事業單位檔案管理信息化建設的探討

文/山西省忻州市五寨縣紀檢監察信息中心 張瑞祥

隨著社會經濟的不斷發展和事業單位改革的持續深入，要求檔案管理工作要緊跟時代變化，不能再像過去那樣管理檔案，下面就如何更好地開展檔案管理信息化建設工作提出了自己的一些看法。

一、事業單位檔案管理信息化建設的必要性和重要性

檔案管理的信息化建設是指在檔案管理中采用先進的電子信息化技術進行操作，并根據一定規則來進行信息資源的管理和整合，其使用方便快捷。隨著時代的發展，檔案管理主體發生了極大的變化，傳統的檔案管理以紙質資料為主，而當前電子檔案成了管理主體，相對于紙質檔案而言，電子檔案具有方便保存、修改及查詢等特點，而管理主體的變化要求檔案管理信息化。其次實現檔案管理信息化能夠降低檔案管理成本，減輕檔案工作人員的工作量，提高事業單位檔案管理工作效率。最后檔案管理的信息化能夠確保事業單位檔案資源的長期完整性、真實性和可續性，有利于事業單位的長遠發展。

二、當前事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）事業單位檔案工作人員信息化素質較低。一是當前我國事業單位的檔案工作人員不注重自身素質的提高，很多人還習慣傳統的檔案管理模式，沒有積極學習新生事物，導致事業單位檔案管理信息化進程較慢。二是事業單位的待遇較低，致使很多專業的信息化人才不愿到事業單位中去，造成事業單位缺乏專業的信息化人才，再加上現有的職工大多年齡較大，學習新事物的能力較差，進而影響了事業單位檔案管理信息化建設。三是事業單位的檔案管理人員大多不是專業的人員，致使其專業素養不高，無法更快地開展檔案管理工作，阻礙了檔案管理信息化建設工作的開展。

（二）部分事業單位對檔案管理信息化建設不夠重視。部分事業單位認為檔案管理信息化建設工作并不重要，在日常工作中缺乏檔案管理人員、基礎設施以及資金等方面的投入，導致檔案管理信息化建設缺乏充分發展基礎，進度緩慢，長此以往，將會直接影響事業單位的長遠發展。

（三）部分事業單位檔案信息化建設實效不高。有些單位雖然非常重視檔案管理信息化工作的開展，但是在具體操作過程中不能根據單位檔案的實際情況來引進相應的設備，只是盲目選擇最先進的，卻忽視了其實用性，造成檔案信息化建設只停留在設備建設上，導致檔案信息化建設得不到應有的效果。

（四）當前事業單位的檔案管理信息化建設存在弊端。當前部分單位在檔案管理信息化建設中存在著一些問題，如日常辦公中采用紙質錄入方式，為后期的資料輸入及查找帶來了較大困難；再如沒有及時將過去的辦公資料電子化，導致過去很多重要資料丟失，無法為事業單位的發展提供資料支持等等，這些問題在后期都會直接影響事業單位的發展。

三、完善事業單位檔案信息化建設的措施

（一）加強對檔案人員的培訓，提高其工作素養。任何單位檔案管理工作都離不開檔案管理人員，因此想要保證事業單位檔案管理信息化建設的順利開展，就必須強化對檔案人員的培訓，提高其工作素養。一要對工作人員進行檔案管理知識的培訓，使其掌握科學的檔案管理理念，從而更好地開展檔案管理工作。二要提高檔案人員的信息化水平，掌握一定的信息化技術，熟練操作計算機、打印機等信息化設備，努力提升自身的檔案管理信息化水平。

（二）提高事業單位的領導對檔案管理信息化建設的重視力度。開展檔案管理信息化建設工作首先需要得到領導的重視，因此在開展事業單位檔案管理信息化建設的過程中，需要提高事業單位的領導對檔案管理信息化建設的重視力度。一要使領導意識到檔案管理信息化建設的重要性和必然性，了解到信息化時代檔案信息化建設的必要性。二要加大檔案管理信息化建設的人力、物力及財力的投資力度，保證檔案管理信息化建設的順利開展。

（三）注重事業單位檔案信息資源的擴充，加快基礎設施建設。事業單位檔案管理信息化建設重點是實現檔案管理主體以及檔案管理設備的信息化，具體內容包括：一是檔案主體的信息化。檔案資源既包括當前發展過程中的資源，也包括過去的紙質資源，這就要求檔案管理人員既要做好將傳統紙質資料電子化備份的工作又要做好當前信息資料的保管工作，這樣才能實現檔案信息資源的擴充。二是檔案設備的信息化。事業單位應注重檔案管理設備的更新換代工作，根據單位實際要求選用質量好的電子設備，確保其使用壽命，避免檔案資源的破壞和丟失，值得注意的是單位在購買設備時一定要嚴格按照要求進行購買，比如數字設備要求存儲空間要大，計算機設備必須配備專業的殺毒軟件等等，從而為檔案管理信息化建設奠定良好基礎。

四、結束語

綜上所述，我們知道事業單位的檔案管理信息化建設對于事業單位未來的發展具有非常重要的作用，因此事業單位必須重視檔案管理信息化建設工作的開展，既要做好日常的檔案管理工作，又要積極開展信息化工作，將兩者有機結合到一起，提高事業單位檔案管理水平，更好地推動事業單位的發展。