海洋專項檔案信息資源挖掘與利用的探討
——以中日黑潮聯合調查為例

文/國家海洋局東海信息中心 蔡夢凡 張春艷 孫杰 吳曉文 楊帆

海洋專項任務是指由國家海洋行政主管部門牽頭組織實施的涉及國家經濟、社會、權益和安全等方面的海洋專題性工作。海洋專項檔案是指由國家海洋行政主管部門牽頭組織、各有關涉海部委或部門為依托參加，以特定的海洋對象、區域等為內容開展進行的海洋多學科調查或研究活動形成的各種形式的歷史記錄，如南大洋調查、首次南極考察、中日黑潮聯合調查、908專項、海域海島調查等。

如今，各類檔案已步入數字時代，檔案數字信息的存儲方式、傳播方式、閱讀方式等在各方面都發生了顛覆性的變革，這些變化給傳統紙質檔案帶來了巨大的沖擊，也帶來了前所未有的緊迫感。要了解海洋專項檔案中的各類信息資源，只有將傳統紙質檔案轉變為數字化檔案，才能夠更深程度地挖掘海洋專項檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用效率。

一、了解資源——海洋專項檔案信息資源的內容

要了解本單位或本體系現有的海洋專項檔案信息資源，首先要了解檔案信息資源的價值所在，檔案信息資源的價值有著豐富多彩的表現形式，要從海洋專項檔案的利用需求中找到其信息資源的根源，分析如何對海洋專項檔案中蘊藏的豐富信息資源進行挖掘與利用。

（一）原始觀測記錄表及數據報表。原始觀測記錄表是海洋專項檔案中重要的中間過程資料，它能真實地反映整個項目過程中的各類觀測情況，為后期的報表及報告等提供依據。中日黑潮聯合調查檔案共計93卷，文件數量為243件，其中原始觀測記錄表及分析記錄表有167件，占整個項目檔案總文件數的69%。以1986年的站位登記表為例，C1-C12共計12個站位，75個測點。每一張站位登記表（表1-1）包括海區、調查船、觀測日期、斷面號、站號、標定站位、實測站位、實測與標定差、定位方法、水深、測深方法、定位時間、定位者、備注等十多個登記內容。而站位登記表上的每一個測點都對應有數十張不同測量要素的記錄表，如水溫觀測記錄表（表1-2）、海浪觀測記錄表、pH值分析記錄表、鹽度分析記錄表、定時氣象觀測記錄表、活性硅酸鹽分析記錄等。

表 1-1

表 1-2

數據報表是海洋專項檔案中根據原始觀測記錄表匯總產生的報表，是專項檔案中利用率較高的類型，這些報表中的數據價值能夠通過數據分析等手段得到進一步的提升。數據報表種類繁多，中日黑潮聯合調查的報表涵蓋生物、水文、化學等多領域，如水文、化學調查報表（表1-3）、水質分析報表、海洋氣象海浪定時觀測報表、氣象觀測報表、綜合報表、生物統計報表浮游橈足類統計報表、生物統計報表毛顎類數量統計報表等。

表 1-3

（二）報告。專項檔案中報告是各類型資源的精華，報告能夠全方位地總結該專項檔案的實施過程及項目成果。中日黑潮聯合調查項目檔案中的報告包括春、夏、秋、冬航次報告、各航次任務實施計劃的報告、各航次工作總結（圖1-1）等。報告中詳盡地闡述了專項任務的基本情況；說明了該航次的項目進展情況，包括出海日期、測點信息及測量方式、獲得多少數據等重要信息；列出了各個航次的完成情況及成果；提出了項目過程中的問題與難點。

（三）圖件。海洋專項檔案中產生的圖件都是重要的項目成果，有較直觀的依據和參考作用。中日黑潮聯合調查項目檔案中的圖件（圖1-2）也是尤為珍貴的，由于年代久遠，紙張都已脆弱不堪，若不加以數字備份，再過幾年就很難辨認出圖中的數字和細節。

圖 1-1

圖 1-2

二、整合資源——海洋專項檔案信息資源的挖掘

由于海洋專項檔案的特殊性，其由跨部門、跨行業的多家項目承擔單位參加，使檔案資料零散不集中，由于現行檔案法規及相關檔案歸檔保管規定的局限和延遲性，許多海洋專項檔案現階段并沒有集中統一管理，一般專項檔案的成果類檔案會移交至中國海洋檔案館，而專項調查過程中形成的各類原始記錄等檔案材料則會分散保管于各任務承擔單位中。通過整合海洋專項檔案，實行標準化、數字化、集中化管理（圖2-1）可以挖掘到更多、更齊全的海洋專項檔案信息資源。

