淺析如何有效開展高校口述檔案工作

文/沈陽農業大學檔案館 李啟坤

一、高?？谑鰴n案的實施

高?？谑鰴n案收集工作是一項學術性、專業性很強的工作，實施過程可以分為前期準備階段、實施訪談階段、后期整理歸檔、成果利用等幾個階段。

（一）前期準備工作要做足“功課”。檔案的前期準備階段是指在進行高校口述檔案采訪前期，檔案工作人員需要以訪談主題、受訪對象及訪談的進度安排，以史料留存的緊迫性為前提，制定科學、合理的工作計劃。首先要確定口述檔案主題。如沈陽農業大學的口述檔案主題主要包括學校早期建校歷史、重要的科研教學活動、重大歷史事件等。確定主題后，應充分“備課”，對學校乃至省市檔案館所存相關檔案史料進行充分調研梳理，了解和掌握歷史背景，把看似孤立的檔案信息進行提煉與比對，找出內在的因果關聯，圍繞主題再進行深入挖掘，捕捉新的線索，發現并記錄“問題”，根據線索對此歷史階段（事件）當事人或者可能知情人進行初步范圍和人選劃定，列出需要調查、核實的史實部分工作大綱。在整個過程中要以人為主要對象，以整個事件作為主題內容。在前期準備工作中，尋找具有代表性的人物是重要工作，高校的發展史則是口述事件的研究對象。其次，對于口述訪談對象需要事先進行調查和了解，因為訪談對象（受訪者）多是早期歷史事件的親歷者,很多年事已高，為達到更好的“互動”，要了解訪談對象包括事業背景、家庭情況、婚姻狀況、身體狀況等，還可以側面了解一些訪談對象的生活習慣和興趣愛好等。為達到更好的訪談效果，要多做溝通鋪墊，最好登門拜訪，即這個溝通過程會持續幾次：一是與受訪者從情感上建立互信基礎，使之能夠欣然接受訪談。二是根據受訪者的信息反饋，結合我們對事件、線索的了解和掌握、對選題的解決需求，定制科學合理的訪談提綱，針對不同人的不同視角要有所側重。在此過程中可以將采訪提綱告知受訪者使之熟悉，并做到心中有數，預先回憶，也可以根據受訪者的反饋和建議，修改、補充問題，以便提供更多有用的信息。另外，前期準備工作還包括準備一些與訪談主題相關的校史圖片、資料作為“觸媒”，對于口述檔案的準確性有很大的輔助作用。

（二）訪談實施過程中要細致耐心。確定訪談時間，現場采訪要選擇受訪者身體、精神狀態俱佳的時段，避開休息時間叨擾。訪談中的關鍵環節是講述和提問，訪談過程中一定盡量不要打斷受訪者的講述，等他完成講述后再提問。采訪過程中要認真聆聽，并就講述過程中的重要信息作以記錄，包括受訪者的語氣語調變化，訪談者要與受訪者在“一個頻道上”，真正達成心靈共鳴，訪談者也要時時觀察訪談過程中受訪者的情緒變化，并適時引導，注意不要偏離訪談專題。提問要精準，對講述中涉及的事件背景、關鍵人物、時間節點等重要信息要與受訪者一一核對，對模糊不清的地方要予以明確。如若受訪者出于種種考慮，出現正式訪談與預采訪交流中不一樣的說辭的要再與受訪者確認，如受訪者心存芥蒂一定努力說服放下包袱講述，如堅持新說法，也要同時做好記錄標注。對于不便于登門的外地受訪者，有條件的也可以采取遠程視頻連線的方法，訪談者也需要以始終如一的飽滿專注的態度認真傾聽，使受訪者在放松、自由的狀態下講述，并與受訪者形成良好的互動交流，抓住亮點、精準提問、徐徐道來，完成高質量的視頻采集。硬件準備充分，采集現場對于錄音、錄像器材的要求較高，因此要為采集人員配備專業攝影或錄音人才，要加強對大學生志愿者的培訓；做好風險控制，綜合所有因素，才能取得比較滿意的采集效果。

