企業科技檔案高效檢索的方法研究

文/北京東方計量測試研究所 彭璐

檔案檢索是檔案利用工作的基礎，企業檔案管理部門通過檢索工作，解決企業員工的查找利用需求。隨著信息時代的到來，檔案的檢索方法和檢索工具也隨之改變，人們開發了檔案管理系統，檢索速度快，檢索范圍廣，檢索途徑多，質量高，使用方便，檢索結果輸出方式靈活、實用，提高了檔案的檢索效率及利用率，適應現代化企業檔案管理的大趨勢。

科技檔案作為科研企業中科技發展的重要文獻材料，蘊藏了大量價值含量高的科研信息，其對于企業的發展意義重大，對科研生產具有其他信息無可替代的作用，因此，尤其應當引起重視。高效的檢索方案可以提高檔案檢索的能力，促進檔案信息資源開發工作，提高檔案檢索效率，推動檔案管理與檔案利用向著良性和快速發展，更好地為員工提供高效、便捷的服務，為單位生產、管理做好基礎保障。

一、企業科技檔案的概念及檢索需求特點

科技檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種載體的文件材料?？萍紮n案中包含了科研項目成果和研發人員的經驗等，反映科研工作的研究領域和研究方向。科技檔案服務對象主要為知識型人才，屬于專業型的用戶。他們所需求的檔案專業性較強，因而他們在檢索利用檔案信息時具有以下特點：

（一）高效性?？萍紮n案作為企業內部生成的信息，具有一定的時效性。在企業內部無論是科學研究還是企業產品的研發，都面臨著強大的競爭壓力，因此一線業務部門科研人員對科研信息需求量大。從企業改革發展的角度來看，建立企業高效信息檢索平臺，積極傳遞新技術、新成果可以不斷提高企業競爭力，因此科技檔案利用者在檢索信息時更希望能夠高效、快速地得到所需的信息。

（二）便捷性。企業科技檔案門類較多，利用者在查找科技檔案信息時，希望以最便捷的方式獲得，利用企業檔案信息管理系統，可以使企業員工在檔案信息管理系統客戶端進行檢索利用信息，與到實體檔案管理部門查詢資料相比，利用者更傾向于利用信息化手段方便快捷地查詢信息。

二、科技檔案檢索現狀分析

檔案的利用首先需要從檔案信息的準確定位和檢索開始，檔案檢索主要是指通過使用相關的檔案檢索工具，對需要的檔案文件進行查找，充分發揮檔案的作用。企業可以利用檔案信息管理系統的檢索功能，主要有模糊檢索和高級檢索。其中模糊檢索主要以“關鍵詞”為檢索項，進行跨庫檢索，檢索信息比較寬泛；而高級檢索則針對具體的查詢條件等具體描述，對不同門類檔案進行案卷級、文件級的檢索，顯示較高的查全率和查準率。這兩項檢索方式作為檔案查詢、利用服務功能實現的主要途徑，為企業員工提供檔案檢索服務。檢索結果的主要呈現形式是：逐條顯示檢索結果，利用者瀏覽檢索結果，根據題名中錄入的信息篩選自己所需要的文件。下面針對企業科技檔案，對檢索現狀進行分析。

（一）檔案信息系統開發不能滿足實際需求。目前，企業檔案管理系統的開發多以方便檔案信息統計、查詢為出發點，是為滿足大多數企業需求而開發的，缺乏對本企業自身需求和管理模式的調查和了解，系統開發缺乏針對性、自主性，系統中生成的大多是簡單的、龐雜的信息，隨著信息量增大，勢必帶來信息混雜、無序，影響信息質量，從而造成真正所需的檔案檢索不到。檔案信息系統設計、開發思路仍沿襲舊的管理模式，實際運用價值不夠高，對檔案信息內容開發來說，僅停留在對相關信息歸納、匯總等初級開發階段，未考慮利用者不同知識背景、需求程度、工作性質等各種因素，編研產品缺乏針對性、實用性；由于當前檢索系統技術的原因，檢索系統不能正確地理解用戶的意圖或者雖然理解了用戶的意圖，卻檢索出了非所需的結果。這些因素在很大程度上制約了對科技檔案信息資源的檢索和利用。由于檔案專業知識的原因，檔案利用者對檔案目錄信息的各種要素內涵不是很明確，往往不了解所需檔案與檔案信息管理系統中錄入信息的有機聯系，對檔案內容的記憶是片段式的、分散的，查詢意圖是不明確的，從而導致檢索結果和檔案利用者的查詢意圖相關性不大，沒有滿足利用者的需要，難以獲取到所需的知識。利用者檢索到的信息與其需求的信息之間存在嚴重不確定性，導致未著錄的內涵部分無法被檢索到。檢索結果與需求間的關系如“圖1”所示。

