試論高校文書檔案的科學(xué)化管理

文/安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院 龍萍

在高校文書檔案管理工作中，傳統(tǒng)的工作模式操作復(fù)雜，而且效率低下，難以滿足信息的有效共享和使用，給文書檔案管理工作帶來了消極的影響。新時(shí)期文書檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，這就需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的信息素養(yǎng)，從而更好地適應(yīng)文書檔案管理工作的需要。

一、高校文書檔案管理的重要性

對(duì)于高校文書檔案工作來說，隨著高校的發(fā)展而不斷地形成，是高校發(fā)展軌跡和路線的真實(shí)反映。文書檔案管理工作，能夠更好地反映高校發(fā)展過程中的真實(shí)情況，從而為監(jiān)督高校管理工作提供了科學(xué)的依據(jù)。對(duì)于高校文書檔案管理工作來說，它滲透到了高校發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)中，能夠如實(shí)地反映出高校管理水平，能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)管理活動(dòng)中的不足，從而為高校管理評(píng)估活動(dòng)提供了支持。例如在高校后勤管理的過程中，涉及的經(jīng)濟(jì)利益比較多，通過加強(qiáng)對(duì)后勤相關(guān)文書檔案的管理，加強(qiáng)與財(cái)務(wù)等工作的協(xié)同，能夠有效地發(fā)現(xiàn)后勤支出方面的漏洞，最終維護(hù)了高校的經(jīng)濟(jì)利益。

二、高校文書檔案管理工作存在的問題

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中主要依靠人力來完成，需要人工進(jìn)行分類等，這種工作方式需要花費(fèi)大量的人力、物力和精力，而且效率低下。部分高校對(duì)于文書檔案管理工作不夠重視，表現(xiàn)在檔案管理?xiàng)l件比較差，沒有足夠的安全防護(hù)措施，難以滿足檔案管理的現(xiàn)代化要求。例如對(duì)于檔案查閱沒有建立嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度，在文件查閱方面不設(shè)防，最終導(dǎo)致檔案丟失、破壞現(xiàn)象比較嚴(yán)重，嚴(yán)重地影響了檔案信息的完整性。在傳統(tǒng)的檔案管理中，其載體主要是借助紙質(zhì)來實(shí)現(xiàn)的，在這種情況下，檔案載體的保護(hù)要求比較高，容易受到病蟲害以及火災(zāi)等條件的影響，導(dǎo)致檔案的保存期限比較短，防護(hù)投入比較大，不利于檔案信息的合理利用。此外，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，只重視檔案的保存，對(duì)于檔案信息的開發(fā)利用不足，沒有充分地挖掘檔案信息的價(jià)值。對(duì)于檔案信息來說，當(dāng)它們以比較分散的形式存在時(shí)，往往難以發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在的規(guī)律。在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的支持下，能夠充分地發(fā)現(xiàn)相關(guān)關(guān)聯(lián)信息之間的聯(lián)系，從而能夠更好地挖掘其價(jià)值。

三、提高高校文書檔案科學(xué)化管理水平的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)。高校文書檔案工作是高校文化建設(shè)的組成部分，也是高校歷史發(fā)展軌跡的真實(shí)反映，對(duì)于提高高校的形象和聲譽(yù)等具有重要的影響。在新時(shí)期，應(yīng)當(dāng)不斷地提高管理人員對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，將文書檔案管理工作作為高校軟實(shí)力的重要組成部分，將其作為對(duì)外宣傳的窗口，從而使更多的人了解高校的發(fā)展歷史和輝煌成就，從而擴(kuò)大在社會(huì)中的影響力，吸引更多學(xué)子的目光和注意力，提升高校的招生質(zhì)量。

（二）積極借助信息化技術(shù)。對(duì)于高校文書檔案管理工作來說，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能提高檔案管理的效率。特別是隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在日常的工作中會(huì)形成非常多的檔案信息，文書檔案工作面臨著巨大的壓力。在信息管理系統(tǒng)的幫助下，文書檔案管理工作的效率大大地增強(qiáng)，而且能夠有效地實(shí)現(xiàn)信息的共享，同時(shí)也防止了出現(xiàn)信息丟失等情況。信息管理技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案的模塊化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)互不干擾、相互獨(dú)立等，提高了文書檔案管理中的安全性。此外，在利用信息技術(shù)的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的管理，建立防火墻等安全防護(hù)技術(shù)，防止檔案信息因?yàn)楹诳汀⒉《镜纫蛩囟鴮?dǎo)致檔案信息的丟失、不合理使用等。因此在日常的工作中，應(yīng)當(dāng)提高安全防護(hù)意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)訪問管理權(quán)限，從而確保信息的安全。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。高校文書檔案管理工作，看似比較簡(jiǎn)單，但是其對(duì)工作技能的要求比較高，需要專業(yè)化的人才隊(duì)伍。在文書檔案管理工作中，隨著其對(duì)信息處理要求的不斷提高，對(duì)于工作人員的個(gè)人能力和專業(yè)素質(zhì)也提出了更高的要求。因此高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文書檔案人才建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作人員的培訓(xùn)，不斷地提高他們的專業(yè)技能，提高他們的職業(yè)道德，自覺地遵守相關(guān)檔案保密法的規(guī)定。積極地加強(qiáng)與同行業(yè)文書檔案工作人員的交流，到其他高校進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)等，學(xué)習(xí)其他高校在文書檔案方面的經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的工作方法。此外還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人才的引進(jìn)工作，聘用文書檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)人才，加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

四、結(jié)束語

加強(qiáng)文書檔案管理工作，對(duì)于實(shí)現(xiàn)高校文書檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，對(duì)于提升高校的管理水平具有積極的影響。為了滿足新時(shí)期高校文書檔案管理工作的需要，應(yīng)當(dāng)完善文書檔案管理制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理工作的資金投入，從而確保高校檔案管理工作的有序、穩(wěn)定進(jìn)行。