淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題

文/浙江省麗水經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)管委會辦公室 潘挺

文書檔案是各個部門之間產(chǎn)生聯(lián)系的主要橋梁，它在企事業(yè)單位工作開展中的作用至關(guān)重要，只有具有較高的文書檔案管理效率，才能保證相關(guān)部門的工作開展，有利于提升部門的工作效率。因而各級單位越來越重視文書檔案管理工作的開展，開始積極探討提高文書檔案管理效率的新思路和新方法。

一、辦公室文書檔案管理中存在的問題

目前，文書檔案管理雖然已經(jīng)形成了比較完善的體系，在此體系基礎(chǔ)上各單位都有一套自己的工作方法，但也還存在著較多的弊端，導(dǎo)致管理的效率和質(zhì)量難以提高。

（一）文書檔案管理人員自身素質(zhì)有待提高?，F(xiàn)在的文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，而不是以前的僅以收集為主的工作。而且現(xiàn)在的文書檔案不僅有紙張形式，更多地采用了電子存儲形式，這就對管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，不僅要求他們具有較高的收集整理能力，而且還要具有一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)庫操作能力。只有從根本上提高管理人員的專業(yè)水平，才能使文書檔案管理水平得到有效提高。但是因?yàn)閷ξ臅鴻n案管理工作存在根深蒂固的傳統(tǒng)偏見，所以很多單位對人員的聘任方面不夠重視，導(dǎo)致后期對人員能力進(jìn)行再培養(yǎng)時存在很大的困難。

（二）文書檔案管理中的銜接問題。隨著單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對于文書檔案的管理也應(yīng)該具有一定的部門分解和統(tǒng)一協(xié)調(diào)。每個部門應(yīng)該具有自己的文書檔案管理崗位，對于各自部門的工作更加熟悉，在進(jìn)行文書檔案整理的時候效果更好，再查閱時效率更高，利于部門決策的制定。而整個單位的文書檔案管理部門，則應(yīng)該對每個下屬部門的文書檔案也有整體的掌握，利于使用更加專業(yè)和規(guī)范的方法，將整個單位的文書檔案進(jìn)行更為系統(tǒng)的整理，以備后續(xù)工作中的核查和翻閱。這兩級文書檔案整理之間既有區(qū)別也有關(guān)聯(lián)，兩者之間如何銜接，不至于產(chǎn)生脫節(jié)現(xiàn)象，也是現(xiàn)在文書檔案管理中容易忽視的問題。另外，如何規(guī)范文書檔案書寫的方式，方便以后的管理，也是文書檔案管理中需要解決的一個重要問題。

（三）電子文書檔案管理中存在的問題。隨著辦公自動化的發(fā)展，電子文書檔案漸漸在文書檔案管理中占據(jù)了重要的位置，雖然電子文書檔案比紙質(zhì)版更容易管理，但是因?yàn)殡娮訑?shù)據(jù)的可追溯性和安全性較低，管理期間容易被篡改和復(fù)制，所以很難保證原始檔案的真實(shí)性。

（四）紙質(zhì)文書檔案管理中存在的問題。雖然現(xiàn)在很多文書檔案管理被計(jì)算機(jī)所替代，但是仍然離不開紙質(zhì)文書檔案的存在。如何合理安排紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案的使用，有效結(jié)合兩種不同存儲方式的優(yōu)勢，提高文書檔案管理的效率和安全性，是現(xiàn)在文書檔案管理中一個備受關(guān)注的問題?，F(xiàn)在大部分的文書檔案管理中都存在著電子版與紙質(zhì)版內(nèi)容重復(fù)存檔的現(xiàn)象，導(dǎo)致管理人員的工作量變多，資源浪費(fèi)。如何改善這一現(xiàn)狀，也需要管理人員發(fā)揮自己的專業(yè)技能，提出合理有效的解決方法。

二、提高文書檔案管理水平的方法

針對以上文書檔案管理中存在的問題，本文從對人員能力培養(yǎng)、對紙質(zhì)版和電子版文書檔案的合理使用等幾個方面進(jìn)行了改善方法的分析，力爭提出有效的思路，為文書檔案管理工作效率的提高提供一些參考。