圖1 檢索結果與需求關系圖

（二）無法涵蓋檔案內涵，影響查全率。目前企業檔案檢索主要通過檔案管理者在檔案管理系統中預先著錄項目進行計算機檢索或者人工直接檢索，實現對檔案信息資源的利用。由于案卷目錄檢索方式，其內容是概括性的，無法完全覆蓋檔案文件的內涵。因此，當利用者在不了解錄入信息與自己所需要信息之間的有機聯系的情況下，僅僅依靠有限的著錄項目進行案卷檢索，查全率會受到直接影響。

（三）無法準確定位，影響查準率。檔案管理系統中的著錄項目對檔案資源的內涵表述不夠準確，不能很好地反映項目研制文件所包含的內容，導致其無法對接到定位利用者的實際需求，使利用者對目標檔案文件的定位不準確，從而影響文件的查準率。

（四）檔號不能全面揭示案卷之間的有機聯系?？萍紮n案采用的檔案號編號方法是將歸檔資料作為一個獨立的管理對象進行編碼規則設計，缺少對歸檔文件材料某些形成特征以及管理特征的揭示和反映，不能全面地揭示案卷之間的有機聯系，其“自說自話”的特點，不能滿足資源整合和標準化管理的需要。

（五）缺少個性化檢索方式。由于科技檔案服務對象主要為知識型人才，這類人員的知識結構、個人能力、工作經驗等均帶有顯著個性化特點，每一個用戶對于信息需求不同，對于檢索方式的選擇上也存在著很大的差異。在利用科技檔案的過程中，有些文件或其中的關鍵設計會被利用者頻繁利用，每次利用者查找這些頻繁使用到的關鍵設計時，都需反復通過傳統的檢索途徑和步驟進行翻查，不能快速直接定位到所需要的文件或關鍵設計，無法根據不同用戶的不同檢索需求進行內容的匹配和搜索結果的呈現，給利用者帶來不便。

三、檔案高效檢索方案的實現途徑

（一）高效檔案檢索服務的原則。要制定一個高效的檢索方案，首先要考慮到檔案檢索服務所要遵循的原則。以利用者為中心是檔案管理部門提供檢索服務的一個重要原則，也應貫穿于檔案檢索方案設計與構建的各個階段。其次，要維護檔案歷史的真實性原則。檔案是對歷史的復現，是歷史的產物，我們的管理理念、管理方式、管理手段可以更新發展，但并不意味著完全抹去以往的管理痕跡。

（二）制定檔案分類目錄。所謂高效的檢索方案就是要在既滿足檔案檢索服務所應遵循的原則，又符合其檔案所屬門類的特點以及員工利用特點的基礎上，高效、快捷地為員工提供檢索服務。制訂科學、實用的檔案分類目錄是進行高效檢索的基礎。制定科學的檔案分類目錄主要體現在：分類目錄能將企業各門類科技檔案在一個分類體系中體現，既能保持各門類科技檔案的相對獨立，便于不同門類科技檔案的識別，同時又能夠使它們彼此保持相互聯系。制定實用的檔案分類目錄主要體現在：在制作分類目錄時應考慮到本單位檔案管理的實際情況，同時符合檔案管理具體要求。1.制定檔案分類方案，提高檔案檢索的科學性與智能性。檔案分類是根據檔案內容或形式的不同，按照一定的分類原則和方法，對檔案進行分門別類。目的在于采用科學的方法，解析和固化檔案材料之間的有機聯系，便于員工的識別和查找。這就需要提供多個觀察角度去解釋和關聯檔案材料之間的信息聯系，制定檔案分類方案作為檔案分類目錄的指導性文件，統籌檔案分類與檔案編號的工具，使其結果便于對檔案信息資源進行有效的開發和利用。2.制作檔案分類表，快速定位所需檔案。檔案分類表是揭示檔案分類層次、固化檔案分類結果，標明檔案類別代號的標準化表格文件，作為檔案分類方案的附件使用。檔案分類表的排列方式和分類表示的設置表現出各種檔案分類的層次和邏輯關系，使利用者更明確檔案各類目之間的結構關系，檔案管理者能更加快速定位到利用者所需檔案位置。3.利用檔案分類表制作特色案卷分類目錄。根據單位內部員工對科技檔案的利用需求特點以及查閱率，利用檔案分類表，對科技檔案的案卷目錄進行重新梳理，制作出以檔案分類方案為導則的特色案卷分類目錄。利用此檢索工具，可以使利用者清晰地看出科技檔案的所有門類以及各門類所包含的科技文件資料的類別，使檔案管理人員可以根據分類標識快速定位到利用者所需檔案的所在位置，提高檔案檢索效率。4.利用檔案分類目錄，改造檔案信息管理系統字段。根據檔案分類目錄，對檔案信息管理系統的字段進行重新改造，以便日后利用者能夠按照新的分類目錄進行檢索，提高檢索效率。

