大數據視野下檔案信息化建設的新思考

文/廣東新粵交通投資有限公司 古盡平

對于大數據而言，其涵義廣泛，處于持續性發展中，被諸多國家納入長期發展戰略。大數據之所以具有如此大的影響力，主要源于其巨大的信息容量，幾近爆炸狀態。因此，數據的收集、保存以及維護領域備受矚目，成為重要研究方向。借助大數據，信息交換效率提升，信息被更加全面地分析與整合，對于新知識的發現以及創新能力的形成意義重大。信息技術與檔案領域的融合促使檔案存儲介質不斷發生變化，尤其是出現了形式多樣的電子數據存儲設備，為信息管理提供便利，數據增長速度飛快。由此可見，檔案信息化建設是時代發展的必然產物。

一、檔案信息化建設適應大數據時代基本要求，二者具有一致性

檔案自身有效發揮載體的作用，實現對社會發展諸多信息的記錄。信息時代的到來促使檔案載體更顯多元化的特征，尤其是電子文件與電子數據的形成，更顯收錄方式的豐富性。由此可見，檔案信息化建設與大數據的特征異曲同工。另外，在信息技術的支持下，檔案管理工作更顯高效性與便捷性。檔案工作本身既要為社會提供數據資料，又要進行多方面信息的分析與整合，對數據質量提出更高要求，需要提升數據結構的規范性，力求數據篩選的精準性，同時，大數據整合與使用能力是關鍵，這在根本上與檔案的編研、管理工作具有一致性。

二、大數據環境下檔案信息化建設機遇與挑戰并存

（一）大數據推動檔案信息化建設的全方位發展，切實提升檔案管理效率。對于檔案信息化建設而言，大數據的作用有目共睹，得到整個社會的認可與肯定。在大數據的支持下，檔案信息化建設速度加快，效率提高。大數據為檔案信息化建設提供更大的發展機遇。社會的發展促使各行各業活動更加頻繁，檔案信息量呈現急劇上升的趨勢，庫藏數據迅速膨脹，檔案數據管理更顯復雜性，數據類型更加多元化。檔案管理需要與網絡信息系統進行有機結合，強化對海量數據的有效處理。具體講，檔案是各個領域發展進程中形成的信息數據，將網絡信息系統引入檔案管理實踐，滿足檔案用戶的信息需求，同時，對檔案創建、流轉以及應用提供便利性，檔案管理效率顯著提升，維護信息的全面性。大數據背景下的檔案收集工作更顯廣泛性，載體多樣，突破傳統單一文字形式，融圖表、視頻等多種模式于一體。面對大規模信息數據，其潛在利用價值需要進行深入挖掘，強化提煉作用的發揮。

（二）大數據促使傳統檔案管理模式凸顯滯后性，與信息化發展需求不相適應。大數據的發展促使檔案管理者面臨全新的標準與要求。因此，要積極轉變傳統的檔案管理模式。在傳統檔案管理中，檔案管理機構與相關部門責任明確，但是，應用電子檔案之后，檔案職責不再單一，職責交叉現象嚴重。檔案機構可以與相關部門展開合作，促使其了解檔案管理的要求與方向。另外，檔案收集方面也面臨巨大挑戰。大數據的信息變化較快，處于實時更新中，因此，全過程記錄十分關鍵，突破傳統管理中信息的選擇。除此之外，在傳統檔案管理中，以集中模式為主，數據分析法尚未引入其中，因此，在未來，海量數據的挖掘與處理成為檔案管理的難點。

三、基于大數據視野如何加快檔案信息化建設

（一）以用戶需求為準則，構建數字檔案知識服務系統。為了健康檔案數字化建設，首先，要積極開展檔案收集工作，構建完整的檔案管理體系，強化與辦公系統的結合，合理擴大收集范疇，尊重用戶需求，強化重點信息的優化與處理。其次，做好數據整理與檢索工作，提升檢索速度，增強便捷性。再次，合理進行知識整合與加工。具體講，要做好編研工作，融入創新思想。第四，強化知識共享與交流，借助網絡與檔案系統，加快數據集成。結合用戶需要，制定個性化服務模式，實現服務由被動向主動的過渡。

（二）加快檔案管理制度創新，為檔案信息化建設提供制度保障。為了促使新時期檔案管理工作滿足大數據要求，檔案信息化建設要注重思維創新，構建完善的信息化規章制度，強化對業務環節與流程的優化，提升管理規范性，維護電子文件的安全性與可靠性。另外，以國家標準為基礎，構建檔案信息標準體系，統一相關標準，實現對檔案數字加工的優化。

（三）全面加強檔案管理隊伍建設，培養集檔案管理與信息技術于一體的綜合性人才。檔案管理工作的發展與人才培養息息相關。伴隨著檔案信息化建設的推進，電子檔案成為主流，計算機技術不可或缺，檔案管理整個過程都離不開信息技術，更顯信息技術人才的重要性。因此，要培養既懂檔案管理，又掌握信息技術的復合型人才。基于此，要積極開展培訓，有效提升從業人員的管理水平。

四、結束語

綜上，基于大數據視角，檔案管理工作要與時俱進，以信息化為方向，強化觀念更新與創新，構建全新的檔案管理模式，實現與大數據時代的共同進步。掌握大數據檔案管理中的新技術、新理念與新模式，加快檔案管理信息化建設速度，切實提升檔案管理效率，更好地發揮檔案服務社會的價值。