淺析企業檔案工作與企業記憶建設

文/海洋石油工程股份有限公司 張琬

企業記憶是企業獲得持續、健康、和諧發展的一項重要戰略措施。企業檔案承載了企業的發展歷史，記錄著企業在生產、經營、社會活動中的完整過程，是企業記憶儲存的主要形式。企業記憶植根于企業檔案，企業檔案是企業記憶建設的源泉和動力，二者之間相互促進，相互融合。隨著社會的進步、經濟的發展，企業要在激烈的市場競爭中獲得持續性發展，必須高度重視企業檔案工作及企業記憶建設。

一、企業檔案工作與企業記憶建設之間的關系

企業檔案是在企業各項活動中直接形成并保存備查的各種文獻載體形式的歷史記錄，是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業記憶是企業在長期的科研、生產、管理等活動中形成并能為全體職工普遍接受和共同遵循的理想信念、價值觀念和行為規則。企業檔案以具體的物質形態而存在，是對企業記憶零散的表層反映，企業記憶是從客觀真實地記載企業各項活動的企業檔案中，經過加工、提煉、升華的內在現象。企業檔案工作與企業記憶建設都是企業基礎管理的一部分，分屬不同的管理范疇，但二者相輔相成，互相依托。

企業檔案是記錄企業成長、發展歷程的載體，真實地記錄了企業記憶所需的全部資料，聚集著企業豐富的信息資源。企業檔案管理對于企業記憶的記錄并不是一種簡單的記錄，而是對企業記憶的歸納、梳理，通過分類與分析使員工和領導能更好地認清企業發展中的成就與不足，更好地服務于企業的發展戰略，服務于企業科研生產經營等各項工作。

企業記憶建設作為企業管理活動的重要組成部分，不僅影響著企業檔案的收集范圍，同時它也影響著企業檔案信息的價值鑒定工作。在收集企業檔案時，要充分考慮企業記憶的需求，分析哪些文件、檔案或資料是企業記憶所需的資料和素材，能推進企業的建設進程。在企業檔案價值鑒定過程中，要充分考慮企業記憶建設的影響，使企業檔案表現出多重價值，賦予企業檔案更為豐富的價值內涵。

二、企業檔案工作在企業記憶建設中的作用

（一）企業檔案的記載內容是企業記憶的重要參考，為企業記憶的積累提供歷史見證。企業檔案是企業成長、發展歷程載體的記載，是企業發展的歷史長卷。它不僅真實地記錄了企業從誕生、成長到發展的全部歷程，記錄了企業的知識、技術和經驗，而且還記載了企業思想的發展過程和企業的精神財富，它蘊含著企業深厚的歷史文化，聚集著企業豐富的信息資源，是企業可持續發展的重要資源。企業記憶以文字、圖像或實物等形式存在于企業檔案之中，企業檔案管理工作對企業各類文件材料進行收集整理、集中科學安全管理的過程，就是企業記憶不斷積累不斷發展的過程。

（二）企業檔案是企業記憶的直接依據，具有傳遞功能。企業檔案真實地記錄著企業發展過程中的點點滴滴，其本質屬性是原始記錄性。它是企業記憶最可靠、最真實的第一手信息資料，可以輔助人類的記憶。作為實事憑證和承載人類社會實踐活動中直接形成的有序知識信息，其是為企業記憶提供歷史參考的直接依據。企業檔案作為企業記憶的主要載體之一，是企業增強市場競爭力、進行挖潛改造、擴大再生產的依據，是及時處理重要事件和突發事件的參考憑證。利用企業檔案開展編研活動，總結發展歷史，展示企業形象，將真實記錄企業記憶這種無形的資產變為有形化，把平常看不到、摸不著的東西以文字、圖片、影音、實物等直觀而明顯地展現出來?，F代企業記憶的傳遞和弘揚離不開企業檔案。企業檔案提供利用的過程就是企業記憶的傳遞過程。只有利用好企業檔案，才能幫助企業依據自身特點來建設具有特色的優質企業，才能更好地為企業的發展服務。

（三）檔案管理工作是企業記憶的重要組成部分，推動企業記憶的發展過程。企業檔案記載了企業科學技術的創新和發展，這是企業一代又一代職工的勞動結晶；企業檔案中包含了企業經營管理的經驗和教訓，是企業勞動者不可多得的寶貴精神財富；企業檔案敘述了企業發展的艱辛歷程及幾代勞動者的創業事跡，從而匯成一種企業精神，是當今企業發展的精神動力。這些都是企業記憶的歷史源泉，它能為企業建設提供寶貴的材料，是企業發展的保障。企業檔案管理部門對企業各類文件材料進行集中統一的收藏、整理、保管與提供利用的過程，就是企業記憶不斷積累不斷發展的過程。企業檔案管理工作是維護企業歷史面貌的一項重要事業，是企業運營全過程的真實記錄，客觀反映著企業的經營成長過程，只有管好企業檔案，才能為企業留下一份文化遺產，將企業記憶建設發揚光大。

