干部人事檔案管理的現狀及策略研究

文/隴西縣人力資源和社會保障局 楊生俊

干部人事檔案是組織人社部門按照人事管理政策，在干部錄用、培養、選拔使用及日常管理工作中形成的記載干部個人學習工作經歷、錄用審批、工資晉升、職稱評聘、考核培訓等方面的內容資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案工作的重要組成部分。

一、干部人事檔案的重要性

干部人事檔案是人力資源管理的基礎。人力資源管理起始于人事檔案，以檔案記載為基礎。同時人力資源管理中的招聘與配置、培訓與開發、績效、薪酬、勞動關系等各環節又記錄在人事檔案中，因此人事檔案管理與人力資源管理工作密不可分。人事檔案是記錄一個人從高中到大學期間的學習成長及各種社會實踐活動，是高校畢業生就業及各單位選拔錄用的主要依據。在個人錄用審批、轉正定級、工作調動、職稱申報、辦理養老保險以及考研深造時，都需要使用人事檔案。因此人事檔案工作是人力資源管理工作的基礎性工作。

干部人事檔案是干部身份信息的原始憑證。干部人事檔案能夠歷史、全面、真實地反映干部本人的基本情況和成長歷程，其材料的歷史性、嚴肅性決定了它具有很強的參考價值，當干部本人對其個人信息提出異議時，可通過向組織提交申請，對存疑材料進行核實，而歷史遺留問題可參考的最有力證據就是人事檔案。

干部人事檔案是規范監督干部的有效工具。黨的十八大以來，中央八項規定頒布實施，對許多違紀的領導干部依法依紀懲處。凡是涉嫌違紀進行調查取證之前，首要環節就要查閱本人的人事檔案，從人事檔案中獲取三齡一歷等必要的信息，以明確當事人身份及工作經歷，并方便辦案人員核準取證信息，因此干部人事檔案也是規范監督管理干部的有效工具。

二、當前干部人事檔案管理中存在的問題

近年來，干部人事檔案管理整體工作水平有了很大提升，尤其是2015年全國人事檔案專項審核開展以來，人事檔案工作步入規范化建設軌道，檔案造假現象得到有效遏制。但在專項審核的工作實踐中，仍存在著一些不容忽視的問題：

（一）檔案工作人員隊伍力量薄弱。人事檔案工作數量大，做起來耗時費精力。相比人力資源管理其它工作，人事檔案工作枯燥、單純，需要特別細心，耐得住寂寞，因此很多人不太愿意干這項工作。以隴西縣為例，全縣52萬人口，機關事業單位工作人員12500人，人社局管理的副科級以下干部職工檔案就有11000份，按“千卷一人”的標準配備工作人員的話，就需要11名專職工作人員開展日常整理管理工作。但是受編制等因素限制，人社局機關全部工作人員僅有30人。要安排11名專職人員開展檔案工作顯然是不現實的，檔案管理人員只能身兼數職，導致對檔案工作精力投入不足。為了開展檔案專項審核及日常管理，只能從有關鄉鎮或其它單位借調干部。但借調的人員畢竟由于人事關系和身份特殊，人員流動快，難以靜下心來安心工作，工作效率和工作積極性得不到持續提高。根據調查了解，這種現象較為普遍，在其它很多縣市區的組織部、人社局不同程度存在檔案工作人員不足的問題。

（二）人事檔案材料分類歸檔不及時。人事檔案涉及干部人數多，類別多，面廣量大、情況復雜，加之檔案工作人員有限，各單位集中交來的工資晉升表、考核表、聘用合同等因數量多而來不及入檔，未能及時進檔只能以散材料形式堆放。收集了的應歸檔材料不全面、不準確。一些單位交來的應歸檔的材料還存在內容不完整，日期、簽字缺失，筆誤導致的涂改，印章不清晰等現象，不符合《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求，不能入檔。

（三）檔案信息化管理水平有待提高。隨著信息技術的不斷發展，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，但由于受經費及技術、人員等方面因素的制約，干部人事檔案管理只是把個人的基礎信息輸入了Excel表格，資料檢索、調閱檔案等仍用手工操作，無紙化、信息化管理基本沒有實現。干部人事檔案數字化建設要求對專項審核完成后的檔案進行數字化信息采集，包括整理編碼、檔案掃描、原始圖像制作、數據初審、高清圖像制作、數據復審，同時建設光盤離線備份和在線備份系統，有條件的縣區和單位建設智能化的檔案庫房。要實現這樣的目標，還得大幅度投入人力、物力、財力，提高技術及管理水平。

