淺析新形勢下的環(huán)衛(wèi)檔案管理工作

文/江都區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理處 李愛華

隨著城市建設(shè)進程的加快，環(huán)衛(wèi)檔案的任務(wù)、服務(wù)對象及管理方式都發(fā)生了較大的變化，環(huán)衛(wèi)檔案的利用率也不斷提升。在這種情況下，環(huán)衛(wèi)檔案不僅需要對環(huán)衛(wèi)歷史真實面貌進行有效維護，還需要為管理者提供必要的依據(jù)，因此我們必須加強環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，以滿足城市環(huán)衛(wèi)設(shè)施建設(shè)和垃圾無害化處理相關(guān)工作的實際需求，提升城市環(huán)境衛(wèi)生管理服務(wù)水平。社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展給環(huán)衛(wèi)檔案建設(shè)帶來了更大的發(fā)展空間。當(dāng)前，城市建設(shè)中信息化的運用在不斷改變著人們的生活方式，方便著人們的生產(chǎn)生活，面對這種新的變化和發(fā)展，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作也需要發(fā)生改變。新的歷史時期、新的工作需要，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作顯得尤為重要，在新的形勢下如何做好環(huán)衛(wèi)檔案管理工作？筆者認為，應(yīng)從以下幾個方面著手：

一、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，贏得領(lǐng)導(dǎo)重視

一個單位的任何一項工作，都需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有這樣才能使這項工作順利開展。環(huán)衛(wèi)部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的價值和認識程度，很大程度上決定著環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的發(fā)展方向。環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率、工作成果是決定環(huán)衛(wèi)檔案管理工作好壞的根本所在。對環(huán)衛(wèi)檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，做好檔案管理相關(guān)工作，有效服務(wù)于單位各項工作，以進一步爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。要使檔案管理工作有新的發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員都要重視這項工作。檔案管理人員做好工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，內(nèi)外因共同發(fā)揮作用才能不斷規(guī)范和發(fā)展檔案管理。

（一）愛崗敬業(yè)，認真做好檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，一定程度上取決于檔案工作人員的工作成效、工作態(tài)度等。作為一名環(huán)衛(wèi)檔案管理人員首先要熱愛本職工作，有較強的工作責(zé)任心，認認真真做好文件材料的接收、整理、歸檔、保管以及檔案的提供利用工作，忠于職守，兢兢業(yè)業(yè)。在檔案提供利用方面多用心，多動腦，多思考，努力為領(lǐng)導(dǎo)和職工群眾做一些實質(zhì)性的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)者會在實際工作實踐中體會到檔案管理工作的重要性和必要性，從而進一步重視環(huán)衛(wèi)檔案管理工作。

（二）積極宣傳，增強領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識。環(huán)衛(wèi)行業(yè)管理相對來說比較傳統(tǒng)，有些領(lǐng)導(dǎo)者對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作重視不夠，大多是因為缺乏一定的檔案意識，認為檔案工作沒有直接的經(jīng)濟效益，可有可無，因此，對領(lǐng)導(dǎo)加強有關(guān)檔案管理工作方面的宣傳是十分有必要的。檔案管理人員要及時將檔案管理方面的最新文件送給領(lǐng)導(dǎo)查閱，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位較為相關(guān)的、直接涉及檔案管理方面的材料，領(lǐng)導(dǎo)看后會在實際工作實踐中給予應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作開展情況，談一些檔案工作對城市環(huán)境衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起到促進作用的案例，還可以提一些自己的建議供領(lǐng)導(dǎo)參考，以贏得領(lǐng)導(dǎo)進一步重視檔案管理這項工作。

二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著城市建設(shè)的發(fā)展，環(huán)衛(wèi)檔案管理存在著許多亟待解決的問題，諸如檔案類別要求越來越細化，數(shù)量越來越多，數(shù)量的增多給保管和提供利用帶來的困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

（一）強化責(zé)任感，增強現(xiàn)代管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有正確的檔案管理方法和扎實的檔案管理技能。因此，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員需要不斷與時俱進，多渠道認真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，開闊視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，勤于實踐，善于思考，才能更好地做好新時期的環(huán)衛(wèi)檔案管理工作。

（二）掌握管理技能，提高綜合水平。以前檔案材料的形成，從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔等都是以手工抄寫為主，而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都需要檔案管理人員去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的要求，也是環(huán)衛(wèi)檔案管理工作發(fā)展的必然方向。所以，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員要結(jié)合自己的崗位工作，邊操作邊學(xué)習(xí)，在提高基本業(yè)務(wù)水平的同時，注重計算機知識和信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己掌握新技術(shù)，適應(yīng)新形勢，成為一名綜合型的檔案管理人才。

（三）發(fā)揮現(xiàn)代優(yōu)勢，更新管理方法。老的環(huán)衛(wèi)檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但以前的環(huán)衛(wèi)檔案整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以達到事半功倍的效果。過去人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，如今可根據(jù)原有的環(huán)衛(wèi)檔案資源，發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，減少手工操作，逐步進行整合，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案利用工作效率。

三、加強教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主動性、創(chuàng)造性，努力提高他們的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對環(huán)衛(wèi)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對環(huán)衛(wèi)檔案管理專兼職人員加強繼續(xù)教育，通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)出一些既能掌握新技術(shù)，又能熟悉環(huán)衛(wèi)檔案管理專業(yè)知識的人員，這樣才能更好地完成環(huán)衛(wèi)檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

（一）提高認識水平，強化繼續(xù)教育。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作要求從業(yè)人員有扎實的理論功底，具備運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的能力，因此，必須解決環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的繼續(xù)教育問題。首先在思想認識方面，要認識到環(huán)衛(wèi)檔案人員繼續(xù)教育在環(huán)衛(wèi)檔案管理發(fā)展中的作用和實際意義，環(huán)衛(wèi)檔案管理和服務(wù)質(zhì)量提高的根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，新時期檔案管理工作者的機遇和挑戰(zhàn)并存，必須啟動檔案人才工程，將環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的教育培訓(xùn)列入單位職教工作議事日程，通過繼續(xù)教育培訓(xùn)不斷優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)水平。

（二）開展綜合培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。從實際出發(fā)，多渠道、多形式地進行教育培訓(xùn)，切實遵守學(xué)以致用的原則。一是全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識。給他們提供吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足，不斷提高其專業(yè)水平。二是普及相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的繼續(xù)教育也應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新。三是強化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員應(yīng)加強對計算機、信息技術(shù)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運用到實際工作之中。

（三）加強制度建設(shè)，建立獎懲機制。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展環(huán)衛(wèi)檔案工作人員教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證之一。一是建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、獎勵制度；建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制，促使環(huán)衛(wèi)檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動要求參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，更新知識，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和水平。二是對他們進行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使環(huán)衛(wèi)檔案管理人員充分認識到做好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，認清自己工作的重要性，增強工作自覺性，為提高工作效率創(chuàng)造條件。三是加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，建立獎懲機制，把專業(yè)性較強的工作也納入檢查考核范圍，通過定期不定期檢查考核進行獎懲，在調(diào)動工作積極性的同時促使他們增強參加專業(yè)知識繼續(xù)教育的意識。