數字化背景下高校檔案館服務體系研究

文/四川大學檔案館 董學

2018年4月20日至21日，全國網絡安全和信息化工作會議召開，習近平總書記闡述了他的“網絡強國戰略思想”，要求“釋放數字對經濟發展的放大、疊加、倍增作用”。數字中國建設吸引著全國人民的目光。高校檔案館是傳承文化、保存信息、參與教育的組織，數字化在高校檔案館的建設和發展中具有重要意義。在數字中國的帶動下，高校檔案館將帶來管理理念和服務方式的變革。建設“指尖上的檔案館”，推動高校檔案資源建設信息化和服務理念現代化進程，成為新時代高校檔案館發展的重要方向。

一、高校檔案館信息資源內涵和服務方式

在高校，檔案信息資源是高校教學科研和行政管理活動過程中產生并存儲的公共信息資源。它是檔案管理和服務活動的邏輯起點和決定因素。作為學校學科建設、人才培養、科學研究等活動中形成的歷史記錄，高校檔案信息資源是一種公共信息。它具有公共信息的一般共性——即公益性、共享性和公開性研究高校檔案館存儲的公共信息，要把檔案信息放在公共信息這個大的分類中去探尋它的特征和使用規律。面對學校發展過程中多主體、多類型和多層次的公共信息需求，高校檔案實施的服務包括信息開放服務和信息研發服務兩個層次。

檔案館信息開放服務是指通過各種方式方法主動或被動地開放“原生態”的公共信息內容。高校檔案館收集了從學校建校以來豐富的史料，是國家執行《政府信息公開條例》的排頭兵。要讓公共信息從一種無序、隨意的開放，到制度化、常規化的開放，高校檔案館在信息開放的過程中具有舉足輕重的作用。高校檔案館只有細致地整理歸檔檔案信息，深入地研究檔案信息，堅決地貫徹信息公開制度，才能培育出開放透明、高效服務的專業檔案館。

檔案館信息研發服務是在對原始高校檔案信息內容進行加工研究后向社會提供“增值態”編研成果和產品。當今的社會不是一個信息匱乏的時代，人們可以通過多種渠道收集到信息。面對海量的信息，很多人手足無措，不能很好地甄別信息的真偽。高校檔案館不能僅僅停留在檔案信息的收集者、保管者和信息被動查詢的開放者角色，而是應該積極回應信息化大數據時代公共管理對檔案信息綜合利用的緊迫要求，開展積極的信息研發和服務。這就需要檔案工作者從多角度去研究檔案信息，提供高質量的檔案開發成果，幫助用戶更好地理解和應用檔案信息。

二、高校檔案館數字化服務體系建設

（一）建設高校檔案服務高水平團隊。促進高校內涵式發展，建設一流大學，高校必須要有一流的信息管理和服務團隊。高校檔案館在高校內涵式發展和專業檔案信息服務的發展中具有橋頭堡的作用。高校檔案館要以科學化、專業化管理經驗和服務水平影響和帶動行業的發展。在人才培育、學科建設和行政管理過程中，高校檔案館要收集、整理和歸檔學校發展相關方面形成的公共信息，并研發凝結成高校發展的經驗，形成一種特別的大學精神和大學文化。所以，高校檔案館要圍繞建設工作，建設一支高水平的檔案收集、整理、利用、研發團隊。每一個檔案工作者，都是檔案管理實務、信息服務和開發研究主體。檔案管理者在自己管理的領域內應力爭成為行家里手，他們不光是能夠管理好學校發展中形成的檔案，而且能夠根據在辦學歷史上出現的歷史史料，凝結出辦學經驗，為學校發展建言獻策。

（二）建設數字化的高校檔案信息服務平臺。1.建立集成化的檔案信息存儲平臺。“2018年4月24日，首屆數字中國建設峰會在福建福州市召開，電子政務、數字經濟發展成果展示、數字中國建設理論經驗和實踐交流三大平臺”成為峰會討論的焦點。相關討論對高校檔案館的數字化集成建設具有啟發價值。高校檔案館，身處高校這個數字化技術發展的前沿地帶，應該充分利用高校數字化和信息化技術密集的優勢，建設數字化、集成化的高校檔案信息存儲平臺。所以，作為信息化技術的開發和引領者，高校在數字化中國建設中過程中應以檔案館資源的數字化存儲和高效利用為目的，以數字化的高校檔案信息存儲平臺建設為重點，成為數字化中國建設的探索者和引領者。一流的儲存與利用信息平臺將是高校檔案館數字化服務體系建設的基礎。2.建立新媒體為載體的檔案信息宣傳、利用平臺。歷史滾滾向前，檔案館給大家提供了回頭看看的機會。看看學校發展中每一階段的風貌；看看學校中著名校友的成長；看看學校大師的風采等等。怎樣表現歷史？在數字化中國中，新媒體為大家提供了另外一種視角，他們用聲光電生動形象地再現著歷史。利用新媒體將帶來全新的服務理念和全新的服務方式。3.建立知識發現平臺。“知識發現是指從原始數據中篩選提煉出簡潔有意義的知識的過程。”高校檔案館在利用檔案的過程中，要建構全新的服務模式，需要接受新的服務理念和新型服務手段。通過精準的分析瀏覽檔案館主頁和微信、微博的受眾，可以發現用戶的習慣和喜好，最終給他們推薦需要的服務信息。這樣一種全新的主動服務方式，必將帶來檔案館服務方式的重大變革。

