突發事件檔案編研產品類型研究

文/四川大學公共管理學院 胡康林

一、概述

檔案編研是隨著我國檔案事業的發展形成的具有中國特色的檔案工作概念與方法，在我國各級各類檔案館中，大都設置有檔案編研處、檔案編研部、檔案編研科等部門，專門負責館藏檔案資源的編研工作，負責編研選題、編研計劃制定、編研組織，并負責館藏檔案資源的整理、加工、編輯和出版等。突發事件檔案是突發事件應急管理活動過程的原始記錄，在應急管理中發揮著重要的記錄和決策支持作用，加強突發事件檔案編研是實現突發事件檔案價值與作用，為應急管理提供決策支撐的重要形式和實現途徑。

突發事件檔案編研產品的開發，根據不同的維度和依據，可以劃分為不同的類型，如按載體類型可分為文件類、圖片類、視頻類、網頁類等；按文獻類型可分為一次文獻、二次文獻、三次文獻等；按體例類型可分為指南介紹、目錄工具、選集匯編等；按事件類型可分為自然災害、公共衛生、事故災難和社會安全等。本文結合突發事件檔案工作的有關調研，就突發事件檔案編研產品類型進行分析，為突發事件檔案編研工作提供參考。

二、突發事件檔案編研產品的載體類型

按突發事件檔案載體，可將編研成果劃分為文件類、圖片類、視頻類、音頻類、網頁類、數據庫類等編研產品，這主要是從突發事件檔案信息資源的多載體、多種類的特點來劃分。

（一）文件類成果。該類成果是對突發事件應急管理過程中各類相關的政策、法規、制度、上報和下發文件等進行編研。如《中國防震減災法規文件匯編·地方·1980～1999》（中國地震局法規司）、《防震減災法律法規規章文件匯編》（雅安市防震減災局）、《非典防治文件資料匯編》（河南省衛生廳）、《邯鄲縣防治非典工作有關文件資料匯編》（邯鄲縣防治非典辦公室）、《防治非典文存》（鄭州非典型肺炎防治工作領導小組辦公室）等，這類成果比較典型和常見，是實現依法、依規應急決策的重要保證。

（二）圖片類成果。該類成果是突發事件及其應急管理過程中形成的相關照片，根據選題對某一主題、類型的照片進行編研。如四川省檔案局（館）主編的《蘭臺魂—5.12汶川大地震3周年紀念》、阿壩藏族羌族自治州檔案局（館）主編的《松潘7·2級地震檔案資料圖片集》等，收集了檔案系統抗震救災和災后重建的珍貴照片，系統反映了四川省檔案系統在抗震救災中的救災行動、決策行動，照片類編研成果比較直觀形象。

（三）視頻類成果。該類成果采用多媒體技術，可以將突發事件應急管理過程中產生的文件、照片、聲音和錄像等檔案融合到一起，圖文聲像并茂地呈現突發事件應急管理的相關活動，為應急決策者提供生動形象的參考。如汶川地震《奇跡》五集文獻紀錄片（央視）、《5·12汶川大地震紀實》（綿竹）、《唐山1976》（央視）等，目前而言由檔案部門單獨推出視頻類成果較少，檔案部門應充分發揮檔案資源優勢，聯合媒體機構聯合開發、打造更多的視頻精品成果。

（四）網頁類成果。主要指以網頁的形式，整合匯編相關的文件、圖片和網絡信息等。如全國地質資料館提供網頁版的“四川茂縣6.24山體垮塌災害地質資料專題服務”、央視網推出的《“5·12”汶川大地震專輯》網頁等，網頁類編研成果可以充分發揮超鏈接優勢，為利用者提供更為靈活方便的瀏覽方式。

三、突發事件檔案編研產品的文獻類型

從文獻類型而言，可將編研成果劃分為一次文獻編研成果、二次文獻編研成果、三次文獻編研成果、混合文獻編研成果等，這主要是從編研成果加工的次數、深度來劃分。文獻是信息、知識的存儲載體，可以通過對文獻的分析、加工和傳遞等實現信息、知識的傳播利用，在文獻學、圖書館學和情報學等領域通常按文獻信息加工深度將其劃分為一次文獻、二次文獻、三次文獻等，檔案信息編研也可以看成一種文獻信息的加工。

具體而言，在突發事件應急決策的檔案編研產品中：

（一）一次文獻成果。主要是指由原始檔案的轉化、加工而來的最接近原始檔案的編研產品，一次文獻編研具有系統性、專題性。如《“5·12”汶川地震專題資料選編》《“非典”防疫文件匯編》《地質災害專題數據庫》等，一次文獻編研一般適用于需要公布或決策部門內部參考的文獻、決策利用比較頻繁的法規政策文件、某一專題領域需要研究的文獻等。

