事業(yè)單位檔案管理有效途徑研究

文/江蘇新沂市公路管理站 黨紅林

在我國社會行政體制中，事業(yè)單位是我國行政服務(wù)體系的重要組成部分，是發(fā)揮黨和國家行政服務(wù)職能的重要機構(gòu)。在公共事業(yè)單位的經(jīng)營管理中，檔案管理是一項具有管理、服務(wù)和政治性質(zhì)的工作，在日常工作中起著重要作用，是各項工作順利進行的必要條件。此外，事業(yè)單位檔案管理工作以政策性為主，保密性強，檔案管理工作的專業(yè)化程度要求較高。然而，當(dāng)前我國事業(yè)單位在檔案管理方面仍存在一定的不足，檔案管理的有效性較低。因此，研究檔案管理的有效途徑已成為當(dāng)前檔案管理體制改革的重點。本文結(jié)合自己的檔案管理經(jīng)驗，就如何提高事業(yè)單位檔案管理水平進行探討。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要意義

事業(yè)單位檔案管理是公共事業(yè)單位管理的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是及時、全面把握單位整體情況的基礎(chǔ)，是分析事業(yè)單位運行的基礎(chǔ)。檔案信息工作是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和將來的重要環(huán)節(jié)紐帶。在某種程度上，這種工作是延續(xù)和物化人們記憶的方式。事業(yè)單位可以根據(jù)這些檔案信息制定正確的路徑和指導(dǎo)方針，并適時進行調(diào)整，促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。隨著現(xiàn)代檔案管理工作理論研究和經(jīng)驗的累積，事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新和改革。提高檔案信息管理效率，充分發(fā)揮檔案信息的作用，以滿足事業(yè)單位工作在區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展中的需要，適應(yīng)新形勢下事業(yè)單位改革經(jīng)營管理的需要，最終實現(xiàn)與社會發(fā)展相協(xié)調(diào)的目的。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）管理技術(shù)比較落后。當(dāng)前，我國許多事業(yè)單位在檔案信息管理工作中運用的新技術(shù)相對較少，面對新時期事業(yè)單位日益增加的工作量，這種管理技術(shù)明顯落后。其主要原因：一是事業(yè)單位管理人員重視程度不夠，投入資金相對較少，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。二是管理人員工作素質(zhì)和技術(shù)能力落后，不能嫻熟運用當(dāng)前先進管理設(shè)備及技術(shù)。三是事業(yè)單位仍然保留原有的信息管理方法，手工工作方法仍然是檔案信息管理的重要方法。

（二）檔案管理制度不完善。目前，我國事業(yè)單位管理人員對檔案管理工作缺乏足夠的重視，檔案管理工作缺乏明確的業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)管理體系，給查找和檢索檔案帶來諸多不便。有些單位的檔案甚至存在虛假現(xiàn)象，檔案內(nèi)容本身不真實，也缺乏實效性，使檔案管理工作形同虛設(shè)。上述諸多問題嚴重阻礙了單位檔案管理工作的開展，也不能有效發(fā)揮檔案管理工作的作用。

（三）管理人員素質(zhì)不高，缺乏管理意識。檔案管理人員作為檔案管理工作中最重要的因素，直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。目前，我國大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能和能力水平不高，有的甚至沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案管理的基本操作程序比較生疏。有些單位的檔案管理人員甚至只是兼職，而且是從其他崗位調(diào)來的，難以集中精力做好檔案管理工作。而事業(yè)單位中的檔案管理本身就是一項專業(yè)性工作，單位領(lǐng)導(dǎo)必須重視，不斷提高員工的積極性，而這是提高檔案管理效率的關(guān)鍵。