（三）訪談資料的后期整理要規范。后期整理包括錄音、錄像拷貝、存儲，訪談抄本制作、勘誤等后續工作。錄音、錄像的存儲和管理參照《DA/T 15-1995磁性載體檔案管理與保護規范》進行，光盤備份兩份以上，硬盤、移動硬盤也要同時備份。抄本制作是關鍵一環，為避免時間過長，采訪情境信息等丟失，整理要及時。整理需要極具耐心，要反復回放錄像或錄音，要充分尊重受訪者，力求“原汁原味”，不可以隨個人喜好斷章取義刪減受訪者原話，或者因為沒有聽清楚就放過，對于沒有聽清或者不明白的地方要做好標識，以便回放備查，實在無法聽清要回訪受訪者再進行確認。對于受訪者談話中涉及的時間、地點、事件背景、發展、結果等關鍵細節要進行核實勘誤，可以在檔案中尋求證明，也可以尋求其他知情人旁證。對于與歷史有出入的地方要以括號加注的形式在抄本上加以標注，但是不能破壞原文。為保證口述歷史電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性，高校檔案館要嚴格依照國家檔案局出臺的《口述歷史電子檔案元數據方案》（DA/T-2015）建立口述檔案數據庫，除了要對受訪者的個人背景等數據信息進行著錄外，抄本整理經受訪者確認后，以電子文件的形式歸檔，列捐贈檔案ü口述檔案類目下。

（四）成果利用等后續工作要有序開展。對于形成的口述檔案史料，一定要充分尊重受訪者的權益，保護其著作權和知識產權，視同成果創作，要支付一定的稿酬。同時按照捐贈檔案管理辦法，明確所有權和使用權，簽訂知情授權書。在獲得授權的前提下，可應用于編史修志、學校微信、微博公眾號平臺專題宣傳，擴大影響，形成氣氛。

二、高?？谑鰴n案工作開展中的問題與對策

隨著現代社會經濟的發展，科學技術也在不斷發展，但是高?？谑鰴n案采集整理工作卻相對滯后，雖然有很多高校在實際工作中不同程度地涉獵口述檔案，但沒有形成一定的規模，缺乏成熟經驗，存在一定的被動性。檔案工作人員中仍有一部分人對口述檔案的概念并不是很了解，實際操作中也存在不夠規范等問題，這些也嚴重地影響了高校口述檔案工作的準確性和時效性。在高校口述檔案采集工作中，檔案工作人員是主要參與者，熟悉檔案是專業優勢，但知識結構相對比較單一，而采訪過程中需要新聞學、心理學等多學科復合性知識的掌握，這對檔案工作人員的素質提出了更高的挑戰。因此，要加大對高校檔案工作人員的培訓力度，學習國家口述檔案采集管理的行業標準和規范，學習口述檔案采集整理流程，學習交流提問的切入技巧，總結經驗和教訓，鍛煉和打造一專多能的復合型檔案專業人才隊伍。

高校對口述檔案重視程度有待加強。部分高校的口述檔案采集是出于校慶宣傳考慮，編寫校史、院史、做校史展覽等剛性需要而臨時采取的技術手段，并非常設項目。后續的工作在機構設置、資金投入、人員投入、軟硬件改善上都嚴重不足，而口述檔案的收集和整理耗時耗力，并非一蹴而就的易事，需要加大宣傳和投入，形成全員做口述檔案提高全員的文化自覺，加大搶救發掘力度，以使其做到可持續發展。

三、結論

高?？谑鰴n案采集整理工作是一項與時間賽跑的記憶重建工程，通過規范采集和整理口述檔案流程，利用現代化技術對口述檔案管理進行完善，可以有效地提高檔案管理工作效率，要提高對口述檔案的管理水平，使之更能出色發揮對建構高校記憶的特殊作用。