（二）二次文獻成果。主要指的是對原始檔案、一次文獻中的相關檔案信息進一步摘錄、截取和提煉，相較于一次文獻編研，二次文獻編研產品的檔案信息要素更高、更為凝練、邏輯性更強。如《四川強震災害檔案實錄》《巴蜀災情實錄》《“5·12”大地震都江堰市備忘錄》《天津地區重大自然災害實錄》《“5·12”大地震中的成都檔案人》等，二次文獻編研一般適用于為應急決策部門提供突發事件應對與處置的專題參考資料、向有關部門介紹突發事件相關檔案的內容、為專題檔案數據庫建設奠定基礎等。

（三）三次文獻成果。是在對原始檔案、一次文獻、二次文獻進行系統整理、分析和研究后進行的開發工作，是一種研究性強、信息綜合性強、加工層次高的編研成果，需要編研人員具有相應的綜合分析與研究能力，如《XX地震檔案資料考證》《XX民政系統抗震救災大事記》《XX地質情況綜述》《XX災害檔案資源整理與研究》等，三次文獻編研一般適用于對突發事件檔案資源的綜合分析、述評和研究，為決策利用者提供有分析、有結論、有建議的編研產品。此外，部分編研產品不能嚴格劃分是一次文獻、二次文獻還是三次文獻，介于三者之間或三者均有的編研產品，可以稱之為組合文獻編研產品。

四、突發事件檔案編研成果的體例類型

從體例類型而言，可將編研成果劃分為指南介紹（檔案館指南、全宗介紹、檔案簡介等）、目錄工具（卷內目錄、文件目錄、專題目錄等）、選輯匯編（檔案選編、檔案匯編、統計數據等）、年鑒事記（年鑒、大事記、組織沿革等）等編研成果。具體而言：

（一）指南介紹類成果。屬于宏觀概貌性編研成果，有助于開發主體快速掌握突發事件檔案資源相關的分布、內容情況，檔案館指南的編制有助于全面介紹館藏情況，為不同地區、不同級別的館室合作編研呈現檔案資源情況，按照國家檔案局《檔案館指南編制規范》要求，檔案館指南介紹應包括“封面、扉頁，提示部分（前言、目錄），正文部分（檔案館概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹），補充部分（索引、附錄、插圖）”，具體到突發事件檔案而言，雖然沒有專門的突發事件檔案館或機構，但可以在館藏有突發事件檔案的檔案館的檔案指南中加強館藏突發事件檔案的有關情況。

（二）全宗介紹類成果?；蚍Q全宗指南，是對立檔單位、檔案內容、檔案管理及有關情況的綜合性介紹工具，一般有立檔單位（全宗形成單位）編寫，具體到突發事件，若形成了突發事件獨立全宗（如都江堰的《“5·12”大地震專題檔案全宗》、新津縣檔案局（館）的《新津縣“4·20”蘆山地震專題檔案全宗》等），可以對突發事件專題檔案全宗進行綜合、系統的介紹，若未設立獨立全宗，突發事件相關的檔案資源被納入立檔單位（機構）全宗，應盡可能地做好全宗里有關突發事件檔案情況的介紹。

（三）簡介類成果。簡介是在掌握館藏突發事件檔案信息資源的基礎上，對突發事件檔案信息資源的數量、分布、內容、結構和保管現狀等情況進行介紹，為檔案信息資源的開發主體和應急決策利用者提供指引和說明，特別是針對未設立突發事件獨立全宗，但又收藏有較多或代表性的突發事件檔案信息資源的館藏部門，有必要編制館藏突發事件檔案簡介（可以是針對某一類突發事件檔案的簡介，也可以是針對某一典型突發事件檔案的簡介）。

（四）目錄工具類成果。包括卷內目錄、文件目錄和專題目錄等具體形式，卷內目錄和文件目錄一般在檔案整理（實體級開發）階段形成，專題檔案目錄與檔案全宗、案卷沒有必然關系，專題檔案目錄可以是多個檔案全宗、多個案卷中有關突發事件檔案目錄的集合，其目的就是要實現某一類型、某一主題、某一具體突發事件檔案的綱目指引。

（五）選輯匯編類成果。是針對突發事件檔案內容的選取、輯錄和匯編，對突發事件應急管理過程中有關數據提取的編研成果，目前已有不少這類成果。其他深層次編研的成果還有突發事件大事記、年表、年鑒、志、日志等，如邯鄲市檔案局（館）編制的《邯鄲市抗擊非典大事記》、北京市檔案局（館）編制的《抗擊非典北京日志（2003.3.1-6.2.4）》等。

五、總結

上述檔案編研產品的類型僅列舉了幾種不同標準的劃分結果，加強突發事件檔案編研產品類型的研究，有助于更好地理解突發事件檔案的內涵，為突發事件檔案價值與作用實現提供多樣化路徑選擇。在突發事件檔案編研的實踐工作中，可以根據突發事件應急管理與決策的不同需求，選擇不同類型、層次和深度的檔案編研產品進行開發，做到針對性的檔案編研產品精準服務。