提升企業檔案管理隊伍建設質量的思考

文/中國郵政檔案館 劉妍

企業檔案管理的好壞直接影響著企業的發展，隨著新技術的層出不窮，檔案管理信息化已經成為檔案事業發展的必然趨勢。檔案管理者是運用新技術提高管理水平，增強檔案管理效能的關鍵，如何提升檔案管理隊伍質量，促進檔案服務企業發展，成為企業應該思考的問題。

一、企業檔案管理隊伍建設的現狀

（一）檔案管理隊伍質量低。很多企業對檔案管理工作的認識，還停留在倉庫管理員的基礎上，觀念老舊，沒有管理意識。企業高層認為，檔案館（室）主要起著保管檔案資源的作用，大部分檔案管理人員身兼多職且流動性大，小部分專門管理人員會一些簡單的檔案業務知識和基本的計算機能力，能夠收集和處理檔案信息即可。造成檔案管理隊伍質量不高，不足以滿足信息化時代企業的需求。

（二）檔案管理隊伍素質分層。企業現有的檔案管理人員，一部分從事多年的檔案專業工作，傳統檔案管理的知識和技能扎實，管理經驗豐富，但對于數字化和電子檔案管理業務不熟練，缺乏對檔案信息化的管理能力。還有一部分非專業檔案管理人員，沒有系統學習過檔案管理理論，更沒有經驗，導致檔案管理工作質量差。

（三）檔案管理隊伍更新和培養機制落后。企業在引進人才時往往以信息技術人才完全替代檔案專業人才，把檔案數字化開發和信息化管理完全交由信息人員，把電子檔案長期放在信息系統或業務系統中不進行正確歸檔，造成檔案管理的不規范。同時缺乏科學的檔案管理人員培養機制，企業培訓多注重企業發展方向，缺少檔案管理方面，這就導致了檔案從業人員的知識更新缺乏，檔案管理人員整體素質提升困難。

（四）檔案管理隊伍地位和待遇低。企業運營中，檔案工作不能帶來直接效益，往往不受重視，專兼職檔案人員的地位、待遇都相對較低，人員調動頻繁，工作缺乏連續性，缺少發展的動力。企業的不重視導致檔案事業發展停滯不前，兼職人員不往這個方向發展，專職人員發展不起來，嚴重影響檔案事業的發展。

二、企業檔案管理隊伍建設的必要性

（一）檔案管理隊伍的建設是檔案管理的基礎。信息化時代，檔案管理工作發生巨大的變革，在變革的過程中，人員起著至關重要的作用。這就要求檔案管理人員除了要有扎實的檔案管理能力還要具備信息處理、數字化等多樣的知識來滿足檔案工作的更新變化。因此，不斷加強管理隊伍的建設，不斷更新知識體系，不斷培養高新技術人才，才能有效促進檔案管理現代化發展，為企業做好信息服務。

（二）檔案管理隊伍建設是提升檔案服務效能的關鍵。在新技術飛速發展的時代，市場競爭越來越激烈，信息的快速獲取和高效分析成為競爭中的利器，這就給檔案服務提出了新的要求，檔案工作不能再止步于幕后，不能再滯后于企業發展，檔案服務要走在前端，從被動變為主動，充分利用自身優勢主動為企業服務。因此，檔案管理者的素質和能力都要達到一個新的高度，跟上企業的發展，這樣才能讓檔案信息在企業發展中充分發揮作用，幫助企業做出更科學更符合發展規律的決策。

（三）檔案管理隊伍建設是檔案工作開拓創新的需要。檔案管理人員掌握的計算機技術、網絡和多媒體等各項技能都影響著檔案工作的效果。企業各種業務、各道工序以及運用的新的開發軟件和手段都會產生各種檔案，檔案不再僅僅是紙質、光盤、縮微膠片等形式，電子檔案的存儲格式和存儲工具也在日益革新。這就需要檔案工作者善于發現和解決問題，勇于推陳出新，在工作思路和方法上不斷創新，讓檔案的管理適應企業和社會的發展，讓檔案信息能夠以高效率和高質量來滿足企業發展的需要。

三、企業檔案管理隊伍建設的策略

（一）領導重視，營造良好發展環境。領導的重視是做好檔案工作的有力保證，更有利于檔案部門和各部門的合作與配合。檔案管理人員首先要主動向企業領導宣傳檔案法律法規，主動向分管領導匯報工作，取得領導的理解和支持，樹立良好的形象。企業領導要看到檔案工作的重要性和難度，要把檔案工作放在整個企業的規劃中去，把檔案人才培養納入整個企業人才培養中去，為檔案事業的發展營造良好的環境，這樣才能改善檔案工作邊緣化、檔案事業投入少等問題。

（二）合理激勵，營造公平發展態勢。檔案工作之所以難以吸引人才，是因為薪酬、福利、晉級等較差。檔案工作默默無聞，表彰、評優和獎勵的機會少，老同志感到希望渺茫，骨干感到付出和回報不成正比，年輕人覺得難以激發出自身的能力和激情，這就導致大量人才的流失。因此，在考核時，企業不能以單一的業績水平為唯一標尺，要把工作內容和服務水平等都納入其中，制定合理的激勵機制，讓檔案管理工作得到尊重和認同，從而留住人才、發展人才，提升檔案工作服務企業發展的水平。

（三）加強交流，營造和諧協作氛圍。在企業檔案工作中往往有這樣一種現象，業務部門不知道檔案部門的存在，或是不了解其工作內容，在需要配合完成相關工作時無從下手，配合度不高。雖然檔案部門對企業檔案工作有指導的職能，但常常是檔案管理人員不了解企業發展的現狀、不知道具體業務流程，導致在開展檔案指導、收集工作的過程中困難重重，難以接收到真正合格的檔案。所以在重視和樹立檔案工作地位之余，檔案部門要經常參加企業的各項活動，與各部門加強溝通交流，拉近和各部門的距離，團結一致干好工作，提高與各部門的團結協作能力和凝聚力。

（四）合理分工，打造優質管理團隊。檔案管理隊伍由不同層次的人員組成，既有閱歷豐富的老同志，又有年富力強的中年骨干，還有新入職的年輕人，以及兼職檔案管理人員。檔案管理工作不能光靠企業的重視和其他部門的配合，還需要檔案管理隊伍自身的建設。每一項工作都需要大家的通力配合，所以分工要明確，崗位職責要細致，相互配合要團結。老同志對企業發展的來龍去脈都很熟悉，考慮事情周全，講求實際，對事物有獨到的見解，年輕人年富力強，有進取意識，思想桎梏少，新手段新技術掌握快速，改革創新能力強；兼職檔案人員深入業務領域，熟悉業務，對發展方向敏銳，了解一線的需求，與其他部門融入和溝通順暢。因此，要做好檔案管理工作，就要合理分工，三者通力合作，各自發揮自身優勢，互助互補，使團隊資源價值最大化，讓每個人都發揮出最大優勢，從而高水平發揮企業檔案管理工作的效能，幫助檔案工作更好地滿足企業發展的需要。

四、小結

企業檔案是企業信息的核心內容，記錄了企業活動的最真實和最重要的信息，企業檔案管理的好壞直接影響著企業的發展。而檔案管理隊伍的建設直接影響著檔案工作的水平，尤其是在網絡技術高速發展的今天，信息化給檔案事業帶來了更多的機遇與挑戰。建設一支能力強、效率高的檔案管理隊伍，才能肩負起時代賦予檔案工作的重要使命，只有檔案管理工作與時俱進，才能更好地推動企業蓬勃發展。