信息技術發展背景下文書檔案管理改革措施探析

文/清遠市職工技術協作委員會辦公室 林婉丹

在當前的發展形勢下，文書檔案管理工作變得越來越復雜，但是受傳統工作模式的影響，當前文書檔案管理工作效率較低、缺乏對檔案管理工作的重視、沒有健全完善的文書檔案管理機制、檔案管理人員綜合素質不高等等，都是制約文書檔案管理工作質量提升的主要問題，如果不對文書檔案管理工作進行及時優化，根本無法滿足工作實際的需要，因此，提升文書檔案管理工作質量已經成為亟待解決的問題。信息技術的不斷發展，對于改變傳統文書檔案管理模式存在的缺陷、提升文書檔案管理質量、促進管理效率提升，都具有十分積極的作用。

一、傳統文書檔案管理在信息技術發展背景下存在的突出問題

一直以來，文書檔案管理工作都沒有得到應有的重視，許多文書檔案管理人員都認為檔案管理工作可有可無，并不是單位發展過程中的核心工作，因此在工作中出現十分散漫的狀態，不認真對待檔案工作的現象也是屢見不鮮，可以說，對于文書檔案管理工作不重視是影響檔案管理效率的重要因素。信息技術的快速發展給許多行業領域帶來了全新的發展契機，文書檔案管理工作也是如此，目前，文書檔案管理信息化已經成為發展的必然趨勢，也是文書檔案管理工作急需解決的重要問題。但是從當前的文書檔案管理工作來看，并不是所有單位都應用了信息化技術，許多單位還一直沿用傳統的文書檔案管理方式，管理工作效率較低，并且耗費了大量的人工成本和時間成本，造成文書檔案管理水平一直處于相對滯后的狀態，這是當前文書檔案管理過程中面臨的主要問題。

二、信息技術發展背景下文書檔案管理改革的有效措施

（一）需具備一支穩定的檔案管理人員隊伍和提高文書檔案管理人員的整體素質。在文書檔案管理實踐中，制約管理工作質量提升的一個主要原因就是管理人員流動性大且專業素質不高，因此，如何做好隊伍穩定工作和提高文書檔案管理人員的綜合水平，是提升文書檔案管理質量的重要環節。對此，檔案人員上崗前必須經過專業培訓，只有持證上崗，才能有效避免人員頻繁更換。檔案工作業務性很強，也就要求從業人員應該具備一定的檔案專業知識和信息化基礎知識，這樣才能在管理工作中實現不斷優化。有條件的單位可以聘請專家學者，針對全球信息數字化的發展，對文書檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓，從而提升檔案管理人員的信息化水平，為優化文書檔案管理模式創造良好的前提條件。

（二）加強文書檔案辦公自動化制度建設。在文書檔案管理過程中，影響辦公自動化水平的另外一個主要因素就是缺乏健全完善的管理依據。因此，針對這個問題，有關部門應該積極重視，并且及時采取有效措施，制定相關的法律法規，從而為文書檔案管理改革提供充足的法律依據，也可以在一定程度上規范管理工作流程，實現文書檔案管理的規范化和標準化。在此過程中，有關部門應該結合文書檔案管理工作實際，針對信息化建設中存在的問題和缺陷，制定法律法規，并且在檔案管理過程中嚴格按照法律規范執行，包括文書檔案管理、材料的使用、檔案的核對和調用等等。在執行過程中，如果一旦發現制度中存在問題或者有與實際工作不符的情況，應該及時對其進行調整，從而提高檔案管理工作的質量和水平。

（三）不斷優化文書檔案管理信息化工作模式。在文書檔案管理過程中，缺乏完善的信息化管理模式，檔案工作機制不健全，是制約檔案管理質量提升的主要問題。對比傳統的檔案管理模式，信息化管理具有快捷、高效等特點，不僅便于查閱利用，更大大提高了工作效率。在具體的工作實踐中，要積極建立完善的文書檔案管理信息化工作機制，規范文書檔案管理流程。同時，通過對檔案管理模式進行信息化優化，改掉傳統管理模式存在的缺陷和弊端，促進傳統與現代檔案管理的共存與發展。

（四）完善檔案信息安全保障機制。檔案信息在各大領域中的重要性不言而喻，信息時代，檔案信息量越來越龐大，其不安全性特點也越來越明顯。因此，必須不斷對檔案信息安全保障機制進行完善，以提升其安全性。首先，要確保檔案保存環境的安全，即確保檔案數據庫的安全，要不斷提升安全意識，通過加密管理、登錄身份驗證等方式，預防不法分子入侵。其次，要確保檔案應用的安全，可采用各種先進技術與管理措施，對計算機網絡系統進行監控，安裝最新版本的殺毒軟件，同時定期對檔案進行備份，以防其受損、丟失。