人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析

文/山西省陽泉市社會保障網絡管理中心 李瑞敏

一、人事檔案管理信息化建設的必要性

首先，隨著社會信息化進程的不斷加快，人類社會活動的主要資源便是信息，且人事檔案也屬于個人成長的主要載體，在人力資源管理方面占據著十分重要的地位。而加之人事檔案面向開放化與社會化轉變，也為人事檔案信息化建設工作提供了更多的便利條件，滿足了我國檔案信息化管理的基本需求。其次，人事檔案信息化管理的主要載體便是計算機與網絡技術，其改變了以往傳統紙質承載方法，可以在電子文件中保存檔案信息，不但可以避免信息丟失問題，且還可以為人事管理工作提供更全面的信息。由此可見，人事檔案管理的信息化建設可以有效提升檔案的使用效率，并提升其保存的安全性。再次，人事檔案管理會涉及大量信息，企業通過網絡技術可以實現實時更新，改變了以往紙質管理流程的繁瑣性，也降低了工作人員的勞動量。同時，信息數據庫中記載了大量關于員工與管理人員的考核管理信息，為領導此后的決策提供了更多幫助。對此，人事檔案信息化建設可以有效加快檔案信息的更新速度，也提升了檔案管理的運行效率。最后，在人事檔案信息化管理過程中，工作人員主要利用計算機技術完成檔案的查詢、修改以及更新等工作，不但可以有效保證原始檔案信息的客觀性，且還可以避免檔案被損壞。同時，人事檔案信息的管理基礎在于尊重員工，只有得到了員工的認可，檔案才具備使用價值。而在與員工溝通期間，可以消除更多矛盾，體現了人性化服務特點。由此看出，人事檔案信息化建設可以有效提升人力資源管理水平，確保企業創建和諧的勞動關系。

二、人事檔案管理信息化建設策略

（一）強化信息化建設的指導思想。隨著信息化建設的深入進行，人事檔案信息化建設也需要開發自動化的信息管理系統，并充分體現其即時性、動態性以及便捷性。對此，必須強化人事檔案信息化建設的指導思想，明確信息化建設的基本意義，對人事化檔案信息建設工作提出更高的要求。首先，檔案管理人員必須具備積極向上的態度，且敢于創新，以充分利用各種先進的信息技術。其次，應有效提升檔案管理人員的檔案意識，且在檔案管理過程中應堅持以人為本的思想，由全局考慮，做好各項管理工作的組織安排計劃，充分調動檔案管理人員的工作積極性。最后，檔案管理工作應由實際出發，工作人員需要在實踐之中提升檔案管理的信息化水平，并總結相關問題，找出相應的解決措施，以便促進人事檔案信息化建設工作的順利開展。

（二）實行一體化管理。在人事檔案信息化建設過程中，工作人員應充分采用科學的管理手段，并不斷加強電子檔案的管理工作，確保檔案信息的完整性、安全性以及有效性，更好地實現檔案信息的資源共享，確保充分使用計算機技術完成人事檔案的管理業務，比如建檔管理、歸檔管理、檔案盤點、檔案處理以及檔案綜合查詢等，確保檔案信息接收、傳送、儲存以及管理的一體化，確保人事檔案管理工作的一體性。

（三）營造良好的檔案信息化管理氛圍。在人事檔案信息化建設過程中，工作人員應為其營造良好的氛圍。一方面，應詳細規劃政務信息化建設進度，并將檔案管理信息化建設工作納入其中，引導檔案管理人員學會創新。另一方面，應健全檔案信息管理的培訓與激勵機制，注重發展企業文化，為檔案信息化建設創造良好氛圍，有效推動人事檔案管理信息化建設的順利進行。

（四）加大人事檔案管理信息化軟件的研發力度。人事檔案管理的信息化建設需要一定的信息操作平臺，這便需要檔案管理人員與科技人員加大信息化軟件的研發工作，更新升級各種操作軟件，從而建立完整可行的檔案信息數據管理系統。在建立檔案數據管理系統時，工作人員應明確系統的具體使用功能，確保系統的格式管理、查詢功能、交換功能、維護功能以及代碼功能。在人事檔案信息化管理過程中，信息庫中存在全部的人事工作數據，且這些數據需要重復利用，對此人事檔案管理信息化建設的關鍵在于建立信息數據庫系統，提升數據庫的服務質量，增強系統的可靠性、統一性與安全性，這樣才可以真正提升人事檔案的使用效率，從而真正加快人事檔案管理信息化建設的發展腳步。

三、結束語

作為社會的重要資源，人事檔案屬于人力資源開發的重要依據，也是人力資源管理工作的重要內容。且隨著社會經濟的不斷提升，企業對人才的標準要求也變得越來越高，人事檔案的作用變得更為明顯。對此，企業必須做好人事檔案信息化建設工作，提高檔案的使用效率，從而確保管理主體更好地服務于社會。