牽住規范“牛鼻子” 夯實會議管理“好路子”

文/四川省中車眉山車輛有限公司 汪雪梅 汪云鵬 李洪

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、解決問題的活動，是企業科學經營決策、規范管理、提高工作效率的重要工具。但在會議管理的過程中，會議管理不規范、會前準備不充分，會議目標不明確等問題還廣泛存在，造成會議頻次多、時間長、花費大、效率低。針對這些情況，中央八項規定明確提出“要精簡會議活動，切實改進會風，不開泛泛部署工作和提要求的會，切實提高會議實效，開短會、講短話，力戒空話、套話。”因此非常必要針對新時期對會議的要求，研究如何更好地對會議進行規范化管理，有效提高會議質量和效率。

一、會議管理的現狀及存在的問題

不管是在民主生活會意見征求中，還是在員工思想動態調研時，基本都提到了會議管理的問題。從目前來看，企業的會議存在著次數過多、時間過長、規模過大、效率低下等情況。從某公司2016年的會議召開情況來看，僅動用公司會議室召開的會議就達到了615次。其中，上百人規模的會議達到40余次，30ü50人規模的會議達到81次。過多的會議，不僅不能有效解決問題，使許多領導干部整天奔波于各類會議之中，精力被嚴重分散，還會大量浪費企業成本，給企業造成負面影響。具體表現在以下幾個方面：

（一）會議形式不當。表現有會議數量偏多，傳達貫徹要開會、安排布置要開會、表彰動員要開會、溝通協調要開會，許多會議反復扯皮，沒有從根本上解決問題；會議時間偏長，原本預計2個小時的會議，經常開到3ü4個小時，甚至加班加點開會；會議規格偏高，不管會議性質、等級，動則安排公司領導、單位第一經營管理者參會，會議組織者“扯大旗好辦事”的想法嚴重，認為必須領導親自參會才能顯得重視，才能辦好事情。會議規模偏大，很多會議經常要求第一經營管理者參會、主管領導參會、主管人員參會，與會人員、工作人員太多，人力成本浪費嚴重。

（二）會議效率不高。比如說，會議目標不明確，有的會議未經過充分準備就貿然召開，會議組織者對會議要達成的目標也不確定，導致會議具體流程不能有效控制，既浪費了時間，又不能解決問題。會前準備不充分，有的會議臨時召集，參會者對于會議安排、會議議題等相關內容都不甚清楚,不能做到有準備地出席會議，很難根據會議內容提出合理的建議或意見，嚴重影響會議的質量和效率。會后落實不徹底，會議安排部署的工作，會后具體工作開展情況如何，落實效果如何，會議組織單位不能有效地肩負起監督落實的責任，使很多會議流于形式。

（三）會議組織不力。具體表現為，會議管理制度和規范缺失，沒有會議管理單位，也沒有嚴格的會議審批程序，容易造成會議沖突，會議費用浪費；陪會現象較為嚴重，部分參會人員與會議不相關，對會議的內容和精神不了解，不能很好地配合會議的召開，影響會議的質量和會后的信息傳達。會議紀律性不強。參會人員無視會議的嚴肅性，隨意遲到、早退、接打手機等，嚴重影響會議進程和效果。

二、會議管理應遵循的原則

各級各類會議應當本著厲行節約、反對浪費、規范簡樸、務實高效的原則，嚴格控制會議數量和規模，規范會議費用管理。具體應遵循以下原則：

（一）高效原則。會議必須注重實效，會議召開前必須有充足的準備，確保會議主題鮮明、調研充分、內容充實，有明確、務實的預期效果。會議主持人要全面掌控會議進度，有效控制會議時間。

（二）精簡原則。在保證實效基礎上，要根據實際需求明確會議的規模、數量、時間、參會人員和規格。要盡量少開會，開好會。

（三）節約原則。辦會要厲行節約，要嚴格按照有關黨風廉政建設的各項規定執行，嚴格會議費用預算管理，嚴禁鋪張浪費。

（四）規范原則。要有會議歸口管理單位統一協調，強化會議計劃，執行會議審批流程，按照會議性質和要求，協調公司領導出席、參會。

三、規范會議管理的具體措施

（一）嚴格會議審批。在會議審批中，要堅持做到4個“多用”，即堅持多用非會議形式溝通；堅持多用部門間溝通；堅持多用聯合會議；堅持多用小范圍會議。從源頭上把控住會議召開的數量和規模，提高會議的質量和效果。具體來說，就是要建立健全會議管理制度，明確會議管理單位，嚴格會議審批流程，對各級各類會議實行分類管理、分級審批。根據會議性質、內容等，將各級各類會議主要分為外部會議、內部會議和其他會議。外部會議主要包括參加外單位組織的會議（包括視頻會議）和以公司名義承辦的上級或外部單位組織的會議，此類會議根據文件要求和領導批示進行；內部會議指所有公司內部組織召開的會議。其中根據會議性質和參會人員等，可把內部會議細分為三個類別。

表1 內部會議分類及審批

（二）規范會議組織。明確組織單位，所有會議原則上由業務歸口單位組織，會議內容涉及多個業務部門的，由領導書面批示的第一順位單位或口頭指定的單位牽頭組織；公司黨委會及例會、董事會及總經理行政例會按相關制度執行。加強溝通協調，會議管理部門要對會議內容、參會人員、會議召開時間進行判別，若有相互重疊、交叉的情況，則會議管理部門要與會議組織單位進行溝通協調，提倡“連會、套會”，減少會議重疊帶來的浪費。從嚴控制會議規模、規格，根據會議性質、級別，安排參會人員?？捎筛甭殔⒓拥臅h不安排正職參加，可由部門負責人召集的會議不請公司領導出席，可由分管公司領導召集的會議一般不邀請公司主要領導出席。

（三）嚴肅會議紀律。要確保會場效果，會議紀律必須嚴抓、狠抓。參會單位必須嚴格按照規定的時間、地點、人員等要求參加會議，不得無故缺席。一是會議簽到，參會人員到會后必須簽到，缺席的單位會后需向會議主持人說明情況。二是嚴格按要求就座。根據會議組織者安排，按席簽就座或靠前排有序就座。三是會場秩序曝光，在會議進行過程中，發現不遵守會議紀律者，當場提出批評，并在會后通報；四是嚴格遵守保密規定。明確要求與會人員對會議進行情況不得隨意擴散，會議中發生的分歧嚴禁對外泄露。涉密會議，未經許可不得錄音。違反會議紀律，造成失泄密等后果的，按照有關規定追究責任。

（四）加強會后落實。做好會議記錄，會議組織單位要根據會議主題，做好會議記錄，記錄要明確時間、地點、參會范圍、會議主題和主要內容。及時跟蹤督促。會議組織單位對會議安排部署的工作要及時跟進，掌控工作開展情況、落實效果等，并形成工作推進報告，向會議主持人進行匯報。