檔案數字化管理模式在高校檔案管理中的作用

文/西安外事學院檔案館 董金玲

檔案管理數字化是伴隨著現代電子信息技術的發展應運而生的產物。電子文檔和紙質文檔相比，電子文檔不受時間、地域限制，在儲存條件方面要求相對較低。檔案數字化管理大大提高檔案管理工作者的效率，并且檔案數字化在當今信息技術水平不斷提高的背景下，已經成為時代發展的必然趨勢。本文對檔案數字化管理模式展開研究，包括管理人員和方法方面，并提出建議，擬使檔案管理操作更加人性化。

傳統檔案是指組織及個人形成的對國家、社會和單位有保存價值的各類文字、圖片等形式的記載。隨著社會的發展，對檔案管理者的工作也提出了新的要求。計算機技術發展的突飛猛進，使檔案數字化管理逐漸顯示出其優越性，通過數字化的檔案管理，不僅提高檢索速度，也擴大了查詢范圍，提高了工作效率。改變了紙質文檔查閱的繁瑣步驟，避免了借閱對紙質文件造成的損壞、丟失等風險。

一、檔案數字化管理的特點

傳統檔案管理具有閱讀的局限性和時間的局限性。數字化的檔案管理模式，是伴隨著現代科學技術的進步應運而生的產物，與傳統檔案管理模式相比，檔案數字化管理不受時間和空間的限制，增強了檔案原件被保護的不可替代的先進性。以目前的社會管理模式看，傳統的檔案管理方法已經無法滿足現代社會的發展需求，此時，先進的數字信息化管理模式獲得了良好的發展機遇。作為具有開放性、便捷性等特點的新型管理體系，檔案數字化管理明顯提高了檔案管理的質量、安全與效率，得到了多領域與多行業的認可。尤其在電子信息技術高速發展的今天，檔案信息化管理模式更是受到了人們的歡迎。與此同時，在眾學者以及科研人員的不懈努力下，檔案數字化管理系統擁有越來越多的功能，可以為高校檔案管理提供更加有力的信息技術支持。

高校檔案管理中采用傳統管理方式，需要大量的人工以及時間進行檔案的檢索與歸檔，浪費了不必要的人力和物力。但是，檔案數字化管理模式則能夠利用計算機系統實現便捷的檔案檢索與歸檔，使用者可以輕松地從諸多檔案當中篩選所需要的有價值的信息。另外，先進的檔案數字化管理模式能夠將傳統的紙質檔案生成電子版儲存到數據庫系統當中，便于保證信息的真實性和有效性，任何使用檔案的人均需要通過用戶名和密碼登錄系統，避免了資料丟失與任意篡改等問題的發生。

二、檔案數字化管理的作用

高校應用數字化管理模式進行檔案管理時，可以通過計算機技術篩選并儲存檔案，包括文字、視頻、音頻等檔案類型，避免了傳統管理模式中浪費大量人力與時間的情況發生，極大程度上提高了管理效率。對檔案數字化管理的具體作用進行分析發現，其主要包括以下幾個方面：

（一）數字化的管理模式管理簡便。數字化管理模式可以利用電子設備快速完成，只要輕輕敲擊鍵盤及鼠標，整個管理過程十分簡單，且效率比較高，整個管理過程井然有序，保證了數據、信息的完整性與可靠性。

（二）數字化的管理模式可以隨時進行數據的更新。每一位查詢者只需要擁有一臺計算機即可，不受時間和地域的限制，改變了傳統的需要手工翻閱檔案的繁瑣、費時、不易查到等缺點，以保證資料信息的時效性。現如今，數字化的檔案管理模式沒有傳統檔案管理那樣復雜。在對資料整理的環節中，主要依靠高科技電子設備進行自動化統計，節約了時間，節省了人力，也提高了工作效率；在資料的使用中，利用數字化的管理模式方便閱讀及管理；在資料的編排中，利用電子計算機的系統把相近資料編排在一起，可以更方便地對資料進行查找，同時還可共享資料，促進各高校之間的合作。

三、應用檔案數字化管理模式的策略

為了使檔案數字化管理工作有效開展，應加強以下幾點管理：

（一）對檔案管理人員進行各項培訓。培訓既包括計算機應用的技術培訓和檔案知識的業務培訓，還要學習檔案數字化信息的相關知識，只有通過學習了解檔案相關的知識，才能適應檔案信息化的發展。檔案信息管理人員需要具備嚴謹的工作態度和專業的操作技術。要努力提高檔案管理人員的工作積極性，在工作中調動他們的積極性，學習新的技術，加強檔案利用的思想，引起重視，充分認識到檔案工作的重要性，培養專業的、高素質的專業人才作為檔案管理工作人員。

（二）高校應加大對檔案管理資金的投入。完善管理體系，保障資料的安全，檔案管理人員應對檔案信息的管理做好保密工作，要有危險防范意識，定期對電腦系統進行維護，并做好加密工作，密碼不可外泄，以保證管理工作的順利進行，分管檔案管理的領導應聽取檔案管理負責人的匯報，定期了解檔案管理工作。要為檔案管理提供必要的物質支持，為高校檔案管理提供先進的設備。

四、結論

綜上所述，數字化的管理模式為高校檔案的管理節約了大量時間，提高了工作效率。高校檔案管理人員要做好自我管理，提高工作能力。高校應完善管理體系，加大對資金的投入，使得檔案數字化管理模式更加完善。我國檔案數字化管理處在探索階段，如何實現檔案管理的安全，建設完美的檔案數字化管理體系，依然是管理行業的發展目標。