事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略分析

文/黑龍江省煤田地質(zhì)勘察院 安靖宜

人事檔案在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，是對個人開展本職工作期間的真實記錄，因此可以為人才選拔、考核提供重要依據(jù)，同時通過利用人事檔案還能夠進一步提高人事管理水平。因此當前需要重視人事檔案信息化管理工作，充分運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化重審，而且檔案信息化水平的提升，使檔案儲存、變更和查詢都更具便利性，實現(xiàn)了檔案信息的及時、快速傳遞，有利于全面提高人事檔案的利用效率。

一、引進先進理念，提高工作人員素質(zhì)

事業(yè)單位人事檔案管理工作中，需要以“人”作為核心，而且事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平與人事檔案管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)。因此在當前事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作中，需要檔案管理人員加快觀念的轉(zhuǎn)變，應(yīng)用先進的檔案管理理念來全面提高人事檔案信息化建設(shè)的進程。由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，這也要求事業(yè)單位人事檔案管理不僅要具備專業(yè)的檔案知識，同時還要掌握信息化管理技術(shù)，并具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。只有這樣，才能更好地滿足當前人事檔案信息化管理工作的需求，加快推進人事檔案信息化建設(shè)的進程。

二、增強檔案信息化管理的安全意識

事業(yè)單位人事檔案管理工作引入網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)后，人事檔案管理的質(zhì)量有了全面的提升，人事檔案信息得以更好地開發(fā)利用。但在當前人事檔案信息利用過程中，由于缺乏必要的安全意識，這就導(dǎo)致檔案信息極易發(fā)生泄露。特別是對于當前電子檔案來講，其在具體存放和使用過程中容易受損，從而影響到檔案信息的安全。因此在人事檔案管理工作中，需要做好安全防范工作，不僅要嚴格界定各種檔案信息資料的密級，同時在具體工作中還需要充分運用計算機的加密功能，對數(shù)據(jù)庫中存在的數(shù)據(jù)進行分類和加密處理，處理好人事檔案信息資源保管和利用的關(guān)系，及時消除不安全隱患，確保人事檔案信息的安全。

三、完善人事檔案信息化管理的規(guī)范和制度

為了進一步提高人事檔案信息化管理的水平，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，需要針對自身的實際情況來建立健全人事檔案信息化管理制度，并對相關(guān)的規(guī)范進行補充，對人事檔案信息化管理制度和相關(guān)規(guī)范的執(zhí)行進行監(jiān)督，特別是在實際工作中要做好人事檔案信息的收集工作，這與人事檔案信息化管理的效率和質(zhì)量息息相關(guān)。要嚴格按照具體的規(guī)范和標準收集人事檔案信息，并做好認真鑒別和歸納工作，確保人事檔案信息材料的真實性、準確性和完整性。

四、促進人事檔案信息化建設(shè)

當前事業(yè)單位人事檔案管理工作中，信息技術(shù)應(yīng)用十分廣泛，這不僅與時代發(fā)展需求相適應(yīng)，而且也能夠使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位人事管理工作。在事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，運用計算機及相應(yīng)的技術(shù)來對員工的檔案信息進行錄入，并利用相應(yīng)的處理技術(shù)來將文字、聲音和圖片等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，以此來提高人事信息發(fā)布的時效性，并為單位領(lǐng)導(dǎo)和上級部門對檔案信息的查詢提供便利，全面提升人事檔案管理的效率。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，還需要充分運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加快創(chuàng)新人事檔案管理，對于不屬于保密的檔案信息可以嘗試網(wǎng)絡(luò)共享，從而為社會提供所需要的人事檔案信息，使人事檔案充分發(fā)揮其自身的重要性。

五、重視利用、深度開發(fā)

加強人事檔案管理的最終目的，是要為單位和職工個人的發(fā)展提供服務(wù)。因此在實際工作中要重視檔案在決策中的作用，事業(yè)單位人事檔案在干部職工的職務(wù)調(diào)動、歷史問題調(diào)查、職稱評定等方面提供了大量的第一手資料，能夠發(fā)揮重要的參謀和決策作用。提升人事檔案在考核中的依據(jù)作用，在干部的考核和選拔中，人事檔案能夠提供該職工在任期內(nèi)的工作情況，對于優(yōu)化干部結(jié)構(gòu)有重要意義。使人事檔案更好地服務(wù)于科技創(chuàng)新，可根據(jù)需要，建立職工的各類榮譽、媒體報道、科研著作等等專題檔案，以便于檢索利用。

六、結(jié)束語

當前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)取得了一定的成效，但隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案信息化建設(shè)內(nèi)容需要不斷更新和發(fā)展，因此在實際工作中還要重視設(shè)備和技術(shù)的更新，加大人才培養(yǎng)力度，有效發(fā)揮出人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，全面提高人事檔案管理的水平。