為企業未來發展帶來新的機遇和挑戰。企業積極踐行國家重大戰略部署，發力“一帶一路”，業務領域更廣，產業鏈條更長，競爭更激烈，需要比以往更快的速度獲取更多的信息，檔案工作價值在企業發展過程中體現得越來越明顯，對檔案工作的要求越來越高。檔案管理信息化應提上議事日程，應加強電子文件歸檔管理和開發利用，與企業信息化建設協調發展。

以中國交建為例，截至2015年，集團共有案卷2855387卷，文件1026414件，底圖7791220張，文書類電子檔案9793GB。無論是庫藏的案卷數、歸檔的電子文件總量、數字化掃描情況、電子數據庫管理，還是網上檔案館的借閱權限、方式等，均符合構建企業數字檔案館的基本條件。

四、企業數字檔案館建設目標

以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標，使企業檔案室能夠實現對本單位電子文件的歸檔和管理，對傳統載體檔案數字化，企業工作人員均可通過互聯網利用系統內開放的檔案資源，實現歸檔文件電子化、館藏檔案數字化、開放檔案的互聯網利用、檔案信息資源深度整合加工提供利用以及館藏電子檔案的安全保存和長期可利用，將企業數字檔案館建成檔案保管基地、檔案利用中心，逐步發展成企業電子文件管理中心、信息中心和知識中心。

五、企業數字檔案館建設原則

（一）整體性和開放性原則。在數字檔案館設計時要充分考慮企業總部與所屬企業關系、所屬企業之間關系、企業內外部關系，整體設計規劃，注重各種檔案信息資源有機整合；同時使檔案館具有一定開放性，并把握好信息共享和信息安全的關系。

（二）標準化原則。建立標準化、制度化規范管理體系。重新梳理企業檔案管理體系、制度、標準和流程，通過信息化推動檔案工作規范化管理，明確檔案管理重點，制定管理性、技術性、業務性三種標準體系，實現檔案管理規范化、檔案分類標準化、檔案編碼統一化。

（三）可擴展性原則。充分考慮業務未來發展需要，能夠支持硬件、軟件的可擴展性，能夠快速開發/重組、業務參數配置、業務功能二次開發等，滿足未來不斷變化的需要。系統可靈活地與其他系統集成。

（四）以用戶為導向原則。從用戶的實際需要出發，充分考慮用戶的使用習慣，針對用戶個性化需求，主動精準推送信息資源，最大限度滿足用戶利用需求。

（五）個性化原則。系統提供統一的界面風格，各企業可根據自身業務情況和檔案開發利用需求開發定制。

（六）創新性原則。通過檔案管理理念、方法、手段、技術的創新，促進檔案管理和檔案利用由被動轉為主動，實現檔案信息資源管理創新。

六、企業數字檔案館建設基本方案

企業可根據所屬企業數量及層次、涉及業務板塊、分布地域、業務重點、檔案管理的重點和管理特性以及信息化建設基礎條件等，采用既集中又分布的混合式建設方案。

企業通過統一制定數字檔案館規劃，在全企業建成標準統一、界面統一、系統同構、異地管理的分布式存儲數字檔案館。該數字檔案館根據統一的標準和規范，形成檔案數字資源集群，并通過高速網絡實現數據交換及數據互操作技術，將這些數據資源集群連接起來。將異地存儲的目錄、全文等各類數據進行交換共享；具有系統間檔案數據的交換能力；具有檔案數據的互操作能力。

七、企業數字檔案館建設內容

（一）建設主體。1.企業總部負責統籌安排、選聘外部機構、制定實施方案進度。2.尚未建設數字檔案系統的所屬企業構建統一標準的檔案管理系統；已建成數字檔案系統的所屬企業可通過標準轉換、接口對接、數據導出轉換成集團通用檔案系統。3.對已有檔案系統并且比較先進的所屬企業，在保持其已有系統個性化和先進性的同時，設置接口接入企業數字檔案館體系，提供利用，資源共享。

（二）建設平臺。根據不同檔案開發范圍和不同服務對象建立3種平臺：1.所屬企業面向本單位檔案工作人員和檔案利用人員的內部檔案管理、利用、服務平臺。2.通過與OA系統、業務系統對接建成面向本單位各部門的文檔接收平臺。3.利用企業總部分布式數字檔案館網站建設面向全企業和社會的公共檔案信息服務平臺。該平臺功能：（1）企業開放檔案目錄中心。按照統一著錄格式和數據規范建立的檔案系統可公開檔案目錄的集合體系。采用物理分開、邏輯集中的方案即分布式結構存儲和調用。（2）檔案信息發布和共享功能。企業及所屬企業通過此平臺發布檔案工作信息和檔案資源信息，促進檔案信息交流共享。（3）檢索功能：①跨系統檢索功能，統一檢索入口，進入不同企業檔案系統檢索平臺。②全文檢索功能，經審批，利用者可以調閱異地數字檔案系統的原文。③支持目錄式分類結構。閱讀各單位檔案目錄。通過三種主體、三個平臺建設最終實現資源集成、用戶集成、服務集成和安全集成，提高檔案信息利用效率，促進企業檔案管理水平整體提升。

八、企業數字檔案館建設階段

企業數字檔案館建設總體可分為五個階段。

（一）頂層設計。頂層設計，主要從以下幾個方面落實：1.設置領導小組和專家組。企業數字檔案館建設是個長期建設的過程，必須在企業總部設立專門領導小組，并選聘系統內、外專家作為項目顧問，長期統籌規劃、指導監督企業數字檔案館建設，有計劃、有層次地逐步推進。2.統一規劃、集中管控。從企業檔案信息資源管理的全局角度統籌考慮各單位業務需求，統一規劃數字檔案館建設方案，統一制定數字檔案館建設實施步驟，建立標準制度體系，搭建系統功能架構，建設統一接口，形成全集團各級單位數字檔案統一管理體系。

（二）統一標準規范。以遵循國家、行業檔案管理相關標準規范為前提，以企業現有制度規范標準為基礎，對檔案業務進行咨詢、梳理，提煉、完善符合企業自身業務需求的檔案管理規范標準。

（三）試點引路。數字檔案系統功能龐大，加之大型企業多組織、多業態的復雜現狀，以及各單位應用現狀及需求情況參差不齊，數字檔案館建設應在先期調研的基礎上，擬定初步實施方案，挑選有代表性的單位作試點，探索出一套行之有效的實施步驟、技術方案，為企業其他單位數字檔案館建設提供示范。

（四）分期實施，分類推廣。結合庫存檔案的數量、重要程度、年增長量、業務系統對接需求、檔案利用需求以及數字檔案館建設內容，合理劃分建設內容分期；結合企業業務類型，分析企業檔案管理和檔案信息化現狀，對企業進行分類，規劃企業數字檔案館建設的時間表，分期分類實施推廣。

（五）資源整合。基于企業總部、各所屬企業的檔案資源,將企業總部和各所屬企業的檔案管理信息系統組建成一個分布式同構虛擬檔案館，建成企業檔案共享目錄中心，遵循共同協議，實現檔案信息共享，逐步發展為超大規模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。