新形勢下檔案管理工作的規范化研究

文/孝義市無線電管理委員會 李璟

在當今社會，信息產量與日俱增，尤其是單位內部的信息，作為管理及決策等工作開展階段的重要依據，對其進行規范化管理的作用顯著。從當前形勢來看，大部分事業單位能夠從思想上認定檔案管理工作的重要性，并在單位內部設置了與之對應的檔案管理部門，同時，聘請了專業人員對檔案進行管理及維護，但是由于受到相應因素的直接影響及限制，現階段的檔案管理體系仍舊有待完善，再加之檔案管理問題的不斷凸顯，這就使得檔案管理過于形式化，其規范性指標也普遍較低。

一、新形勢下檔案管理工作規范化的重要意義

在事業單位實際運行階段，往往會產生各類信息及資源，為了促使單位內部信息資源能夠得到高效應用，就需要開展與之協調的檔案管理工作，為單位后續發展指明方向、提供參考依據。從本質上來看，檔案信息是單位內部管理及運行階段不可或缺的一部分，其重要性不容忽視，因此可以說檔案資源是單位內部的特殊資產，這雖然難以用利益標準去衡量，但是其帶來的能效作用卻是用金錢無法換取的，這是因為檔案資源能夠為單位管理及決策提供真實有效的參考依據。

尤其是在知識經濟時代，對信息處理及資源利用，逐漸成為衡量單位發展效率的關鍵因素，這同時也對檔案管理提出了更高的要求。實際上管理工作雖然服務主體是單位，并且運行階段也處于單位內部環境下，但是工作也應當與時俱進地進行創新及優化調整，這樣才能為單位運行能效的提升提供基礎保障，因此，在信息化趨勢不斷蔓延的當今社會，檔案管理工作也應當融入信息技術，只有促使檔案管理的技術水準不斷提升，才能滿足單位實際需求。除此之外，提高檔案管理的規范化水平，能夠實現對單位管理要點的精準把控，而單位在對信息進行查找時也能更加迅速，相對的，在檔案管理階段，通過對單位運行中產生的信息進行深挖，也能促使檔案管理能效作用不斷提升。

二、新形勢下檔案管理工作中存在的主要問題

在當今社會，信息技術依托于自身強大的應用優勢，在各個領域中得到了廣泛應用，事業單位的檔案管理工作也應當與時俱進，將檔案管理與信息化有機結合在一起，從根本上提高檔案管理效率。但是從當前形勢來看，檔案管理的信息化水平并不高，與預期目標相比仍舊存在一定差距，以人工為主體對檔案進行管理，必然導致信息技術的融入呈現出形式化特點。部分單位雖然能夠認識到信息化應用的重要性，并將其與檔案管理銜接在一起，但是整體質量并不高，導致該類問題出現的主要原因就是：信息化應用強度明顯不夠，不僅缺少專業性，檔案管理環節滯后性因素也會產生相應的消極影響，這在一方面會導致檔案資料信息庫的建設存在漏洞，在缺少系統運行軟件時，檔案信息化管理的能效作用也會不斷弱化。另一方面，在檔案管理軟件缺失的環境下，必然需要以人工為主體對檔案進行管理，在查找信息及資源受到限制的情況下，檔案管理效率也會隨之下降。

三、新形勢下規范化的檔案管理工作

（一）加大資金及技術的投入。為了進一步提升事業單位檔案管理水平，應當對單位內部涵蓋的信息資源進行全面掌控，以增加資金及技術投入為主體，促使檔案管理更具現代化優勢。首先，領導應當轉變發展思路，從思想上認識檔案管理的重要性，增加資金及技術的投入比重，促使檔案管理體系的建設更加科學、有效。其次，應當結合檔案管理工作現階段的硬件設施情況，為其匹配更加先進的計算機、安裝檔案管理軟件。最后，在單位內部組建檔案管理的先進小分隊，通過培訓等手段不斷提升隊伍的整體素質，強化專業技能，并在預定期限內對計算機進行維護，為后續檔案管理工作的高效開展夯實基礎。

（二）提高信息化融入水平。為了進一步提高檔案管理質量，就需要從各個細節入手，將信息化應用技術滲透到檔案管理中，以更加先進的信息管理技術對傳統技術進行替換，針對不同資源為其匹配獨立的電子檔案。在這一過程中還涉及對以往紙質信息的電子轉換，雖然這會耗費較多人力及物力，但是將其各類信息轉化到計算機中進行存儲，并建立與之對應的電子檔案，就能分門別類地進行處理及歸檔，而分類及時間的不同，也會為檔案信息的存儲提供豐富的目錄資源，這樣在實際工作中對檔案進行查閱時，就可以根據目錄選擇自己想要的信息，這不僅能夠大大提升檔案管理能效，更能緩解檔案管理人員的工作壓力。

（三） 提高檔案管理人員的專業水平。已經入職的檔案管理人員應當在崗位上不斷進行學習，豐富自身的專業內涵，促使自身專業能力呈現整體上升趨勢；而單位則可以定期開展檔案管理的培訓工作，引導工作人員結合趨勢特點積極學習新技術，掌握新技能，并將其更加熟練地運用到檔案管理中，為檔案管理質量的提升提供技術支持，因此，檔案管理人員應當具備較強的責任意識，能夠在建立電子檔案的基礎上，提高檔案信息的整體價值，為其后續應用提供科學保障。

四、結語

檔案管理工作的意義在于加快單位的工作效率和發展步伐。對現代社會新形勢下的檔案管理工作進行仔細分析，找出其中存在的不足之處，并實施相應改善措施，才能促進新形勢下檔案管理工作的規范化發展。