人事檔案知情權實現方式研究

文/海口市第三人民醫(yī)院 洪勵

當前，我國檔案信息一直處于公開程度較低的狀態(tài)，特別是在人事檔案信息方面。隨著經濟社會發(fā)展和公民法律意識的提高，更多公民需要通過人事檔案了解自身情況，而許多用人單位也需要掌握員工信息。所以，改變人事檔案管理模式，在合理范圍內開放個人人事檔案信息，是目前研究的重點問題。

一、阻礙人事檔案知情權實現原因

（一）人事檔案知情權意識未能建立。公民知情權的概念在我國近幾年開始出現，大多公民對人事檔案的知情權知之甚少，由于對自身檔案問題的不重視，導致很多地區(qū)出現“棄檔”“死檔”現象。由于對于人事檔案知情權的普及程度較小，公民很容易忽視這個問題。大多數人對人事檔案的認識停留在表面，認為人事檔案大部分由本人填制，完全沒有意識到人事檔案知情權的重要性。

（二）管理制度阻礙知情權。人事檔案記錄公民一生求學和工作過程。正是出于對個人信息的私密性保護，維護公民的隱私權，所以我國人事檔案推行本人回避制度。長期以來，我國檔案管理模式一直處于“重管理、輕利用”的狀態(tài)，并被列為機密類文件，不對社會和當事人公開。在《干部檔案工作條例》中有明確規(guī)定：“任何個人不得查閱和借用本人及其直系親屬的檔案。”人事檔案材料中包括個人履歷、獎懲、學歷等各種材料。但是這種封閉的管理模式下，許多需要暫時對本人保密的如政審材料等或者根本無須對本人保密的材料全部進行保密管理，這嚴重限制了對人事檔案的有效利用和人事檔案知情權的實現。

（三）人事檔案內容的片面性。雖然人事檔案能夠反映個人經歷和狀態(tài)，但難以準確表達個人能力。個人檔案具有時間延后性，其通過文字記錄方式評價個體是片面的。特別是沒有權威部門認定的情況下，極易導致人事檔案在內容上的主觀性，人事檔案知情權也因此難以實現。況且，現在的人事檔案中通常都是千篇一律的表揚，在涉及個人缺點方面幾乎沒有，大同小異的評語讓人事檔案缺乏權威性。

二、確保人事檔案知情權實現方式

（一）提升公民意識。人事檔案作為記錄個人信息的關鍵材料，反映了檔案信息所有者的個人經歷和實踐情況。人事檔案知情權作為當事人必須擁有且能夠有效行使的權利，了解人事管理部門對個人信息檔案材料的管理狀況及其利用情況，但由于我國在人事檔案管理上實行“重藏輕用”“只對單位，不對個人”的原則，并且在檔案法律法規(guī)有所欠缺，缺乏科學的管理方法，公民難以行使人事檔案知情權，侵害了公民權益，由人事檔案引發(fā)糾紛的現象也時有發(fā)生。隨著經濟社會的不斷發(fā)展進步，人事檔案受到廣泛的重視。例如公民可出示人事檔案增加企業(yè)對自己的信任度。加強對人事檔案知情權的宣傳與保護，有利于維護公民合法權益，促進人事檔案制度不斷發(fā)展完善。所以，必須加強人事檔案知情權的宣傳工作，推動公民對人事檔案知情權的認識和理解，增強人事檔案管理的科學性，確保公民人事檔案知情權得以實現。

（二）完善法律制度。根據《檔案法》有關規(guī)定：公民具有利用開放檔案的權利。但就具體保障公民檔案知情權并沒有相關具體規(guī)定和落實條款。根據當時制定法律的社會背景，很難確保公民知情權的具體實現，但在其他人事檔案法規(guī)中，強調更多的是檔案的保密工作。要根據當時社會發(fā)展程度，切實完善人事檔案的相關規(guī)定。落實公民知情權。我國現行的相關法律沒有對違反人事檔案管理的法律行為作明確規(guī)定，因此，當公民的檔案知情權受侵犯時，難以通過民事訴訟或行政訴訟手段進行維權，況且在現實生活中勝訴的可能性非常小，即便證據表明公民人事檔案知情權受到侵犯，也難以保證人事檔案知情權的實現。

（三）深化體制改革。貫徹落實保障人事檔案知情權的關鍵在于積極推進人事檔案管理改革，完善檔案管理實施方案，落實檔案管理執(zhí)法審查。自1990以來，各地方檔案管理部門實行檔案管理和保管利用兩項職能，所以必須確認人事檔案行政執(zhí)法主體，保證其他單位沒有檔案行政執(zhí)法權限，只有守法義務。

（四）促進信息共享。充分利用網絡資源，通過組建電子信息檔案庫，實現檔案信息資源網絡共享，是確保實現人事檔案知情權的重要方式。目前我國在人事檔案管理過程中，仍然以實體檔案為主，不利于高效合理使用檔案信息資源，難以實現為公民提供高質量服務。應加強人事檔案信息現代化、無紙化管理模式，不但能夠延長檔案使用壽命，又能確保檔案信息便利、安全。加大網絡技術在檔案信息管理過程中的應用，建立全國人事檔案管理網絡，實現異地快速調取，方便全國各地共享人事檔案信息資源。

三、結語

在民主化進程不斷發(fā)展以及公民法律意識不斷增強的今天，突破傳統(tǒng)檔案信息管理模式，完善人事檔案管理方式，擴展人事檔案知情權，這些問題亟待解決。充分統(tǒng)一協(xié)調社會各界和政府部門，完善政府各部門行政管理職能，從我國實際情況出發(fā)，完善人事檔案信息網絡系統(tǒng)。不但可以提升公民檔案資源利用率，還能夠提升公民檔案意識，行使檔案信息知情權，同時監(jiān)督人事檔案管理工作，更好地服務社會。