（一）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，提高企事業(yè)單位對文書檔案管理重要性的認(rèn)識，在人員配備時就要考慮到專業(yè)技術(shù)方面的能力，聘用一些具有專業(yè)教育背景的管理人才，并且入職前要進(jìn)行專業(yè)的訓(xùn)練，特別是一些重要的文書檔案管理，一定要在正式上崗之前，讓員工了解自身崗位的工作方法和流程，明白崗位的職責(zé)和日常事務(wù)。入職后也要定期進(jìn)行繼續(xù)教育，培養(yǎng)員工主動學(xué)習(xí)新知識、新業(yè)務(wù)的觀念，能夠適應(yīng)信息化背景下文書檔案管理方法的不斷變化。

（二）各級文書檔案管理部門間的銜接合作。文書檔案管理是建立在文件的基礎(chǔ)之上的，文件的質(zhì)量決定著檔案管理的效率和質(zhì)量，所以在文書檔案管理過程中，文書檔案管理部門除了要重視與各級分部門之間的銜接，也要重視與各部門文書檔案書寫人員的銜接。首先文書檔案管理部門要不斷規(guī)范文件管理的工作細(xì)節(jié)，對于各分部門的文書檔案編寫進(jìn)行規(guī)范化，比如紙張選擇、文件格式、字體字號、表格格式等方面盡量做到單位內(nèi)部一致。其次在收發(fā)文書檔案時，要及時做好登記，保證各級資料的完整統(tǒng)一，對收集好的文書檔案進(jìn)行歸類放置，方便后續(xù)核查和翻閱。

（三）電子文書檔案管理方法的改進(jìn)。隨著辦公自動的不斷發(fā)展，管理人員必須提高對電子文書檔案的重視，提出電子文書檔案管理的優(yōu)化策略。首先，必須保證電子文書檔案的來源清晰無異議，保證其完整性，學(xué)會使用電子簽名技術(shù)，提交時也要規(guī)范程序，對文書檔案格式進(jìn)行校驗(yàn)，對提交過程中的每一步進(jìn)行授權(quán)驗(yàn)證，不僅能夠提高安全性，而且能夠避免多次提交，給后期管理減少不必要的麻煩。其次，在電子文書檔案的瀏覽過程中，設(shè)定權(quán)限，以及加密認(rèn)證等工作，防止數(shù)據(jù)被篡改和復(fù)制的發(fā)生。再次，誤操作可能會造成信息的丟失，所以需要對電子文書檔案進(jìn)行必要的備份。備份的媒介也要有比較合理的選擇和保存。比如聲像文件可以存放在磁盤、存儲卡等設(shè)備上，這些設(shè)備的存放位置又應(yīng)該能夠足夠安全，且能防火防水。最后，為了適應(yīng)自動化辦公的需求，電子文書檔案的借閱也應(yīng)該具有特殊的渠道，比如對資料借閱進(jìn)行網(wǎng)上管理，具有權(quán)限的員工可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隨時查閱，這樣才能更好地體現(xiàn)電子文書檔案的價值。

（四）紙質(zhì)文書檔案管理方法的改進(jìn)。因?yàn)閲鴥?nèi)的辦事流程限制，紙質(zhì)文書檔案在很長一段時間內(nèi)仍然會占據(jù)著文書檔案管理中非常重要的地位，所以對紙質(zhì)文書檔案的管理方法也要不斷改進(jìn)，提高其管理水平和使用效率。首先，在翻閱過程中，不斷完善文書檔案的信息，比如文書檔案號的命名、卷宗分類等。其次，制定完善的規(guī)章制度，保證紙質(zhì)文書檔案的交接登記工作，以此保證紙質(zhì)文書檔案的完整性，提高人員自身的工作效率，注重保密性，部分文書檔案因使用頻繁而導(dǎo)致?lián)p毀，一定要及時修補(bǔ)或備份。最后，合理分配紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案的使用，避免電子文書檔案只是作為紙質(zhì)版錄入的工具，在打印形成紙質(zhì)文書檔案后，電子版隨意丟棄。對于不需要簽名、保密，且格式比較統(tǒng)一的文書檔案盡量實(shí)行電子歸檔，不僅能夠保存時間長，節(jié)省資源，而且能夠方便后續(xù)的查找和進(jìn)一步的總結(jié)分析。

三、結(jié)束語

文書檔案資料的完整性和安全性與文書檔案的管理水平有著直接關(guān)系，也是衡量一個單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)代化的決策方式也決定了文書檔案管理全面科學(xué)化的必須要性，這樣就對文書檔案管理提出了更高的要求，也就對管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。只有不斷加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，促進(jìn)各部門之間的協(xié)作交流，完成文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，提高使用的規(guī)范化和安全性，才能保證企事業(yè)單位的正常運(yùn)行，才能在決策制定時及時有效地給予支撐，提高企業(yè)效率。