圖 2-1

（一）海洋專項的規范化。部分海洋專項配套有專門的業務規程和檔案規定，例如我國近海海洋綜合調查與評價專項、海島海岸帶調查等，這些規程和規定包括詳盡的業務流程、數據格式、成果要求、檔案整理規則、歸檔范圍及保管期限規定。依據這些專項規程保證了其產生檔案的齊全、有效、完整。可見海洋專項的規范化是提高檔案質量的有力保障。

（二）海洋專項檔案的數字化。海洋專項檔案的數字化可以產生多方面的好處，其一是方便檔案查閱，提升檔案服務水平。其二是可以很大程度地保護好檔案實體，以防破損或遺失。其三是可以為檔案數據編研或匯總成檔案數據庫奠定基礎。數據是檔案信息化中不可或缺的重要組成部分，而海洋專項中包含了龐大數量的原始數據及成果報表，通過紙質資料向電子數據的轉換，進而進行更多的開發、利用和編研，并進一步進行深度挖掘，使檔案利用者能夠更方便快捷地使用。

（三）海洋專項檔案的集中化。海洋專項檔案的集中化不僅可以是檔案實體的集中化，也可以是多層次和多方位的集中化，例如海洋專項檔案目錄的集中化，假設檔案實體暫時難以得到統一集中保管，退而求其次我們可以先把該項目的檔案目錄集中起來，形成一個海洋專項檔案目錄中心。同樣，海洋專項檔案的集中化也可以是海洋專項檔案數字化產品的集中化，數字化檔案相對紙質檔案更易收集和利用，匯總各業務單位產生的海洋專項檔案數字化產品可以形成一個海洋專項數字化產品中心。通過多方面的集中化管理可以提供基礎海洋專項檔案查詢服務，從而打破因各單位隸屬關系的不同造成的海洋專項檔案信息資源相對封閉的信息壁壘。

三、優化服務——海洋專項檔案信息資源的利用

隨著時代的發展，創新是當下最需要的一種能夠突破傳統檔案服務單一性、局限性的能力。海洋專項檔案信息資源的利用需要通過更多創新服務模式（圖3-1）的推出從而提升到一個新的高度。個性化的服務模式可以讓不同的信息服務方式進行自由組合。

圖 3-1

（一）自助信息服務模式。隨著數據庫、知識庫等相關技術的不斷發展，自助信息服務模式（圖3-2）就是通過已有的自助式檔案管理系統，根據以往服務的經驗及對利用需求的分類，對使用頻率高的需求，在權限開放、信息安全的前提下，利用者能夠借助先進的技術運用自助服務的方式得到標準化的借閱服務。自助信息服務的利用者如果不能在現有的檔案管理系統中找到需要的服務，也可以通過留言本的功能與檔案管理人員溝通，最終得到解決方案。

圖 3-2

（二）主動展示模式。主動展示模式就是為海洋專項檔案信息尋找適合的利用者，通過往年的海洋專項檔案的借閱服務統計和調研，將海洋專項檔案的各類信息主動提供給利用者，使其能及時利用。檔案人員根據利用者特定的實際需要，從大量的檔案數據中主動為用戶展示檔案信息，從而提高海洋專項檔案信息的利用率，把需求量高的檔案實體轉化為檔案信息，促使海洋專項檔案信息從基礎利用向增值利用過度。

（三）碎片化組合模式。所謂碎片化組合模式，就是根據不同類型檔案的特點，對不同類型的海洋專項檔案信息資源進行拆分，打碎成為獨立的關鍵詞并自由組合。對海洋專項檔案信息進行系統分析，對其包含的關鍵詞進行搜集、整理、整合，并對海洋專項檔案信息服務進行反饋及不斷更新修訂的模式。

四、總結

經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，這都離不開檔案。我們有理由相信通過規范化、數字化、集中化的管理方式，能夠讓更多的海洋專項檔案信息資源得以深度挖掘、收集整合、精準利用；通過創新服務手段，打造個性化的服務模式，進一步優化檔案利用服務，能最大限度地提升海洋專項檔案信息資源的價值體現，使其向模塊化、數字化、產品化、智能化的檔案數據管理邁出重要一步。