中職學校檔案管理現狀及對策探析

文/西安航空職業技術學院 彭梅

一、中職學校檔案管理的現狀

（一）學校領導不夠重視，檔案意識較為淡薄。中職學校的定位是為了更好地開展職業教育教學以及為廣大學生提供更好的就業指導。加之最近幾年，普通高中的入學率全面提升，進而導致中職學校在招生方面出現了一定的困難，生源缺乏、生源質量成為困擾學校領導的主要問題。在這樣的背景之下，學校領導更加重視的是招生與教育教學的改善，所以很難重視學校檔案管理工作。雖然說中職學校的檔案管理工作不能產生直接的效益，也無法提升學校的知名度與影響力，但是作為一項基礎性工作，其重要性不言而喻。由于領導不夠重視，導致學校檔案管理不規范、不科學，檔案管理整體水平低下。

（二）沒有結合中職學校特點建立檔案管理制度。倘若要讓檔案管理的各項活動能夠有效開展，那么必須要有配對的檔案管理制度予以支持。但是由于各種因素的影響，很多中職學校沒有建立對應的檔案管理制度。主要體現在：第一，沒有對歸檔時間進行嚴格的規定，所以很容易出現這樣的兩種情況：一種情況是檔案即時產生即時完成歸檔，這種方式容易增加移交工作量；另外一種是經過長達幾年的時間而產生的檔案資料，在一定時間一并移交。這種情況下，檔案資料會在形成者的手中被保管很長的時間，不僅容易被損壞、遺失，而且也會影響到檔案的整體性、真實性、客觀性。第二，沒有對歸檔范圍進行嚴格的規定。倘若沒有歸檔范圍、沒有明確的標準，一方面增加了移交工作的難度，導致應該被歸檔的資料沒有被歸檔，而不應該被歸檔的資料卻存在檔案資料之中，這些都會影響移交工作的開展。另外一方面，沒有明確的歸檔范圍，會導致檔案管理人員無法按照歸檔范圍開展管理工作，進而影響到檔案本身的價值與作用。

（三）中職學校檔案管理信息化水平較低。檔案管理工作往往無法得到中職學校的重視，所以在資金、人力 、物力方面投入比較少，其中關于信息化建設方面的投入更少，導致信息化水平低下，主要體現在這些方面：沒有根據中職學校檔案工作的特點，建立對應的檔案管理系統；沒有配置對應的信息化設備；沒有建立相應的信息化管理與維護團隊；其中部分檔案沒有及時掃描上傳，在使用的過程中，只能通過查閱案卷目錄進行查找，手工進行檢索，其效率低下，不利于當前檔案管理的發展。檔案信息化建設資金投入比較大，對于很多中職學校來說具有一定的負擔，難以承受或者有心無力。目前，很多中職學校只是建立了初步的信息化檔案管理體系，將其中一部分基建檔案的圖紙進行掃描，形成了電子版檔案資源，但是還有很多檔案信息依然以實體形態進行保存。

二、加強中職學校檔案管理的對策

宣傳是一種可以讓理念深入人心的良好手段。中職學校內部應該主動積極開展關于檔案工作的宣傳活動，比如邀請一些檔案專業人員到學校開展演講活動，通過演講的形式，讓學校領導、教職工、學生以及檔案管理人員都能夠正確認識檔案的價值以及檔案工作的重要性，從而提升全員檔案管理意識，在學校內部形成良好的發展氛圍。要加強組織培訓。提升檔案管理意識，中職學校還需要組織檔案管理人員接受專門的培訓，不斷學習檔案管理的專業知識，樹立正確的檔案管理人員應該具備的職業道德。在組織培訓的支持下，既能夠提升檔案管理人員的檔案意識，同時也能提升其專業素質，使其檔案管理工作能夠朝著專業化、科學化、規范化方向不斷發展與進步。

（一）建立并完善檔案管理制度。根據國家相關法律法規以及中職學校的實際情況，建立并完善檔案管理制度，使檔案管理工作做到有據可依。根據檔案管理工作的特點，需要建立諸如檔案利用制度、保密制度、統計制度、歸檔制度、崗位責任制度以及檔案管理應急方案等，在制度的約束下，讓檔案管理員以及相關教職工能夠明確歸檔的時間、范圍以及保管期限。與此同時，要求每一位檔案管理人員在實際的工作中嚴格按照檔案管理制度開展工作，使檔案管理工作更加規范化、標準化。

（二）加強檔案管理信息化建設。加強中職學校檔案管理信息化建設的力度，有利于檔案管理、查閱以及使用。原件掃描是檔案信息化建設的基礎工作，從而降低對原件的使用率，不僅起到了對原件的保護作用，同時也方便后續查閱與使用。檔案管理信息化建設能夠讓檔案信息更加全面、詳細，有利于對檔案信息進行二次開放，進而為中職學校行政管理與教育教學工作開展提供更好的服務。中職學校還需要意識到檔案信息化建設，要做到與時俱進，結合學校自身實際情況，逐步加強資金與人力方面的投入。檔案作為基礎性工作，只要基礎做的好，其他工作便能更加有效率地開展。

三、結語

綜上所述，隨著市場經濟的發展，中職學校的重要性越來越明顯，雖然受到各方面因素的影響，但是自身發展必須得以完善。檔案管理作為一所學校發展的基礎性工作，應該得以重視，且盡快納入中職學校日常管理任務當中來。通過宣傳手段、建立檔案管理制度以及不斷提升信息化建設等等手段，促使檔案管理工作能夠為學校各項工作的開展提供更好的服務。