網絡環境下圖書館檔案管理工作創新途徑分析

文/宿遷市圖書館 趙凱

網絡技術的發展為圖書館的生存和發展帶來了巨大的沖擊，在此背景下，圖書館必須要加強管理工作，而檔案管理工作是圖書館管理工作重要的組成部分。網絡背景下，傳統的檔案管理工作模式已經無法滿足現代工作的需要，迫切需要完善和創新。因此，針對網絡環境下如何創新圖書館檔案管理工作途徑進行研究具有非常重要的現實意義。

一、網絡環境下檔案管理工作的變化

（一）創新性。網絡環境下，圖書館檔案信息資源除了紙質檔案資料以外，還包括視頻資料、音頻資料、圖像和圖形資料等，同時，網上檔案信息可以通過網絡進行閱讀和傳輸，為用戶的使用提供了方便。這就要求圖書館檔案管理工作緊跟時代的步伐，根據管理對象的變化，創新管理方法，將信息管理與知識管理有機地結合在一起。例如，利用網絡優勢，進一步推進檔案管理的智能化建設，提高管理效率。

（二）便捷性。網絡技術的發展，為人們獲取信息與知識提供了便捷，通過網絡人們可以獲得自己需求的信息與知識。同時，網絡技術也為圖書館檔案資料的管理提供了便捷，比如，為了妥善保存原始資料，可以借助掃描技術將紙質資料中的內容轉變為圖片，然后再利用網路對圖片進行傳輸，從而有效地提高了檔案管理的便捷性。

二、網絡環境下圖書館檔案管理工作的現狀

（一）時事檔案。時事檔案主要指的是關于國內外學術交流內容、重大活動以及重要來訪者信息等內容的記錄。目前，圖書館檔案管理人員往往忽視了時事檔案的記錄，一方面是因為圖書館日常工作的影響。另一方面則是由于時事檔案的信息量通常比較大。

（二）政文檔案。政文檔案主要包括圖書館規章制度、日常電話記錄和會議記錄、工作日志、年度計劃、發展規劃以及黨政材料等方面的內容。圖書館政文檔案往往難以備齊，這主要是由于圖書館工作人員間綜合素質存在差異及各部門間發展不平衡所造成的。

（三）人事檔案。圖書館人事檔案主要包括用戶檔案和工作人員檔案兩個部分。其中，用戶檔案主要包括用戶的個人信息和借閱卡，而工作人員檔案則主要包括圖書館人員配置、人事變動以及工作人員培訓記錄、考核情況、業務成績、工作考勤等內容。網絡環境下，用戶檔案管理工作的很多操作都需要在計算機上進行，如果工作人員操作不當就會使用戶的隱私權遭到侵犯，甚至有可能會使得用戶的個人信息遭到泄露，給用戶帶來損失。

（四）業務檔案。業務檔案是指有關圖書館工作的信息資料，主要包括各種工作的問題、要求及進度等方面的文字記錄，還有關于工作的圖片影像、論文報告、后期總結等。許多業務檔案都沒有在檔案室進行備案，因此，需要工作人員進行業務檔案的回收工作，在一定程度上造成了人力、物力、財力的浪費。

（五）設備檔案。顧名思義，設備檔案指的是關于圖書館各項設備的記錄，主要包括設備的招標記錄、采購記錄、使用記錄、檢修記錄及處理記錄等內容。目前，圖書館的設備檔案管理工作中還存在著一定的不足，比如，在采購設備時，指標不明確，造成設備的初始記錄存在漏洞。

三、關于創新圖書館檔案管理工作的途徑分析

圖書館檔案具有一定的歷史價值，構建完善的圖書館檔案管理系統，是時代發展的必然要求，同時也是反映圖書館發展軌跡的重要依據。圖書館檔案中的資料記錄著國家建設過程中發生過的各種事件，可以說這些資料是我國建設的歷史見證。此外，圖書館檔案資料中還具有一定的藝術啟發價值，很多現代藝術創作的靈感就來源于圖書館檔案材料。圖書館檔案資料還是重要的評估依據，它不僅為檔案管理工作的評估提供了重要的參考價值，而且為圖書館工作業績的評估及圖書館等級的評定提供了重要的評估依據。因此，積極探索關于創新圖書館管理工作的途徑是非常有必要的。

