淺談檔案管理工作的重要性

文/巨野縣人力資源和社會保障局 王慶豐

在當今的事業單位中，可以說檔案工作有著非常重要的地位，檔案工作與各個部門都有著千絲萬縷的聯系。因此，我們作為工作人員，要不斷努力探索新方式，與實際工作情況相結合，努力使檔案管理工作更具有科學性與規范性。

一、檔案管理工作的重要性

（一）事業單位人員的工作成績是在長期工作實踐中積累的，事業單位的檔案是記錄很多優秀成果的根本。因此，如果想要了解職工的工作成績，離不開對檔案的調查工作，因此，檔案對于每位職工都有很重要的意義。另一方面，檔案管理工作對單位的領導決策與經營管理也有很重要的輔助作用。單位可以根據過去的檔案資料，分析以住的工作情況，并吸取前車之鑒，為今后工作的開展進行鋪墊。

（二）檔案的利用對于整個社會的發展都有很重要的作用，也是社會的根本。因此，若想做好檔案資料管理工作，就需要工作人員多方面的努力。不但停留在管理好的層面上，還要注意順應社會的發展趨勢，與時俱進，探索出合適的方法，然后對檔案管理工作進行充分的提高，才可發揮出它自身的價值與社會意義。

（三）從檔案管理的表層來看，它具有一定的社會價值，并且在事業單位中，對每個人都有著很重要的作用。嚴格來說，對人事工作也會產生很大的影響，包括人員的去留與升降問題。檔案的客觀方面與完整性都存在著一些短板，檔案所反映的都是職工的升學經歷與就業經歷，這對于事業單位來說都是非常重要的一方面，因此，想要妥善的保管檔案信息，就必須在工作中嚴謹認真，做到細心盡職，不然也就無法確保檔案管理工作的安全性與準確性，更不能確保事業單位對職工的了解程度。

二、檔案管理工作中出現的幾個問題

（一）檔案工作人員的心理狀態。我們都知道，檔案管理工作是一項非常細致瑣碎的工作，因此，我們需要的工作人員必須要認真與細心。但是通過實際的工作現狀觀察，由于檔案管理者每天都要面對一些瑣碎的材料統計與整理，很少與外界打交道，久而久之，就會導致產生失落壓抑的心情，并且年復一年重復一種工作，也容易導致其情緒煩躁不安，對于工作缺少新鮮感與激情。

（二）檔案管理人員的綜合素質不夠。很多單位的檔案管理工作人員是兼職，因此，對于檔案管理工作的專業性不達標，并且，隨著崗位的來回輪換與人員流動，很多在職人員綜合素質與專業水平都不高，嚴重影響了工作的水準。

（三）檔案管理人員的認知度太低。從全局來看，檔案管理工作崗是整個單位的邊緣部門，在工作中難免得不到重視與發展條件，時間久了，在工作中就失去了成就感，也很難看到自我的價值。

三、加強檔案管理工作的措施

（一）提高檔案管理信息化的進程。首先，要完善媒體檔案庫，并加大對于電子數據的收集，不斷開展錄音與視頻等一系列的數字化工作，全面豐富檔案資源。其次，要加大對檔案信息化相關的硬件設備的投入，在軟件方面也要注意投入的方式，可以逐步實現檔案數字化的發展目標。

（二）提高工作人員的綜合素質。檔案工作是一項業務性很強的工作，特別是在當前社會形勢變化不斷加快的背景下，要求檔案工作者不僅要有豐富的業務知識和較強的業務技能，還要熟悉對計算機、互聯網以及各種相關軟件的操作。因此，確立專職檔案管理崗位，配備專業檔案人員，同時加強對相關檔案管理人員進行技術、專業化的培訓，加強其對信息化技術的熟悉程度，同時強化繼續教育，對檔案管理人員定期進行新知識、新技術的教育，以適應檔案工作發展的需要。

（三）調整檔案工作者的心理。提高檔案管理崗位人員的認知水平，增強職業責任感。認知是心理活動的基礎，要克服厭倦心理。首先，培養檔案人員的責任意識，才能在工作中做到認真負責，調動自身積極性，煩躁的心理就會自然消退。其次，應注重提高檔案人員對檔案管理工作的認識，掌握先進的科學管理方法，強化職業技能的訓練，改變自身所掌握的技能跟不上時代步伐的現象。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作在事業單位中的作用是不容小覷的，事業單位對于員工的評價有很大一部分是來自于檔案資料的了解，因此，在管理檔案工作的過程中，一定要統一標準化與規范化，積極創新管理方式，合理制定出一套高標準的規劃，努力將管理工作做到最好。作為檔案管理工作人員，在實際工作中，必須具備認真與嚴謹的工作態度，努力將檔案管理工作的最大價值與重要作用體現得淋漓盡致。