淺析信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

文/晉中師范高等專(zhuān)科學(xué)校 王劍

在信息化時(shí)代，檔案管理工作必然會(huì)面臨著大量數(shù)據(jù)和資料信息，傳統(tǒng)管理模式無(wú)法滿足信息發(fā)展所需。因此檔案管理工作必須要突破觀念，大膽運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)創(chuàng)新管理，才能加快信息數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)和利用。這樣才能不斷提高檔案管理的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化等各方面建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作快速發(fā)展。

一、創(chuàng)新檔案管理的必要性

在信息化時(shí)代，創(chuàng)新檔案管理迫在眉睫，其必要性主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）增強(qiáng)檔案服務(wù)能力。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，許多新事物與新管理模式均陸續(xù)出現(xiàn)，人們享受新事物的便利，但同時(shí)也出現(xiàn)了一些新問(wèn)題，需要人們依據(jù)現(xiàn)狀改進(jìn)管理模式，這樣檔案管理部門(mén)不僅能夠展示服務(wù)能力，還能提高檔案管理的要求，讓檔案管理有能力面對(duì)更大挑戰(zhàn)。

（二）改善服務(wù)手段。從傳統(tǒng)檔案管理來(lái)看，主要管理手段就是手工管理，通過(guò)人工實(shí)現(xiàn)查閱，這種方式必定會(huì)降低管理效率。在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法跟上社會(huì)發(fā)展節(jié)奏。檔案管理實(shí)現(xiàn)管理網(wǎng)絡(luò)化與搜索查詢，是管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，這樣才能更好地改善管理服務(wù)手段。

（三）實(shí)現(xiàn)多元化服務(wù)。隨著現(xiàn)代觀念的不斷更新，檔案管理逐漸受到高度重視。傳統(tǒng)管理模式比較重視保管，而不重視利用。而現(xiàn)代化管理模式下，檔案管理逐漸朝著多元化模式發(fā)展，不僅重視管理還重視利用，真正實(shí)現(xiàn)多元化服務(wù)。

二、信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）檔案管理現(xiàn)狀。從前面分析來(lái)看，在信息時(shí)代必須要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作，才能真正提高檔案的服務(wù)能力。但是檔案管理不能憑空創(chuàng)新，要在解決現(xiàn)有問(wèn)題基礎(chǔ)上創(chuàng)新。從檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，不足主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：1.管理制度不規(guī)范。如今檔案管理已進(jìn)入信息化管理，但是信息化管理制度還不健全，管理流程也沒(méi)按照管理制度實(shí)施，管理上存在極大盲目性。從管理現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理規(guī)范性不夠，管理部門(mén)或者管理人員配置不合理，大多數(shù)都是從過(guò)去部門(mén)或人員中調(diào)整，根本沒(méi)有結(jié)合信息時(shí)代特征去更新。近些年，雖然我國(guó)出臺(tái)了一些與檔案管理相關(guān)的法規(guī)，經(jīng)過(guò)約束后也取得一定成績(jī)。但是管理制度依然不完善，比如部門(mén)立卷制度不完善、未劃定檔案人員的責(zé)任等，許多問(wèn)題都急需解決。2.檔案載體保存與安全。在信息時(shí)代，檔案管理均以電子文件模式保存，信息材料大多是采用光盤(pán)或磁性存儲(chǔ)，但是磁盤(pán)極易發(fā)生物理反應(yīng)造成卷曲，甚至導(dǎo)致磁粉發(fā)生脫落，極易破壞文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案比較，紙質(zhì)檔案的保存壽命比較長(zhǎng)，電子檔案保存的壽命大約為10年。因電子檔案具有脆弱性，極易遭受損害造成數(shù)據(jù)無(wú)法讀取。

（二）檔案管理工作的創(chuàng)新策略。檔案工作創(chuàng)新是方案管理的必然趨勢(shì)，更是信息時(shí)代迫切所需。因此，筆者結(jié)合自身工作體會(huì)，提出如下創(chuàng)新策略建議。1.完善法律法規(guī)體系。在信息化時(shí)代，必須要通過(guò)法律保障其安全性和機(jī)密性。對(duì)于國(guó)家機(jī)密檔案，必須要采用國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)去監(jiān)管，按照相應(yīng)法律法規(guī)去管理。對(duì)一般檔案，國(guó)家應(yīng)該出臺(tái)相關(guān)法律，由各檔案部門(mén)依據(jù)單位實(shí)況制定有效的法規(guī)，只有這樣才具有實(shí)施價(jià)值。2.創(chuàng)新管理理念。在信息化時(shí)代，要?jiǎng)?chuàng)新信息化管理理念，為管理工作創(chuàng)新發(fā)展奠定理念基礎(chǔ)，并對(duì)日常管理給予正確的思想指導(dǎo)，引導(dǎo)管理工作朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化及質(zhì)量化方向發(fā)展。管理人員要以科學(xué)觀指導(dǎo)思想，高度重視信息化管理，充分認(rèn)識(shí)信息化對(duì)提高管理質(zhì)量的作用。同時(shí)，管理人員還必須要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，要大膽研發(fā)和拼搏，不斷更新自身管理理念，提高管理的實(shí)效性，便于更好地為檔案工作服務(wù)。3.優(yōu)化信息化管理模式。必須要優(yōu)化信息化管理模式，為信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理奠定基礎(chǔ)。一方面，相關(guān)檔案管理人員必須要不斷創(chuàng)新管理模式，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。從傳統(tǒng)檔案管理模式來(lái)看，管理模式比較分散，極難滿足多層次人群的需求。因此必須要對(duì)檔案資料進(jìn)行高效整合和統(tǒng)一管理，并且對(duì)資料信息進(jìn)行備份，依據(jù)不同部門(mén)的需要合理制定管理模塊，簡(jiǎn)化管理程序。同時(shí)，還必須要對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范處理，對(duì)檔案管理中各項(xiàng)細(xì)則要具體詳細(xì)，對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施所需軟件升級(jí)、技術(shù)指標(biāo)等各方面，都必須要規(guī)范性處理，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)。4.建立信息化管理平臺(tái)。在信息化時(shí)代，檔案管理工作創(chuàng)新必須要建立管理平臺(tái)，統(tǒng)一搜集與處理數(shù)據(jù)資料，這樣才能更好地為檔案管理提供廣闊的發(fā)展空間。將檔案管理與科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，從檔案管理實(shí)況出發(fā)，加強(qiáng)二者的協(xié)調(diào)工作，建立綜合性管理資料庫(kù)與分級(jí)化管理資料庫(kù)。在此基礎(chǔ)上構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，有效提高檔案管理的工作水平和效率。而且在創(chuàng)新思維指引下，必須要構(gòu)建共享檔案平臺(tái)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)各種資源間的有效共享，才能真正打破傳統(tǒng)檔案管理的空間與時(shí)間限制。在構(gòu)建平臺(tái)的同時(shí)，還必須要建立管理反饋機(jī)制，工作人員在工作中能及時(shí)反饋問(wèn)題，督促管理人員進(jìn)一步優(yōu)化管理資源，提高檔案管理平臺(tái)的服務(wù)水平和實(shí)用價(jià)值。

在信息化時(shí)代，檔案管理工作必須要緊抓信息化時(shí)代的機(jī)遇，將管理與信息化相結(jié)合且不斷創(chuàng)新；不斷提高檔案管理的工作水平，促進(jìn)檔案管理工作快速發(fā)展。