基于檔案信息管理系統的醫院科研檔案收集歸檔流程構建

文/金華市中心醫院 徐穎

醫院科研檔案是指醫院專業技術人員在從事與醫學相關科學研究活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體形式的科研文件材料。近年來，隨著計算機網絡及無紙化辦公系統的推廣應用，科研文件材料的形式發生了較大變化，檔案的儲存形式也隨之發生了改變，傳統的以紙質存檔的方式已無法滿足科研人員及檔案管理人員的需求，為此，許多單位都引進了檔案管理信息系統，逐步實現檔案資源數字化、檔案管理過程網絡化。本文利用信息管理系統建立了一套醫院科研檔案收集歸檔流程，為檔案全過程信息化管理奠定了良好基礎。

一、醫院科研檔案內容及收集期限

醫院科研檔案是醫學科學研究的載體，因此，科研檔案的收集與歸檔要與科學研究活動同步進行，根據醫院科研活動內容，醫院科研檔案主要分為以下五類：

（一）科研綜合檔案。包括上級科技機構及醫院正式發布的科研項目立項、科技成果獎勵、實驗室及重點學科成立、科研管理制度等紅頭文件及其他在科研管理活動中形成的問卷材料，以年度為單位進行收集歸檔。

（二）科研項目檔案。按照科研項目文件的形成規律，科研項目檔案包括項目申報書、立項查新報告、倫理審查報告、項目批文、項目合同書（任務書）、項目中期檢查材料、項目驗收結題材料、成果獎勵申報材料、推廣應用材料等。一個科研項目完成后，即將所形成的科技文件材料進行收集歸檔。

（三）科研成果檔案。包括科研論文檔案，著作檔案和專利檔案，一般按照年度將本單位專業技術人員在各級各類刊物上發表的論文、撰寫的著作和授權專利進行收集歸檔。

（四）學科及平臺建設檔案。包括重點學科、實驗室平臺建設申報材料、建設期滿考核材料及建設期間形成的科技文件材料等，一個建設周期完成后對所形成的材料進行收集歸檔。

（五）學術交流檔案。包括聘請院外專家來院講學和本單位專業技術人員外出參加國內外學術活動的記錄文件，按照年度進行收集歸檔。

二、科研檔案收集歸檔流程

醫院科研檔案已逐步形成“電子檔案為主，紙質檔案為輔”的格局，因此，借鑒電子檔案“前段控制”和“全程管理”的理念，醫院科研檔案收集歸檔工作流程（圖1）起始于文件形成階段，經價值鑒定、數據采集、分類、格式轉化后實施預歸檔，預歸檔環節由科研管理人員作為責任人，預歸檔完成后科研管理人員將檔案移交至醫院專職檔案管理人員，通過檔案信息管理系統實現最終收集歸檔。

（一）科研文件價值鑒定。根據《科學技術檔案工作條例》《科學技術研究課題檔案管理規范》（DA/T2-1992）等規定制定醫院科研檔案文件歸檔范圍，科研文件資料形成后根據歸檔范圍判定文件是否應歸檔保存。對于有歸檔保存價值的文件，科研管理人員按照要求做好文件登記和保存工作，如科研項目一題一檔，成果檔案按科室分類保存、學術交流檔案按月保存。對于無歸檔價值的文件，僅按照文件處理的有關要求管理即可。

（二）科研文件預歸檔。預歸檔是指檔案文件在正式進入檔案信息管理系統前進行的歸檔操作。科研管理人員在文件資料達到歸檔期限時，對文件進行分類、格式轉化、預歸檔，以保證問卷的真實可靠和完整可用。1.分類。價值鑒定階段科研管理人員已對文件資料進行了判定，并分類保存，因此預歸檔階段的分類操作在此基礎上進行二次確認即可。與價值鑒定階段不同的是，分類過程中要特別注重文件的真實性和完整性審查，科研管理人員要根據不同類別檔案的特點做好審查、整理工作，如科研項目檔案需按照課題準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果獎勵申報和推廣應用五個工作階段整理組卷，成果檔案可通過外網文獻、專利數據庫進行復核并按學科進行分類整理，確保無文件資料遺漏。2.文件格式轉化。為滿足后續信息化管理的需要，要將所有需要歸檔資料按照電子檔案保存要求進行格式轉化，即將所有的紙質文件轉化為電子文件，為保證文件真實可靠，一般將文件轉化為pdf格式，并設置保護限制。部分原本即電子化的文件資料，需注意格式的統一性。3.預歸檔。預歸檔是指科研管理人員利用檔案信息管理系統對已經辦結的應歸檔文件進行規范性檢驗，檢驗無誤后，將文件移交給醫院專職檔案管理人員，其中電子文件通過檔案信息管理系統移交，紙質文件仍通過人工移交，要注意電子文件與紙質文件的一致性，電子文件移交時根據信息系統預設的檔案分類選擇相應的類別，移交申請提交后，文件材料即進入了“準歸檔”狀態。規范性檢驗主要是檢查文件的內容、格式是否符合電子存儲和信息化管理的規范，檢查存在問題的文件，科研管理人員需對其進行完善和補充，無誤后“固化”文件的修改和刪除操作。

（三）檔案信息管理系統收集整理歸檔。科研管理人員通過檔案信息管理系統提交檔案移交申請后，醫院專職檔案管理將進行文件接收，并經過分類、編號、補充著錄等步驟后，才最終實現文件歸檔，實現文件到檔案的轉化。1.分類與編號。醫院檔案管理人員接收檔案文件后，通過檔案信息管理系統對檔案進行分類。科研檔案一般存入科研檔案案卷，該案卷包含了科研項目檔案、科研成果檔案、學科建設檔案、教學檔案、繼續教育檔案五類，檔案管理人員對電子文件和紙質文件均核查無誤后，賦予分類號，再將經過分類的文件按照預定的排列順序賦予檔號，并在對應的紙質文件上蓋上歸檔章。分類與編號過程中，管理人員需同時進行檔案的真實性、完整性、可靠性和可用性檢查，如存在問題需退回科研管理人員修改補充。2.補充著錄。補充著錄是指將屬于檔案管理范疇的元數據補充完整，并檢查科研管理人員提交的數據是否符合檔案管理的有關要求，如主題詞、責任者等是否有缺失，題名是否完整反映檔案的主要內容等。3.歸檔保存。歸檔保存是檔案管理系統中文件整理和檔案歸檔的最后一個環節。在此環節中，檔案的內容和數據均已整理完成，電子檔案已按檔案管理的有關要求在檔案管理信息系統中進行組織和存儲，紙質檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）封裝完畢。歸檔保存操作完成后，檔案內容、結構等原則上不能再進行修改，檔案管理人員將在系統中設置檔案使用權限，方便后續檔案的查詢利用。

醫院科研檔案作為醫學科學研究的載體，對科研工作的先進性、科學性及實用價值的鑒定有著重要的作用，同時也為醫院科技決策、發展規劃的制定和醫院人才考核、職稱晉升提供信息依據，具有參考和憑證的功能，利用信息化工具對科研檔案進行收集、整理、保存有利于保證檔案信息的真實、準確、全面，提高工作效率，也有助于后續對檔案的管理和利用。