淺談辦公自動化環境下檔案管理的必要性與可行性

文/武漢市漢陽市政建設集團公司 陳曉玉

眾所周知，在國有企業的發展當中，檔案不僅記錄了企業發展的歷程以及發生的重大事件，也存儲了大量的成果，為企業的創新發展奠定數據基礎與保障。在近幾年國有企業體制不斷改革的發展趨勢下，檔案管理備受關注，并且呈現出自動化與現代化局面，尤其是在辦公自動化環境下，國有企業檔案管理一改傳統繁瑣的流程，應用現代技術實現了檔案管理的有效發展。

一、辦公自動化的基本概述

從理論上分析，所謂的辦公自動化主要是應用計算機技術進行辦公，以此實現信息的自動傳輸、發送以及存儲。利用辦公自動化可進一步加快信息之間的流動，提高信息的可靠性與真實性，在與傳統檔案管理的對比中，可清楚地了解到，辦公自動化在一定程度上提高了檔案管理的工作效率，增強了檔案的完整性與可靠性，并且符合當前時代發展的要求，對推動國有企業而言意義重大。

二、新時期辦公自動化環境下檔案管理的必要性

近年來，國有企業紛紛進行了變革，其檔案的數量越來越大，涉及的范圍比較廣闊，要想真正推動國有企業的創新發展，則需要從辦公自動化角度出發，實現檔案管理的有效變革。其中，在辦公自動化環境下，國有企業檔案管理的必要性主要體現在兩點：第一點是能夠促使檔案管理更加安全與穩定。眾所周知，傳統紙質檔案在很多情況下會出現損壞，無法保證其完整性，并且存儲所占用的空間比較大，但是在辦公自動化環境下應用電子檔案，其壽命要比紙質檔案更長，在讀取檔案以及存取檔案方面比較容易，甚至還可以根據選擇的情況進行網絡傳輸，減少存儲空間以及存儲風險；第二是檔案管理更加及時與有效。在辦公自動化環境下，可實現檔案與網絡的相互整合，特別是文書處理與檔案管理呈現出一體化的局面，在這種發展背景下，處理文書的時候可實現對電子檔案的管理，減少工作流程，提高工作效率，盡可能避免文件遺漏現象的發生。

三、辦公自動化環境下檔案管理的可行性對策

（一）完善管理標準。現階段，國有企業檔案管理的工作流程涉及的步驟比較多，包括了歸納、整合、搜集、保存、編排等等，這一系列的步驟均在一定程度上保證了檔案管理的有效性，在新時期為實現檔案管理的有效發展需要制定完善的管理標準，并符合國家檔案部門的相關規定。其中如果文件管理與檔案管理是處于分離狀態的，那么則會出現越權問題，對此筆者認為工作人員需要做好把關工作，開展高效率管理工作，除此之外還有在業務流程方面保證文件的處理歸檔以及存儲符合基本的要求與規范問題，真正做到安全歸檔。

（二）提高檔案管理人員的素養。在國有企業檔案管理當中，檔案管理人員扮演了重要的角色，發揮了重要的作用。在新時期，我國國有企業的發展已經成為社會經濟中不可或缺的一部分，尤其是在國有企業轉型與變革的時候，檔案數量越來越多，這在一定程度上會增加檔案管理人員的工作量。還有一點是在當前科學技術的不斷發展下，各類新技術的出現，促使檔案管理趨于科學化與現代化，每一位檔案管理工作人員都需要從本質上出發，駕馭這些新技術與新方法，做好檔案管理工作才是正確之道。筆者認為國有企業需要根據實際的發展情況對檔案管理人員進行培訓與再教育，為檔案管理人員提供更多的學習機會與進修平臺，不斷優化檔案管理人員的知識結構，提高其綜合素養以及職業道德修養，這樣才能進一步適應辦公自動化環境的需求。

（三）構建完善的檔案管理子系統。一般而言，在對辦公自動化系統進行分析中可了解到子系統是十分重要的，且子系統的好壞關系到了辦公自動化系統的有序發展，尤其是國有企業檔案資料數量比較多，所以需要做好系統管理工作，要將電子文件的調用加以充分保障，實現文檔管理的有效性以及保存的全面性，這樣可促使文檔得到正確的分類。除此之外，在電子文檔的應用當中，還可與紙質文檔相互整合，為檔案管理提供雙重保證。

四、結語

總而言之，在當前時代的不斷發展下，辦公自動化環境已經成為國有企業檔案管理中不可或缺的一部分，可改變傳統檔案管理所存在的缺陷與不足，提高檔案管理的有效性。另外，國有企業領導者與管理者需要從整體角度出發，進一步認識到辦公自動化環境的重要性，制定完善的管理標準，提高檔案管理人員的工作素養，構建完善的管理子系統等等，如此一來才能真正將現階段國有企業檔案管理中所存在的缺陷進行彌補，實現檔案管理的科學性與現代性，為國有企業的創新發展奠定基礎保障。