大數據背景下的科技檔案管理的問題與對策

摘 要 大數據時代的來臨，科技檔案管理中存在的問題日趨顯現，難以適應新形勢下科技管理工作。本文從科技檔案管理現狀和存在的主要問題方面進行簡單分析并提出相關解決方法與對策。

關鍵詞 大數據 科技檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著網絡技術和計算機技術不斷發展，我們已經進入大數據時代。在國家創新驅動發展戰略的指引下，科技管理部門積極適應時代和技術要求，在科技管理的網絡化、信息化方面著力推進新技術、新業務的應用，科技計劃、科技成果、知識產權、科技金融、科技宣傳等各項業務工作的信息化程度不斷提高，管理信息的大數據特征也日趨明顯，為科技檔案管理工作提出了新的挑戰。

1科技檔案管理的現狀

科技檔案是指人們在科學研究、技術創新和科技管理活動中形成的具有歷史保存價值的研究報告、技術數據、重要圖紙、管理文件、制度規章、協議證書、聲像資料等文件資料。科技檔案工作主要由檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案利用等五個方面構成。在20世紀，由于數字化技術還未得到廣泛利用，科技檔案主要由紙質檔案組成，檔案整理、保管和利用以傳統方式進行，檔案管理利用的效率比較低。進入21世紀以來，隨著計算機和互聯網的廣泛應用，科技檔案管理進入信息化階段。

（1）紙質檔案數字化加快普及。由于紙質檔案存在保存要求高、檢索使用效率低等問題，隨著計算機技術的發展以及數據處理、存儲成本的不斷下降，各地科技檔案館實施了數字化改造工程，傳統紙質檔案通過數字化掃描成為電子數據，檔案存儲的便利性和安全性得到了大幅提升。

（2）數字檔案網絡化加快推進。紙質檔案的數字化，為檔案管理的網絡化奠定了重要基礎。近幾年來，隨著互聯網的發展，各地科技檔案館加快推進網絡化工程，數字化的科技檔案逐步實現網上查詢檢索、傳輸和共享，檔案利用率得到空前提高。

（3）科技管理信息化加快實施。檔案管理的內容和方式與現代日益發展的科技管理工作不相適應，為了提高科技管理效率，科技部門積極加強信息化建設，在科技項目、科技成果、科技統計、科技宣傳等工作中陸續建設了一批網站或科技管理信息系統，微博、微信等新型媒體也向工作領域快速滲透，數字化的電子文件產生數量成指數速率增長，科技檔案的采集、歸檔、存儲和利用方式與傳統方式相比發生了翻天覆地的變化。

2科技檔案管理存在的主要問題

在科技檔案不斷向數字化轉型和科技管理信息日益“大數據化”的今天，傳統的科技檔案管理方式已不能適應新形勢發展的需要，主要表現在以下方面：

（1）現有數字檔案館建設水平不高。大部分數字檔案館建設時只考慮了對已有紙質檔案的數字化管理，只設計了檔案的存儲、檢索、瀏覽、打印等功能，結構簡單、可擴展性不夠，難以適應大數據開發利用的需要。

（2）科技管理信息分散。科技部門在進行科技管理系統開發建設時，往往缺乏科學的頂層設計，不僅管理系統難以整合，而且運行環境、數據結構也不統一，數據“孤島”化、碎片化比較嚴重，難以實現管理數據的高效利用。

（3）復合型科技檔案管理人才少。大部分數字檔案館的管理人員都是從管理傳統檔案的人員轉來的，計算機技術應用能力比較低，而高水平的計算機專業人員或缺乏檔案管理專業知識，或不愿意從事檔案管理事業，現有管理人員綜合專業素質能力較低，難以適應大數據時代需求的科技檔案管理工作。

（4）管理制度落實不到位。在科技管理“大數據化”的背景下，除了傳統的紙質檔案外，科技檔案更多地來自科技管理信息系統中產生的重要數據和信息，實際工作中有些關鍵數據信息沒有得到及時的歸檔和保存，檔案數據的流失比較嚴重。

3解決方法與對策

大數據、云計算技術的不斷進步，對科技管理中數字檔案的科學、規范管理提供了有力技術支撐。為做好大數據背景下的科技檔案管理，科技管理部門應重點抓好以下環節：

（1）科學規劃科技管理信息平臺建設。做好各類科技管理平臺建設的頂層設計，加強業務工作與檔案工作的結合。在系統開發中要預留管理數據與檔案數據的接口，及時做好科技管理過程數據和結果數據的歸檔工作，提高數字檔案管理工作效率。

（2）建設高水平數字檔案館。實施數字檔案館改造提升工程，改進數字檔案館網絡和硬件條件。要改變自建機房的傳統思路，具備條件的，要推進數字檔案館“上云”，不僅可以降低數字檔案館的運行成本，還可提高系統的安全性。

（3）推進科技管理大數據利用。開發利用大數據存儲、大數據挖掘、大數據分析等技術，對各個科技管理信息平臺中的重要數據進行科學的提取、收集和利用，建立科技管理綜合數據庫。對具有留檔價值的數據，要依托數字檔案館進行科學保存，最大化開發科技管理數據的價值。

（4）加強檔案管理制度建設。深入分析大數據背景下科技檔案管理的現狀與問題，研究制定科學數據和數字檔案管理辦法，不斷提高科技管理部門檔案管理的科學性和規范性。

（5）加強檔案管理隊伍建設。加強檔案管理人員培訓，提高網絡與計算機應用技術水平。在檔案管理隊伍中積極引進高水平的計算機應用人才，具備條件的，可依托專業機構開展數字檔案館建設與運營，大力提高數字檔案館管理工作能力。

作者簡介：劉懿玲（1971.7-），女，漢族，河北滄州人，大專，河北省科技檔案館，研究方向：檔案管理。

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