（四）企業檔案為企業記憶提供判斷標準，為企業發展指引正確方向。凡是成功的企業，其企業記憶總是處在一個不斷更新、發展、與時俱進的過程中。隨著企業的發展和社會環境的變化，企業不可避免地存在著變遷、創新和完善現象。企業檔案在記錄和反映企業一切活動的同時，也將企業建設中的成功經驗和失敗教訓忠實地、客觀地記錄和保存下來，只有通過企業檔案來判斷其得失，決定其棄留，以史為鑒，才能真正選擇一種適合于當今和今后的企業發展形勢，順利實現企業的創新和優化。

三、企業記憶視野下檔案工作的思路與方法

（一）擴展收集范圍，豐富檔案信息資源建設。隨著企業記憶建設的不斷深入和發展，對檔案的利用需求也越來越大。為更全面地反映企業記憶建設，檔案管理人員要在正常接收歸檔的基礎上，注重收集反映企業宏觀決策調整、反映企業重大活動、事項，反映企業發展歷程及反映企業取得的重大成就、獲得的榮譽、嘉獎等方面的檔案資料，力求做到全面真實地反映企業發展和歷史面貌。

（二）增強服務理念，變被動為主動，為企業記憶建設提供完善的檔案信息。在企業經營管理過程中，應當始終樹立企業檔案為企業建設服務的理念，充分挖掘檔案資料中的服務功能，變被動為主動，為企業提供完善的檔案信息。利用文字資料、圖片、實物等形式直觀地展示企業的發展進程，依托互聯網和局域網等向社會各界、企業員工傳播企業發展信息，提升企業的知名度和信譽度，展現企業精神風貌，激發員工的自豪感，增強企業的凝聚力和向心力，提高企業在市場競爭中的經濟地位和社會地位。作為檔案管理人員要定期了解目前檔案事業的發展趨勢，堅持“以人為本”的思想，不斷拓寬服務方式和服務理念，實現檔案價值的最大化，充分發揮主觀能動作用，以一流的服務、一流的業績，為企業的持續發展服務。

（三）開展企業檔案編研工作，提高服務水平。大量的企業檔案信息呈現為靜止狀態，檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態轉化為動態，由傳統的服務轉為提供綜合檔案信息的高層次服務，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率。積極對館藏檔案信息進行深入挖掘，加工、提煉、整合升華，開發深層次的編研工作，如編纂“企業年鑒”“企業經營史”“品牌介紹”“企業榮譽榜”“全宗介紹”“組織機構沿革”“產品介紹”“科研成果簡介”“工程項目簡介”等專題性資料，使這些資料成為企業記憶建設的教科書和企業培訓的必修課程。通過專題教育學習，再現企業發展史，使員工看到開創者的艱辛、建設者的拼搏和如今的成就；再現各任企業領導的處事方法、決策風格，使員工更深刻地理解企業政策、經營機制的變遷；再現組織機構、企業制度的變化，使員工了解企業制度沿革的走向和趨勢等，使員工產生強烈的榮譽感和自豪感，增強使命感和責任感，激發員工為企業發展貢獻力量的熱情與愿望。

（四）豐富檔案的利用形式，發揮企業記憶的教育指導功能。企業檔案集中了企業發展、人力、財務、科研等大量信息，這些檔案信息資源真實地記錄了企業發展的整個過程，也是無數前輩工作者對工作的總結，對科學發展規律的認知，凝聚著企業的精神和價值觀念。企業檔案工作者應該盡其所能創造多種途徑搭建平臺，將企業檔案的精髓傳播給廣大員工，對職工進行教育、提高企業的內在素質，使他們對本企業的歷史和發展有更好的了解，進而產生更大的親近感、認同感和歸屬感，從而轉化為不斷拼搏為企業作貢獻的動力。

（五）完善企業形象，實現企業檔案的價值。企業形象本質上就是社會公眾對企業的一切活動及其表現的總體印象和評價。檔案是企業形象宣傳的前提和基礎，企業形象宣傳豐富了檔案內容，增加了檔案類型，為企業積累了新的信息資源。企業檔案與企業形象宣傳有著極其密切的關系，企業檔案與企業形象宣傳都是企業的寶貴財富，都能為企業創造經濟效益和社會效益，對企業的生存與發展具有重要的作用。因此，檔案管理部門應當主動與企業宣傳部門合作，積極開發深層次的檔案信息資源，挖掘企業的品牌價值，提升企業社會地位，拓展企業檔案信息中心的檔案保管和提供利用職能，豐富企業檔案工作的內容，最大程度地實現檔案的價值。

四、結論

現代企業記憶的傳遞和弘揚都離不開企業檔案。企業檔案作為企業文化建設的歷史借鑒和參考，作為企業記憶建設的直接依據，在企業記憶建設中有著不可替代的重要作用。企業檔案要為企業的科研生產經營服務，也要為企業記憶建設服務。企業只有進一步強化和發展企業檔案工作，才能適應企業管理現代化和企業記憶建設不斷提出的新要求，為企業的騰飛奠定基礎。因此，企業檔案工作者要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創新，使企業檔案管理工作能為企業記憶建設服務，為企業核心競爭力的提高提供全方位的服務。