試論如何改進機關辦公室檔案管理工作

文/重慶市酉陽土家族苗族自治縣安全生產監督管理局 陳江

一、機關辦公室檔案管理工作應堅持的原則

（一）權威性原則。機關辦公室作為領導部門，在工作的各個方面都應表現出權威性，檔案管理工作也不例外。機關辦公室檔案管理工作要堅持制度嚴格、流程清晰、職責明確、貼近實際。機關辦公室保存的檔案資料包括收發公文、活動資料、會議記錄以及一些照片和影像資料等，無論從工作作風還是檔案資料的歸集整理都應體現出絕對的權威性。

（二）示范性原則。機關辦公室檔案管理工作，不僅要責任落實到人，并且在檔案管理中要勇于創新和突破，為各部門的檔案管理起示范性的作用。當前進入數字檔案時代，傳統的檔案管理要緊跟時代發展步伐，除了一些紙質檔案的歸檔管理外，電子檔案數字化管理和共享必不可少。要確保各種文件、照片、圖像、音像資料妥善存檔，要按類別、年份細致分類，要有專門的存放檔案柜，確保辦公室檔案資料的質量，為各部門樹立良好的榜樣。

（三）服務性原則。機關辦公室的一個重要職能就是為各部門提供全方位的服務，檔案管理的服務性原則也是一致的。檔案管理不僅僅是保存檔案資料，更重要的是為需要查閱、借閱檔案的部門和人員提供應有的服務。在提供服務的同時，一定要堅持規范，嚴格執行檔案管理的規章制度，在允許借閱的范圍內，做好檔案借閱服務工作，使檔案管理的價值充分發揮出來。

二、機關辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）檔案管理意識不強。機關辦公室檔案管理由于傳統的管理意識較為淡薄，因此管理水平明顯滯后于現階段對檔案管理工作科學化的要求。很多機關辦公室的檔案管理工作只是停留在表面上，缺乏對基礎檔案資料的日常搜集和整理，對檔案管理重要性的認知還較為欠缺。

（二）檔案管理人員不夠專業。機關辦公室檔案管理人員基本上是兼職人員擔任，或者有專門的檔案管理人員，但也不是檔案管理專業人員，專業知識的缺乏使得檔案管理的專業化程度非常低，這也是機關辦公室檔案管理工需要著力解決的問題。隨著時代的發展，對檔案管理專業人員提出了更高要求，運用現代化的手段進行檔案管理工作，就需要有相應的專業技術和能力，確保檔案管理工作與時代發展相適應。

（三）檔案管理的信息化建設有待加強。檔案管理涉及的內容非常多，對不同的檔案類型要分類存放和妥善保存。檔案管理的信息化程度還不夠高，當前處于傳統管理方法到數字化管理過渡的階段，因此要加快數字檔案建設的進程，減少對紙質文件的過多依賴。對于檔案信息化的建設還有待加強，要注意對數據庫中信息的更新和檔案資料的及時整理和上傳，對于電子檔案的借閱要注意對權限的設置和管理。

三、改進機關辦公室檔案管理工作的幾點建議

（一）建立完善的制度，確保檔案管理的科學性。制度的建立和完善是所有管理工作的前提，檔案管理工作制度的建立完善是做好檔案管理工作的首要條件。制度的建立和完善要根據國家檔案管理的法律法規去制定，并且從機關辦公室檔案管理工作的實際出發，制定行之有效的科學的規章制度，切忌紙上談兵。制度建立和完善后，要有一定的執行力度，建立相應的獎懲激勵機制，從制度上提高全體員工對檔案管理重要性的認識，提高全員參與檔案管理的積極性，這對于檔案資料的歸集是非常有利的。

（二）提高人員的素質，確保檔案管理的規范性。機關辦公室檔案管理工作是非常重要的崗位，檔案管理人員的素質直接影響到檔案管理工作是否規范和標準。機關辦公室檔案管理是一項系統性和綜合性要求較高的工作，因此對人員的素質要求也較高。檔案管理一定要合乎規范，例如歸檔文件資料要按年限分類，并且和歸檔文件目錄、歸檔文件移交清冊相符合。各實物檔案歸檔包括榮譽獎杯、獎狀、錦旗、證書以及所獲得獎勵的文字材料等，這類檔案在歸檔時要與實物檔案移交目錄相符合。

（三）運用先進的技術，確保檔案管理的創新性。機關辦公室檔案管理必然要走向數字化、網絡化管理，這也是現代化檔案管理的目標和方向。因此，機關辦公室檔案管理要充分運用信息技術和計算機網絡技術，并借鑒一些行業領先的檔案管理經驗，結合工作實際，利用光盤、微縮、聲像等技術，實現機關辦公室檔案管理的數字化。并且加大資金投入，建立檔案管理共享平臺，給需要查閱檔案的部門和人員提供方便，充分體現檔案管理的現實價值和創新價值。

四、總結

總之，機關辦公室檔案管理是一項值得大家重視的工作，其系統性和綜合性要求很高。在完善制度、提高人員素質以及運用先進技術創新管理的同時，還要注意對原始檔案資料的歸集和整理。檔案的收集是需要全員共同參與的，各部門要團結協作，認真對待檔案管理工作，不僅要有創新意識，還要真正落實到服務上，使機關辦公室檔案管理充分發揮其應有的作用。