基于區域聯盟模式的高校檔案信息資源整合共享機制研究

文/山東大學（威海） 趙林林 司獻英

一、引言

高校檔案作為國家檔案資源的重要組成部分，門類多樣、內容豐富，是寶貴的文化和教育資源。跟上時代發展的步伐，適應我國檔案事業發展的要求，盡快實現高校檔案資源的開放、共享和利用，是高校檔案工作發展的必然趨勢，也早已經是檔案學界的共識。但是如何立足高校檔案工作實際，更好更快地實現這一目標？采用何種模式，又如何實施？是“單打獨斗”還是“抱團發展”？

對于這些涉及頂層設計的問題，從文獻檢索情況來看，成果數量并不算多，但是建設區域性高校檔案信息資源共享平臺或機制，已經成為多人共識。例如黃小忠主張建設區域性高校檔案信息資源共享平臺，提出成立協調機構，從資源、利益、保障及技術等方面，確保檔案信息資源共享的運作可行；程熙、王雪梅從組織建設、標準體系建設、技術與平臺建設、主體協同機制四個方面，探討了區域性高校檔案信息資源共享機制的實現路徑，主張建立高校檔案館聯盟，實現檔案信息資源的校際共享；曹勤民也提出建立高校檔案工作聯盟，是今后高校發揮檔案資源整體優勢，服務社會的必經之路。

二、高校檔案信息資源共享層次分析

高校檔案信息資源共享可以分為三個層次：校內共享、校/館際共享和社會共享。三個層次漸進發展，實現難度依次遞增，其中社會共享將是包括高校檔案工作在內的我國檔案事業和檔案工作的發展方向與必然趨勢。但是就我國當前高校檔案資源的開放利用情況來看，推進狀況并不如人意。

校內共享基本能夠通過館內借閱、檔案門戶網站、檔案信息管理系統等手段來實現，但是在檔案利用服務上還是欠缺主動，檔案服務內容比較單一。

校/館際共享也并不充分，盡管在信息交流途徑上，除了較為傳統的會議交流、電話溝通、E-mail、檔案門戶網站等，近年來隨著社交媒體技術的發展，館際之間越來越多的通過QQ、微博、微信等新媒體進行信息傳遞。但是不可否認的是，這種共享與交流方式依然有很多的局限性，信息共享浮于經驗交流、文件交換傳遞等簡單層面，高校間的檔案共享服務還是處于被動局面。

而在社會共享層面，目前主要通過檔案門戶網站、微博、微信公眾號等網絡平臺進行信息推送，但開放度不高，共享資源有限，相較于社會政務檔案、民生檔案等的開放利用程度來說，明顯滯后，也不適應當前國家提出的檔案資源開放共享的發展理念和要求。

當然，原因也是多方面的，理念、資源、技術、人力、物力、財力等等，都是影響高校檔案信息資源開放利用的因素。那么面對這樣的狀況，選擇一種合理、高效且節約成本的共享模式便顯得尤為重要。筆者認為，依托區域內高校檔案聯盟/學會，建立高校檔案信息資源整合共享機制，走區域化協調發展之路，將是可行性選擇。

三、構建高校檔案區域聯盟共享機制的必要性與可行性

（一）必要性。首先，建立長效機制，打破校際壁壘，達成聯盟協作，改變保守落后、條塊分割、各自為政的現狀，通過有效的信息平臺進行資源整合與共享，是高校檔案信息資源實現利用價值最大化的需要。其次，高校檔案部門順應社會發展和人民群眾需要，以現代數字技術、信息技術和安全技術為支撐，通過多方共享利用，豐富社會檔案資源，開展社會服務，擔當社會責任，是新形勢下我國檔案事業、檔案工作發展的需要。再次，構建高效檔案區域聯盟共享平臺，是我國高等教育發展和文化強國戰略的需要。一方面，通過共享平臺推動高校間信息的互通、經驗的借鑒，為高校各項工作的正確決策提供更豐富的參考案例和研究資源，提高工作效率和決策科學性。另一方面，通過共享服務平臺向公眾展示高校特色文化和辦學成果，則可以滿足公眾求知和利用需求，增強公眾文化體驗，提高公眾文化意識，促進文化傳承，契合文化強國戰略要求和需要。