三、事業(yè)單位檔案管理提升途徑

（一）完善檔案管理制度，明確檔案管理的工作方向。目前，我國事業(yè)單位檔案管理水平非常有限。通過建立合理有效的事業(yè)單位檔案管理制度，建立健全檔案管理體系，規(guī)范相關(guān)管理規(guī)章制度，可以有效提高檔案管理水平，提高檔案利用率，從而促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。在完善制度的情況下，事業(yè)單位首先要明確檔案管理的工作方向。事業(yè)單位的管理層要認真調(diào)查分析檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，在此基礎(chǔ)上，不斷提高檔案管理質(zhì)量。為此，事業(yè)單位必須認真分析和調(diào)查自己的檔案管理工作，充分認識自身的不足和缺陷，以明確今后工作的總體方向，并制定相應(yīng)的發(fā)展策略，有效提高事業(yè)單位檔案管理水平。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理是一項非常專業(yè)的工作。要不斷提高檔案管理水平，就必須努力提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。具體而言，可以從以下兩個方面入手：一是提高招聘要求，努力吸收優(yōu)秀高素質(zhì)人才加入檔案管理隊伍，不斷從源頭優(yōu)化檔案管理人才隊伍。二是開展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。通過各種途徑對檔案管理人員進行培訓(xùn)，使他們能夠掌握檔案管理的各項流程和方法。檔案管理人員培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括兩個方面：一是檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，結(jié)合單位的實際發(fā)展，理論與實踐有機結(jié)合。二是注重檔案管理職業(yè)道德培養(yǎng)。不斷完善檔案管理的獎懲制度，貫徹以人為本的管理理念，不斷激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，提高員工工作效率。為了切實發(fā)揮專業(yè)培訓(xùn)的作用，事業(yè)單位必須加大資金投入，制定有效的培訓(xùn)方案。

（三）提升檔案管理的信息化水平。事業(yè)單位的發(fā)展要突破上層的局限，不僅要與時俱進，而且要利用有效的信息設(shè)備，在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上繼承、改革和創(chuàng)新。信息管理是將信息存儲在一個輕便、合理的空間中。只有深化檔案管理信息化，朝著檔案信息化的目標邁進，事業(yè)單位才能更好地發(fā)展。具體工作可從以下三個方面展開：一是建立檔案信息網(wǎng)站。在事業(yè)單位建立檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)頁來提供檔案管理服務(wù)，改進了原有的檔案管理方法，通過實現(xiàn)檔案信息化管理，使信息服務(wù)更加便捷高效。網(wǎng)頁的在線搜索大大提高了檔案管理工作的效率。二是拓展檔案信息資源，加快基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。在文件信息管理過程中，管理者應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)自身的優(yōu)勢，準確把握網(wǎng)絡(luò)的特點，利用搜索引擎功能對文件信息進行集成和收集，并利用網(wǎng)絡(luò)功能對信息進行有效整合、豐富和完善，并通過網(wǎng)絡(luò)實時共享資源。第三，建立和使用搜索引擎。在機構(gòu)檔案信息管理過程中，利用搜索引擎查找檔案資源是十分方便的，可以大幅度提升檔案管理工作效率。

（四）強化檔案管理保密工作。檔案最重要的價值在于它能真實地反映各種信息，從而為事業(yè)單位的各項工作提供原始、真實和重要的依據(jù)。為了保證檔案的真實性，必須加強檔案管理工作的保密性。隨著信息技術(shù)的引入，使檔案管理具有現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化的特點。因此，有必要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的特點制定相應(yīng)的保密制度。避免數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)安全帶來的保密性問題，能促進機構(gòu)檔案管理能力的提高。

四、結(jié)束語

總之，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對公共事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求。當(dāng)前一些事業(yè)單位的檔案管理制度體系不夠完善、管理人員專業(yè)化水平低、檔案管理現(xiàn)代化程度低的問題日益突出。為了有效地解決這一系列問題，不斷提高事業(yè)單位的管理水平，事業(yè)單位必須首先明確檔案管理工作的目標及工作方向，不斷優(yōu)化檔案管理方法手段。同時不斷提高管理人員的整體素質(zhì)，加強檔案管理的保密性工作，建立健全檔案管理系統(tǒng)，為事業(yè)單位的不斷發(fā)展提供動力。筆者通過結(jié)合自己的檔案管理經(jīng)驗和事業(yè)單位檔案文件的特點而提出了幾點提高檔案管理水平的途徑建議，希望能夠為相關(guān)人士提供一些參考。