（一）創新工作模式。網絡技術和數字化技術的應用及發展，極大地改變了圖書館檔案管理工作的環境，在此環境背景下，檔案管理人員應該迎合時代發展的需要，以實際情況為依據，創新工作模式。圖書館傳統的檔案管理模式是以人工為主，不僅效率不高，而且為用戶所提供的信息服務具有局限性。網絡環境下，圖書館應該充分利用網絡優勢，構建檔案信息化管理模式和網絡工作平臺，為各部門提供線上服務。通過線上服務，提高各部門間信息交流的效率，使各部門間的配合更加緊密，充分發揮檔案管理的整體優勢。網絡環境下，圖書館檔案管理過程中應該加強各類數字化信息技術的應用，從而將檔案信息資料完整、安全、長期地保存下來。

（二）提高管理人員的專業素質。目前，大多數圖書館檔案管理人員的綜合素質有待進一步提升，尤其是在網絡技術飛速發展的背景下，加強管理人員的培訓，提高管理人員的專業知識和技術水平是非常必要的。管理人員的培訓工作主要包括兩個方面：一是專業技術的培訓。幫助管理人員掌握更多的檔案知識和計算機技術，尤其是要掌握現代化檔案管理系統的操作方法和技巧，從而提高檔案管理工作的效率。二是安全意識的培訓。網絡技術在檔案管理工作中為人們提供便捷的同時，也帶來了許多安全問題，這就要求不斷提高管理人員的安全防范意識，運用防火墻、電子身份認證等技術保證檔案的安全性。

（三）設立專項資金。圖書館管理人員應該積極與政府相關部門協商，申請設立專項資金用于檔案的管理。圖書館管理人員還可以通過上級補貼、社會捐款等途徑來爭取資金。此外，要加強財政監管，檔案管理工作需要用到的設備，比如溫濕度計、檔案柜、攝像機、掃描儀、照相機和復印機等要及時申請采購，以保證檔案管理工作的質量和效率，但是，設備的采購工作一定要嚴格按照相關程序進行，防止出現貪污腐敗的現象。

（四）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利開展的重要前提和有效依據，檔案管理制度主要包括安全保密制度、存放和保護制度、整理收集制度以及責任劃分制度等。如果沒有一套完善的檔案管理制度，不僅很容易導致檔案資料的混亂，甚至有可能造成一些保密檔案資料的外泄，后果不堪設想。網絡環境下，更應該注重檔案管理制度的完善，只有制度完善了，才能使檔案管理工作有章可循，規避風險和漏洞的產生，提高工作的效率和質量。

（五）構建檔案信息的資源體系。隨著網絡技術和計算機信息技術的發展與應用，全國圖書館檔案信息的資源體系正逐步形成。在此背景下，圖書館相關工作人員在實際檔案管理工作中要積極探索網絡信息技術的應用，加強檔案信息庫和數據庫的構建，實現檔案管理的合理化、科學化、智能化，從而進一步促進檔案信息基礎數據的利用和開發。

四、結語

總而言之，網絡信息技術的發展為圖書館檔案管理工作帶來了便捷，也為檔案管理工作提出了創新的要求。圖書館時事檔案、政文檔案、人事檔案、業務檔案和設備檔案管理工作中或多或少存在一定缺陷。要想做好檔案管理工作，就需要相關管理人員積極創新工作模式，提高工作人員的綜合素質，設立專項資金，完善檔案管理制度，并構建檔案信息的資源體系，促使檔案管理工作質量和效率的提高，推動圖書館長遠發展。