（三）以數字化為手段建設精準的高校檔案服務體系。1.打造富有文化特色的檔案信息服務軟硬件環境。“高校檔案館作為高校機關的一個組成部分，是高校服務型機關建設的一部分，要體現親民色彩和服務意識。”高校檔案館的整體規劃中要以數字化中國建設理念為基礎，高新技術的檔案存儲和利用理念要貫穿檔案館布置的始終。高校檔案館的外圍和檔案館內部要體現出濃濃的大學獨特文化氛圍。從物質陳設到人文布置都要深入挖掘高校豐富的歷史史料，突顯高校自身獨特文化特色，讓到過高校檔案館的服務對象都能記住學校，感受到大學不同的人文氣息。2.建立多維度、交互式服務體系。高校檔案館的服務對象主要是曾經在學校讀過書的校友、用人單位、全校師生員工。在構建檔案服務體系時，要利用新媒體搭建一個多維度、交互式服務平臺。用戶與管理者之間可以進行雙向交流，一方面為用戶提供及時咨詢和利用服務，另一方面信息利用者之間也可以互相交流。這種多維度、交互式的檔案服務方式為檔案利用做出了有益的嘗試，提供了有力的支持。3.建立高校檔案精準化服務機制。通過對用戶群體的研究，新型服務體系從不同層次用戶需求出發，“及時、有效、主動地為檔案用戶提供專屬性、深層次的服務”。通過知識發現平臺，鎖定用戶群體，建立主動的檔案服務體系，深研檔案資源，推出特色品質服務。

三、數字化背景下高校檔案館服務體系建設的價值

高校檔案館是：“高校管理參與者、學科與人才培養過程支持者、記憶網絡構建者和高校文化傳承者。”在數字化強國建設過程中，高校檔案館深入挖掘高校歷史資源，探索檔案管理從傳統管理服務方式向現代化的信息服務方式轉變。這將推動檔案事業走向新時代。

新時代高校檔案館將以數字技術應用引領檔案行業的發展。高校是社會知識生產的高地，也是社會發展的脊梁，為社會發展指明了方向。高校檔案館作為高校行政管理的一部分，是永久保存和提供利用檔案信息的事業機構。盡管都是存儲利用檔案信息，高校是科學技術的引領者，需要及時地應用最新科學技術，建設一流的檔案存儲和利用體系。積極主動地探尋用戶特色，構建數字化檔案館。

數字化服務體系建設將別開生面地開展富有吸引力的學生檔案教育，提升學生檔案意識，培育檔案行業專業人才。高校檔案館不只是檔案資源的保存、利用者，在新一輪的一流大學建設中，承擔起了立德樹人、為社會發展培育具有人文氣息人才的重任。高校檔案館既應該是檔案專業教育的教學實踐基地，更是全體學生提升檔案意識的宣傳陣地。

數字技術的應用將使高校檔案館成為富有時代氣息的優秀校園文化鑄造者和傳承者。高校檔案館存儲了學校發展過程中的歷史史料，這樣的歷史史料結合社會發展的脈搏，就能培育出一種獨特的校園文化。高校檔案館時時刻刻利用這種獨特的校園文化資源，建構高校之間互相區別的文化傳統。同時，每一所高校在自身發展過程中都有很深的烙印，要注重研發特色檔案資源。優勢學科、多層次的人才培養方式、科研發展脈絡等等，這些歷史文化傳統，都是可供深入挖掘的資源，建立鮮明的校園文化特色和獨特的大學精神。

綜上所述，檔案信息資源作為檔案館服務的基礎，它需要建立高水平的團隊去守護，同時也需要高水平團隊研發出更多的增值服務讓他“復活”。以數字化高新技術為支撐，強大的信息存儲系統和利用服務體系，高校檔案必將為數字中國建設貢獻出自己的一份力量。