三、完善干部人事檔案管理的途徑

（一）把人事檔案工作擺在人力資源管理和干部管理的首要位置。人力資源管理過程中，人事檔案管理是重中之重，因為人力資源管理工作中的所有業務活動都是圍繞人事檔案信息來展開的，所以人事檔案管理工作應得到高度的重視。領導重視是做好人事檔案管理工作的前提條件，通過加大宣傳力度、普及檔案法律法規，以增強單位領導及各部門檔案管理意識、明確各自在檔案管理中的職責，并將人事檔案管理納入日常管理工作范圍，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、監督，及時發現問題解決問題。人事檔案管理不到位將對人力資源管理與開發起到阻礙作用。虛假的檔案材料會掩蓋其真實性，如果沒有了真實性，人事檔案也就失去了利用價值，導致人事管理混亂重重，出現許多不必要的麻煩。不對稱的檔案信息對未來人力資源配置的預測造成重大的影響，并將使組織失去更多的人才。因此人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護組織人力資源管理、促進人力資源可持續發展的重要保障，人力資源管理者應當把人事檔案工作擺在首要位置。

（二）按要求配備檔案工作人員，為檔案人員的晉升開辟綠色通道。配置專職人事檔案管理人員，檔案工作涉及的單位多、材料多，整理工作繁瑣，制度規定和上級要求嚴格，達標任務重，如同時開展其它崗位上的工作，就會分散精力。因此，應該按照“千卷一人”人數要求配備專職檔案工作人員，使她們一心撲在檔案工作上，這樣能減少差錯的發生。將檔案工作人員納入專業技術人員管理，按照事業單位崗位比例要求設置足夠的高級和中級專業技術崗位，為檔案工作人員暢通專業技術職務評聘和行政職務晉升的通道，讓檔案工作人員樹立工作的自信心，培養檔案工作人員的職業榮譽感，切實做到愛崗敬業。

（三）開展檔案業務工作人員培訓，提升檔案人員工作水平和效率。人事檔案管理人員良好的業務素質是促進檔案工作規范化管理的首要環節和根本保證，人事檔案管理人員要有較高的政治素質、嚴格的組織紀律性和良好的職業道德，必須加強人事檔案管理人員隊伍的思想建設和業務水平，拓寬檔案管理人員的知識領域，使其能夠適應新的、更高要求的檔案管理工作。切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓，為其開展各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓，檔案管理各環節的實際操作技能培訓。引導檔案管理人員努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求。同時，增強檔案管理人員的服務意識，積極主動地與各部門溝通、協作，從而能夠及時有效地獲得各種信息，更好地為人力資源管理和為高層的決策提供服務。

（四）創新管理模式，提高干部人事檔案信息化水平。運用現代化管理手段來制定檔案工作發展規劃，不斷創新管理模式，逐步實現干部人事檔案管理工作的現代化、信息化。加快人事檔案數字化建設進程，盡快建立干部人事檔案數據庫系統，使干部檔案在查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作，實現干部人事檔案信息化、智能化管理，切實提高檔案工作效率和查閱利用效率、轉遞速度。

（五）建立材料收集的長效機制，加強平時的材料收集。按照《干部檔案收集歸檔辦法》明確各種檔案材料的歸檔時限和要求，嚴把材料入口關。管檔人員必須將職工年度考核、學歷變化、職稱聘任、職務晉升等各種材料及時收集齊，并對送達的檔案材料逐一進行甄別、審核，認真審核材料是否齊全完整，手續是否完備，印章是否清晰，簽字、日期是否齊全。對不符合要求的資料表冊，應退回資料形成部門，待整改、補充完整后再進行歸檔，從源頭上杜絕不合格材料的產生，以免誤導查閱人員對信息準確度的把握，影響檔案的參考價值。遇有職稱評聘、職務晉升需要查檔、調檔時要將抽出的材料及時歸回原位，并按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂，形成檔案資料收集整理的常態化、規范化。檔案材料是多部門各單位形成的原始資料，要全面完整正確地收集到應該歸檔材料，必須部門聯動共同協作，在相關會議上做好檔案管理工作的宣講，讓相關部門單位了解到檔案管理工作的重要性、嚴肅性和真實性，能夠將成套的、準確的、手續完備的材料及時轉交檔案管理人員。對私自涂改檔案的現象，報送虛假材料的，要追究本人及單位主要負責人的責任，確保檔案工作的真實性和嚴肅性。

（六）讓制度從墻上走下來，落實到行動上，加強檔案規范化管理。建立完善檔案收集、鑒別、歸檔、整理、保管保密、查閱、借閱、轉遞等各項檔案管理制度，通過制度來管理檔案人員，深知檔案的嚴肅性、保密性，也通過制度來規范檔案收集、鑒別、入檔程序和時限要求，從而提高工作效率。不僅要將制度明示在墻上，更要將制度落實在行動上，嚴格按制度執行查閱登記制。

總之，干部人事檔案長期以來都有著極其重要的作用，是黨的組織工作、人力資源管理工作不可或缺的重要參考依據。加強檔案管理人員自身素養、業務能力的同時，還需注重組織領導、完善制度，確保干部人事檔案能夠歷史、真實、全面地反映個人成長歷程，從而成為最有價值的原始資料，發揮其應有的利用價值。