（三）個性化的檔案檢索方式。個性化檢索，即基于用戶個性化喜好和習慣，根據不同用戶的不同檢索需求進行內容的匹配和搜索結果的呈現。在搜索過程中融入個性化元素，包括根據用戶特征和記錄的檢索歷史進行個性化結果呈現以及個性化信息推薦。個性化的檔案檢索方式更能夠理解利用者的需求，大大提高利用者檢索的需求匹配度和滿意度，且個性化檢索的展示形式使得檢索更具智能性，使得檔案能夠更走近利用者，使利用者的檢索體驗更好，充分發揮檔案的價值。在當前信息量日益增多的信息化發展時代，只有了解用戶的實際需求，才能更加準確地獲取檢索需求，并為用戶提供相匹配的檢索結果，來更加滿足于用戶對檢索方式的個性化需求，真正實現檔案的個性化檢索。企業檔案管理部門可結合不同類型的用戶需求，通過檔案信息管理系統的客戶端為檔案用戶提供具有針對性的信息資源，從而達到有效檢索科技檔案信息資源的目的。

（四）知識挖掘。知識挖掘主要是指自動搜索隱藏在海量數據中的特殊信息。通過知識挖掘，可以簡要地集中反映信息，讓利用者更多、更快地掌握大量信息，滿足信息檢索的高層次需要。首先，可利用檢索工具自動從文件中提取能夠反映關鍵信息的關鍵字，有助于檔案管理者和利用者快速評價檢索結果，提高檔案編研開發和利用效率。其次，可將大量的檔案信息根據文件的特征或相關程度進行自動分組歸并，使檔案利用者在信息組織、導航方面獲得更大的幫助。

（五）完善檔案信息管理系統條目檢索詞。在檢索條目中信息的顆粒度越小，利用者檢索起來更加容易找到自己所需要的信息?？筛鶕募木唧w內容，或根據實際工作中遇到的常被借閱的檢索問題，在該條目的備注中標注該文件具體內容的概括性關鍵字，以便于利用者檢索。

（六）擴大科技檔案信息化范圍。將紙質、聲像等不同形態的科技檔案轉化為數字化信息資源保存在檔案管理系統中，便于利用者進行檢索；同時，可根據企業特色和實際科研情況，通過調研企業中科研人員的實際需求，考慮科研人員對信息和知識需求的程度和頻率，以科學技術、產品研發、創新成果等研究領域為導向，對企業科技檔案知識內容進行積累和組織，開展專題編研工作，并根據不同方向的編研成果通過信息化手段導入到檔案管理系統數據庫中，建立專題類科技檔案信息資源庫，便于利用者進行全文檢索。

四、結語

文章以企業科技檔案為研究對象，對檔案高效檢索方法進行研究，分析單位科技檔案現用檢索方案存在的問題，對檔案高效檢索方案進行研究，利用這些措施完善檢索策略，提高檢索能力，并將其應用到企業科技檔案管理中。在信息化不斷發展、檔案信息不斷膨脹的當下，提高檔案檢索效率，探索高效的檢索方法，是對檔案管理的有益嘗試，也是更好地服務于企業科研生產、經營管理的有效途徑。