公共資源交易項目檔案的管理與發展

文/肇慶市公共資源交易中心 李佩英

現階段，全國范圍內均在積極開展公共資源交易平臺整合工作，其重點就是“統一服務平臺、統一制度規則、統一信息共享、統一專家資源”，在公共資源交易平臺中逐漸加入一些分散項目，包括工程建設項目招投標、土地使用權與礦業權出讓、國有產權交易、政府采購等，最終讓“平臺之外無交易”的目標順利實現。而不斷整合的公共資源交易平臺，也以較高的標準來要求公共資源交易項目檔案管理工作，所以對公共資源交易項目檔案的管理與發展展開探討具有重要意義。

一、公共資源交易項目檔案管理分析

（一）完善檔案工作制度，明確檔案收集范圍。“沒有規矩不成方圓”，公共資源交易項目檔案管理必須有工作制度來約束和指導，才能保障項目檔案管理工作順利開展。項目檔案工作制度應明確歸檔范圍、時間與質量要求，確定檔案保管期限，規范檔案資料整理編號辦法，制定鑒定規則、統計方法和借閱制度，并明確各部門職責。按照“誰代理，誰立卷，誰移交”的原則，確定立檔資料的收集范圍，包括初步設計概算審批材料、交易事項核準審定材料、委托中介或自行招標核準材料、項目評審材料、資產評估及拍賣材料、交易過程形成的各種材料、合同文本、投訴舉報與案件查處材料、標后監查材料、不良行為記錄及公示材料等必不可少的資料一定要收集歸檔。

（二）抓住重點，注重實效，提高利用價值。在檔案工作中不分主次，眉毛胡子一把抓，就不能突出重點，提高利用價值。根據歷年招投標檔案調閱利用發現，許多利用取證材料都需要從完整、有效、可用檔案資料中挖掘出來。如果檔案的真實性、完整性、有效性不充分，檔案資料的實證性就存在疑問。例如開標工程資料必須為原件，招標代理合同、中標人投標文件、中標通知書不能以復印或掃描件代替，項目驗收檔案必須有單位蓋章、負責人簽字、日期填寫等。

（三）嚴明項目歸檔責任，嚴肅處理違規違紀。公共資源交易項目立檔責任人負有收集、整理、立卷、裝訂、移交的責任，代理招標或采購的機構在檔案工作中出現問題，應該按照相關規定進行處理，例如扣分或暫停代理業務，相關人員在工作中違規違紀，應按相關決定進行處理；代理機構表現良好應予加分或通報表揚，相關人員表現突出應給予精神與物質獎勵。

（四）嚴抓保密工作，確保檔案安全。首先，所有參與檔案工作的專職或兼職人員均應簽訂《項目檔案保密協議》，以增強他們的保密意識。其次，嚴格執行項目檔案調閱審批制度，原則上項目檔案不得外借，調閱人員必須填寫登記表，并經相關領導簽批后才允許調閱。再次，嚴格執行進出庫房登記制度，只有特定工作人員才準許進入庫房，并且獲許進入庫房的人員應將手機、相機、U盤等隨身用品交由指定人員保管，避免私拍和記錄檔案資料。

二、公共資源交易項目檔案“互聯網+”項目檔案管理發展

當前，快速發展的互聯網技術相應推動了公共資源交易行業的發展，為保證其可持續發展的順利實現，立足于公共資源交易平臺整合，對電子化招標加強發展就顯得很有必要，而這樣做主要是因為有效整合的交易平臺與不斷增多的進場交易項目，讓實際的發展需求已無法再從傳統的紙質管理方式中得到滿足。而這就需要對“互聯網+”的項目檔案管理予以大力發展，具體需做好以下幾方面：一是加強應用互聯網，同時以互聯網平臺為媒介慢慢向電子化管理過渡。二是公共資源交易監管部分在向電子化操作過渡時，需對同級檔案行政管理部門的業務指導予以重視。三是鑒于公共資源交易項目和項目檔案數量繁多，因此在對項目檔案電子化所需設備進行采購時，一定要把部分高配置設備作為優先選擇對象，特別是在有電子光盤時，一定要以檔案及光盤為主，如此方可長時間保存電子檔案。四是項目檔案電子化管理可將招標的方式利用起來，選擇具有較好檔案管理資質的企業，進而選出專業人員來管理檔案，從而提高電子化項目檔案管理水平。五是“互聯網+”項目檔案管理的實現，主要是慢慢將傳統的紙質化項目檔案管理摒棄，進一步應用互聯網。傳統的項目檔案管理主要利用存檔機構對項目檔案進行存檔，完成方式以人工為主；而“互聯網+”項目檔案管理模式則利用互聯網進行辦理，促進項目檔案利用效果的提高，簡化調檔環節，從而降低了經濟成本、工作時間和查找難度。

三、結語

深入推進的公共資源交易市場化改革，使得統一的公共資源交易平臺正在慢慢建立中，由此也將更多的發展與變革機會帶給了公共資源交易項目檔案工作，面對日益增多的項目門類與增大的數量，就必須加強管理項目檔案，促進檔案管理的水平，切實將公共資源交易項目檔案的作用發揮出來。