（二）可行性。1.政策支持。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳頒發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出要“科學整合檔案信息資源，支持和鼓勵打破部門和條塊分割，整合同一單位內不同部門、同一地區各檔案館（室）及不同地區檔案館（室）的檔案資源，推動檔案資源科學配置和高效利用。”2016年，國家檔案局發布《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，提出檔案工作要樹立創新、協調、綠色、開放、共享發展理念，主動適應經濟發展新常態，提倡利用現代化技術手段，加快檔案信息資源共享服務平臺建設，實施國家數字檔案資源融合共享服務工程，提倡探索檔案區域協作發展模式，促進館際合作等。2.技術支撐。網絡信息技術的成熟、“互聯網+”時代的大數據分析、云計算、移動通信技術的飛速發展為高校檔案信息資源共享服務平臺的建設提供強有力的技術支持，網絡信息安全與數字證書、安全技術的日益成熟也為檔案資源的安全共享提供了技術保障。3.資源優勢。首先是檔案資源優勢。隨著高校檔案信息化建設和數字化建設的推進，高校系統形成了豐富的電子信息資源和數字檔案資源，亟待科學整合和深度開發利用。據統計，僅山東省就有140余所高校（含獨立學院和民辦高校），館際、校際龐大的資源優勢顯而易見。其次是人才資源優勢。高校作為文化教育機構，擁有一批高水平的檔案學專家、專業的檔案管理人員和計算機、軟件等專業技術人才，能夠為高校檔案信息資源的整合方式、共享平臺、利用渠道等方面的設計和研究提供強有力的技術保障和智力支持。4.組織保障。自2013年以來，西南高校檔案工作聯盟、華東高校檔案工作聯盟、中南地區高校檔案工作聯盟等大區級別的高校檔案工作聯盟相繼成立，包括山東省在內的很多省份也已經成立了省內高校檔案管理專業委員會、高校檔案學會等組織。這種聯盟式的組織管理機構為一定區域內高校檔案信息資源的整合、共享和服務利用提供了組織機構依托，方便高校檔案信息資源整合與共享利用的整體規劃設計和各項工作的協調推動。5.經驗借鑒。國內方面，盡管高校檔案系統內尚未實現區域性的資源共享與服務，但在我國社會檔案利用和電子政務領域，區域內信息資源共享與合作已經有很多成功的實踐，且在不斷深入發展。包括在圖書館界，建立區域內或跨區域的圖書館聯盟，實現圖書資源共建共享，也是經久不衰的熱點話題。國外方面，英美等國家的高校已經有很多優秀做法和經驗可以為我們提供借鑒。例如英國目前已有150多所高校參與了英國國家檔案與其他檔案部門之間的合作與資源共享，各高校間為了順利實現共享的目的，克服檔案著錄各異的困難，統一了檔案著錄標準，為檔案資源的共享排除障礙。美國密歇根大學成立了獨立運營的大學綜合信息服務中心，主要服務對象就是高校在校學生與社會科研人員，積極發揮著在國家科技創新、人文社會科學交流領域的傳承作用。

四、基本框架研究

（一）組織架構。要順利實現高校檔案信息資源的有效整合和校/館際共享乃至社會共享的服務目標，就需要依托一個統一的協調機構進行總體規劃和頂層設計。就當前我國高校檔案工作發展情況來看，由于各地區高校檔案管理水平、信息化、數字化水平存在較大差距，以及財力、物力、人力等方面的諸多制約，在全國范圍內一次性實現高校檔案信息資源的整合共享與服務是不現實的，而應當走區域整合，逐層推進之路。當前最節約成本并行之有效的辦法應當是依托區域內高校檔案聯盟進行統一組織和協調。這個區域內檔案聯盟，可以是地市級的，也可以是省一級的，甚至是大區級別的，也或者是一定區域內辦學類型相近或相似的高校聯盟。筆者認為，省一級的高校檔案聯盟組織相對適宜，規模適中、溝通方便、情況熟悉，受同一個省級檔案管理機構（省檔案局）的領導或指導，利于各項工作的開展。聯盟機構應負責制定校/館際檔案信息資源收集共享等各項管理規范與制度，明確各方責任、權利與義務，為共享模式提供指導，設計共享方案、共享平臺以及指導各項標準的制定等。

（二）資源建設。俗話說“巧婦難為無米之炊”，資源建設是高校檔案信息資源整合共享的重要先決條件。資源建設應當包括兩層含義：一是數量上的建設，即要加大高校檔案資源的收集力度，摸清家底，做到應歸盡歸，并提高檔案數字化程度。二是內容和質量上的提升，即要規范管理，提升內涵，挖掘高校檔案資源的獨有的文化教育、科學研究、決策參考等價值，加強檔案資源特色化建設。只有保質保量地進行高校檔案資源建設，才能為整合共享提供基本保障，滿足用戶的多樣化需求，提升用戶體驗。

（三）平臺搭建。主要是指信息發布與共享服務平臺建設。由于當前高校檔案管理系統五花八門，質量參差不齊，技術標準不統一，區域聯盟機構應在充分考察、調研和比較的基礎上，發揮當前“互聯網+”時代的技術優勢，通過云計算、大數據、移動通信等技術手段，依托網絡互聯，打破校際壁壘，建設簡明、高效、便捷、安全、可操作性強的信息發布與共享服務平臺。該平臺需要具備檔案信息收集、發布、管理、維護、檢索、服務、用戶信息反饋與特色數據庫建設功能等。平臺建設過程中，要充分考慮到各項技術標準的設定、安全控制，突出共享特性和智能檢索功能。

