高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理活動(dòng)中的問題與創(chuàng)新對(duì)策

文/蘇州科技大學(xué)人文學(xué)院 杜鵬

高校的發(fā)展是以二級(jí)學(xué)院的發(fā)展為基礎(chǔ)，而二級(jí)學(xué)院的發(fā)展是由辦公室配合和協(xié)調(diào)作為支撐的，由此看來(lái)，辦公室的管理工作是至關(guān)重要的，辦公室是二級(jí)學(xué)院與學(xué)校行政部門銜接的樞紐，以下就根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理活動(dòng)中的問題進(jìn)行總結(jié)，同時(shí)提出相應(yīng)的創(chuàng)新對(duì)策來(lái)解決問題。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理活動(dòng)中的問題

高校二級(jí)學(xué)院辦公室的日常工作都會(huì)有一些固定的操作步驟，也會(huì)遵循一些標(biāo)準(zhǔn)的流程，但是在這個(gè)信息化的時(shí)代，辦公室的一些工作如果還是恪守陳規(guī)會(huì)限制學(xué)院的發(fā)展，阻礙教師群體的發(fā)展與創(chuàng)造。有一些在辦公室管理中存在的問題需要被及時(shí)解決，具體的問題涉及以下幾個(gè)方面：

（一）智能辦公系統(tǒng)使用率不高。在高校中，由于各部門工作聯(lián)系緊密，同時(shí)工作內(nèi)容相互滲透交叉，比較煩瑣，辦公系統(tǒng)的智能化發(fā)展相對(duì)遲緩，這會(huì)造成資源在無(wú)形中浪費(fèi)掉。即使智能系統(tǒng)在高校中投入使用，也會(huì)因?yàn)椴僮鞯膹?fù)雜性和培訓(xùn)的力度不夠而讓好多人對(duì)系統(tǒng)無(wú)所適從。智能辦公系統(tǒng)的應(yīng)用會(huì)為高校的各項(xiàng)工作帶來(lái)質(zhì)的飛躍，如果工作人員都能熟練地進(jìn)行智能辦公，那么學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、科研發(fā)展水平以及社會(huì)服務(wù)質(zhì)量都會(huì)提高很多。

（二）個(gè)別教師工作的積極性不高。在日常的辦公室管理工作中，好多工作是需要與教師進(jìn)行對(duì)接的，這一過(guò)程需要教師們的積極配合，才可以很好地進(jìn)行下去，但是個(gè)別教師會(huì)因?yàn)楣ぷ鞣峙鋯栴}、人際關(guān)系或者是與自己關(guān)系不大的原因而消極怠工，需要按時(shí)完成的工作會(huì)出現(xiàn)拖拉的現(xiàn)象，甚至逾期完成，這不僅是對(duì)系里也是對(duì)學(xué)院的一種損失，因?yàn)閭€(gè)別的人對(duì)工作的不配合，可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)院的工作整體質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，從而影響年終的考核結(jié)果。

（三）工作人員對(duì)學(xué)校新的政策理解不夠深入透徹。辦公室的工作人員是學(xué)院里面最先接觸到學(xué)校新的規(guī)章制度和政策的，那么，這就需要辦公室的工作人員對(duì)政策的理解很透徹，同時(shí)在傳達(dá)新的政策時(shí)，要表述準(zhǔn)確，并且用通俗易懂的語(yǔ)言以及簡(jiǎn)潔的表達(dá)方式來(lái)向老師們解讀新的文件，這樣老師們才能領(lǐng)會(huì)文件所表達(dá)的內(nèi)容，并且嚴(yán)格按照文件的要求來(lái)執(zhí)行。但是實(shí)際上，有一些工作人員在對(duì)政策的理解上還是沒有做到深入透徹，在表達(dá)的時(shí)候沒有將所有的要點(diǎn)表達(dá)清楚，同時(shí)對(duì)于別人的關(guān)于新的文件的提問也無(wú)所適從，這就造成了工作開展得不順利。

二、問題的創(chuàng)新對(duì)策

對(duì)于存在的問題，只要做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，積極協(xié)調(diào)來(lái)溝通解決，那么二級(jí)學(xué)院的發(fā)展可以跨越到一個(gè)更高的層次，之前提出的問題將不會(huì)是辦公室管理活動(dòng)積極開展的阻礙，針對(duì)這些問題，可以參照以下幾條創(chuàng)新對(duì)策來(lái)解決：

（一）引用大數(shù)據(jù)與人工智能輔助辦公。針對(duì)辦公智能系統(tǒng)使用率不高的問題，可以引用大數(shù)據(jù)來(lái)分析每一個(gè)辦公室人員的行為習(xí)慣，從而根據(jù)大數(shù)據(jù)的分析檢測(cè)結(jié)果，可以利用依托于大數(shù)據(jù)信息庫(kù)建立的智能系統(tǒng)為工作人員制定更符合他們思維邏輯和操作習(xí)慣的智能辦公系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃。在智能辦公系統(tǒng)中加入人工智能的科技元素，可以把語(yǔ)音識(shí)別、智能文件分類與備份、圖像識(shí)別和邏輯延伸拓展等功能植入到智能辦公系統(tǒng)中，這會(huì)大大提高辦公的效率。

（二）積極開展各項(xiàng)文體活動(dòng)，提高團(tuán)體凝聚力。教師的工作積極性不高的大部分原因是因?yàn)閷?duì)這個(gè)集體陌生，感覺不到集體的關(guān)愛和熱度，所以學(xué)院應(yīng)該扶持工會(huì)的工作，加大人力和財(cái)力投入，針對(duì)教師們的喜好多開展一些文體活動(dòng)，在活動(dòng)中，大家自然而然地熟絡(luò)起來(lái)，同時(shí)也會(huì)放松自己在工作中緊張的神經(jīng)，從而感到身心愉悅。通過(guò)文體活動(dòng)的方式讓大家感受到集體的溫暖之后，教師們的工作熱情也會(huì)相應(yīng)地提高。

（三）加強(qiáng)開展工作人員的教育與培訓(xùn)（引用大數(shù)據(jù)與信息共享平臺(tái)）。關(guān)于工作人員的教育與培訓(xùn)，可以采取與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)技術(shù)作為輔助，來(lái)幫助他們提高自己的學(xué)習(xí)和領(lǐng)悟能力。引用大數(shù)據(jù)與信息共享平臺(tái)就可以很好地解決問題，新的政策和規(guī)章制度通過(guò)大數(shù)據(jù)的分析，政策的內(nèi)容可以被有效地分類別拆解，不同的信息會(huì)被歸類到不同的方向，這樣更容易被理解，同時(shí)大數(shù)據(jù)可以將政策的內(nèi)容進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，信息共享平臺(tái)就是可以把大數(shù)據(jù)整合的信息放在平臺(tái)上面供工作人員下載使用。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今一些高校發(fā)展的速度緩慢，部分原因是受行政人員辦公效率的限制，引入有效的機(jī)制，采用科學(xué)的手段來(lái)輔助行政工作應(yīng)該被高校重視起來(lái)。發(fā)現(xiàn)問題，積極有效地解決問題才是高校得以蓬勃發(fā)展、與時(shí)俱進(jìn)的長(zhǎng)久之計(jì)。