事業單位檔案數字化現狀及路徑探索

文/山東省農業科學院植物保護研究所 付亞萍

當前，由于傳統手工方式的慣性作用，使得數字化管理方式存在著一定的局限性，所以如何高效利用信息化手段進行人事檔案的管理工作是事業單位需要解決的重要問題。現代事業檔案的管理要力圖做到手工和電子管理的協調性，以此發揮人事檔案對事業單位的作用，同時促進單位檔案信息化管理的深化，這既是目前信息化發展的趨勢，同時也是單位未來發展的方向。

一、事業單位檔案數字化管理的重要性

所謂事業單位，主要是指在運行過程中，為了將事業單位的社會公益性價值可以有效地體現出來，由國家機關授權并開設的國有資產組織機構以及可從事衛生醫療、文化建設、科教等活動的社會組織機構。從實際情況來看，企業單位具有一定的特征，比如特殊性，正是這一性質決定了事業單位檔案管理的必要性。事業單位的檔案管理內容包括以下三個方面：分別是人事檔案以及基建檔案、文書檔案，這三個方面的檔案管理效率和質量對于事業單位正需運行以及公益性組織功能服務的充分發揮具有非常重要的作用。而檔案管理的主要目的是保證檔案信息能為需求者提供價值定位、參考標準等作用，對于事業單位實施的檔案管理工作而言，不僅可以使檔案發揮出一定的優勢，同時還可以防止普通檔案管理出現一系列問題，比如查找效率低下、管理效率低等現象。同時，在普通的檔案管理信息中，就會經常出現紙張霉變、人為涂改造假等多種問題，通過實施數字化管理以后，便可以最大程度上實現檔案資源的共享以及信息引用等，由此一來，工作量會降低。因此對于事業單位來說，要有效地實施數字化管理，這樣可以幫助檔案在最大程度上發揮出自身的優勢，從而在提升檔案管理效率的基礎上大大降低檔案管理人員的工作量。

二、事業單位檔案數字化管理的有效措施

（一）建立完善檔案管理系統。目前，對于事業單位來說，需要不斷實施數字化管理，借助互聯網和現代化信息手段對檔案實施管理，在這個階段中，管理內容包括紙質檔案信息的數字化變換、檔案分類保存等。在檔案管理信息系統的建立上，還需要根據事業單位的實際開展情況實施數字化管理工作，在事業單位內部上，首先建立一個特殊域名的網站，然后將其稱為具有互聯網性能的檔案存儲庫，這樣在存儲庫中就可以保存所有的檔案數據，之后對檔案進行整理。此外，因為涉及的內容比較多，因此事業單位需要根據自身的情況，然后建立完善科學的數字化管理系統，并且做好對檔案信息掃描錄入、光盤備份等多項工作。

（二）加強數字化檔案安全管理。對于以往的檔案管理來說，數字化檔案管理不僅是在檔案信息中儲存的方式不一樣，同時在檔案的安全管理方面上存在比較大的問題。事業單位要想在最大程度上帶動檔案數字化管理，那么就需要加強安全管理工作，這個也是數字化管理最基本的保證。事業單位在建立數字庫時，需要注意科學選擇相關設備，還需要建立起對檔案數據庫的內部結構以及軟硬件問題，所以，就需要按照標準進行，方便以后數據庫功能可以正常使用。同時，還需要對檔案中的重要信息加強保護，規定相應的安全保護級別。另外，應用軟硬件可以有效提高系統性能，從而保障數據的安全性。

（三）提高數字化管理的規范性。首先，事業單位的檔案數字化管理工作，不單單是檔案管理部門的工作，同時也是事業單位內部所有部門的共同工作。從一方面來講，檔案部門在開展檔案工作的時候，可以從實際情況出發，然后還需要對檔案的收集時間以及各個部門的檔案提交格式等多方面進行確定，并且各個部門之間需要進行積極的配合，以便檔案管理人員收集檔案，從而使得檔案可以盡快歸檔。其次，對于那些已經存在的紙質檔案需要進行數字化的掃描，還需要建立起各種檔案表格，而且對于相關的檔案，比如某些單位需要發展規劃檔案、員工個人檔案、會計管理檔案等，需要根據檔案信息的存儲位置以及分類等多種指標，當然還需要建立起對檔案資料的范本，并且在最后需要將范本發送到相關部門，要求相關的部門按照檔案范圍，提交標準的檔案數據。

（四）合理分配檔案管理工作。我國事業單位在檔案數字化過程中發展比較晚，我國現階段事業單位保存的檔案信息還是以紙質檔案為發展條件，特別是對于檔案管理人員而言，傳統檔案在數字化發展過程中比較復雜，再加上受其他因素的影響，檔案信息資料也比較多，分類也會比較詳細，因此就需要合理地分配檔案管理人員的工作。

三、總結

綜上所述，在我國科學技術的發展前提下，事業單位需要跟上時代發展的潮流，還需要不斷提高數字化檔案管理工作，只有這樣，才可以緩解傳統紙質檔案比較大的工作量。現代化信息管理工作可以全面及時地收集檔案信息管理，然后需要在短時間內獲取權限比較多的檔案信息，發揮出自身的檔案資源優勢，進而在提高事業單位數字化管理基礎上，為以后的事業單位發展管理奠定基礎。