（四）標準規范。標準化是區域性檔案信息資源共建共享的必要條件，也是聯盟內信息數據實現交換的前提，同時關系到檔案資源管理的規范化、平臺適用性和用戶體驗。我國目前已經發布的關于檔案信息化建設的相關標準，為檔案信息資源共享提供了基本規范和要求。但是也應當看到，目前相關標準尚不健全，尤其是國家東西部地區經濟發展不平衡，檔案工作信息化水平區域性差別明顯，所以在高校檔案信息資源共享不能搞一刀切，應當視實際情況逐漸推進。在區域聯盟模式下，區域內經濟發展水平和高校檔案工作信息化水平相對差距較小，且院校之間的工作交流多，在檔案信息管理系統的選擇、檔案數字化建設等方面存在很多共通之處，因此共享阻力相對較小。擁有了這些優勢，區域內高校檔案聯盟機構則可以牽頭統一數據采集、著錄標準，研究制定電子文件信息交換、整合等方面的應用標準，例如著錄標引規則、機讀目錄格式、唯一標志符規范等，提高各共享主體之間在數據描述、數據著錄等應用方面的可操作性。

（五）共享模式。檔案資源共享有兩種模式可以選擇：集約型共享模式或網絡型共享模式。集約型共享模式即在聯盟內搭建統一的檔案信息共享服務平臺，成員單位按照一定的規范、要求，提繳本單位可供開放利用的檔案信息資源，通過平臺進行區域內高校檔案信息的整合、配置與交互，從而實現區域聯盟內檔案信息資源的集中管理與共享服務。這一模式需要各項投入較大，聯盟機構也承擔有較大的管理、協調責任，但優勢是能夠實現資源的一站式檢索，大大方便用戶利用，提升用戶體驗。網絡型共享模式則是區域聯盟內成員單位之間直接建立點對點的聯系，關系類似于各高校檔案機構之間直接建立檢索鏈接，優點是投入小、成本低，缺點是用戶在檢索信息時需要不斷登錄不同的檔案館，這種不便將會降低用戶使用滿意度，而且在這種模式下，區域內檔案館、檔案館藏資源之間關聯度不夠緊密，也會一定程度上影響檔案資源利用率。因此基于以上分析，筆者更傾向于選擇第一種共享模式，即構建區域聯盟內高校檔案信息資源共享服務平臺，通過資源的整合，以服務為中心，以方便利用為導向，為檔案價值的更充分實現提供支持。

（六）用戶體驗。轉換思維模式，站在方便用戶檢索利用的角度設計共享平臺，提供開放檔案信息的數字化檢索；利用大數據技術，分析捕捉利用者的關注點和可能的興趣點，通過移動通信技術和智能客戶端，多種方式和渠道進行檔案信息的智能推送與推介；建立用戶反饋機制，提供用戶意見反饋通道，不斷改進和提升平臺信息交互能力和用戶體驗好感度。通過高校檔案信息資源整合共享與服務機制的系統研究，發揮區域聯盟模式的統籌管理優勢，實現高校檔案信息資源的系統整合與特色呈現，使共享服務平臺不但成為高校檔案工作者之間的共享交流和學習平臺，還要成為面向公眾的服務平臺和育人平臺，成為檔案文化、大學文化、地域文化的傳播平臺，最大限度地發揮資源整合、共享、服務、育人、文化傳承的多效功能，最終實現高校、社會與公眾的多贏。

五、困難與挑戰

（一）運作機制。由于區域聯盟內高校雖然在地域上相對比較集中，但是各高校間可能存在著不同的隸屬關系和運行模式，這就決定聯盟內的管理可能會面臨比較松散的情況。聯盟內成員館之間高度獨立，也會給工作的開展造成一定的困難。這就要求聯盟成員館的領導層大力支持和推動共建共享活動，同時聯盟機構內部要明確責任，加強制度約束，加強溝通，達成共識，形成合力。

（二）利益平衡。由于區域聯盟各成員之間檔案工作發展水平不一，檔案資源在數量和質量上都會存在差別，在檔案資源共享方面投入人力、物力、財力也有差距，因此在聯盟內部，很容易出現在資源、權益分配等方面的分歧。這就需要聯盟機構從中做好協調，根據各成員單位的檔案資源建設情況做好角色分配，平衡各方利益關系，調動各方積極性，達到共贏目的。

（三）經費來源。在該模式中，資源建設等可由各高校獨立進行，但是共享平臺的建設和具體的論證實施都需要投入數目較大的經費，這也將是一個難題。一方面，各成員單位可以視資源建設具體情況確定出資比例。另一方面，聯盟可以爭取上級主管部門或是業務指導部門的部分資金和技術支持。此外，也可以考慮引入部分社會資金，合力解決資金難題。

六、結論

高校檔案資源的開放共享與價值實現依賴于檔案信息資源的系統優化、深度開發以及多維度的利用服務。構建基于區域聯盟模式的高校檔案信息資源整合共享機制，有利于發揮聯盟區位優勢、統籌優勢以及資源整體優勢，推進實現校/館際的檔案信息資源的共享與利用。各高校檔案部門以及區域聯盟機構應當順應時代發展要求，迎接機遇與挑戰，不斷積累實踐經驗，提升技術水平，進而以點帶面，為建立系統、科學的全國高校檔案資源共享與服務平臺，從而真正實現高校檔案信息資源的社會化共享作出有益的嘗試與貢獻。