淺談流動人員人事檔案管理工作

文/鹽城市大豐區人才服務中心檔案室 龔沙沙

流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理,其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案。近些年來流動人員人事檔案管理工作取得了長足的發展，特別是自中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門發布的關于流動人員檔案管理通知（人社部發〔2014〕90號）以來，流動人員人事檔案管理已經納入基本公共服務范疇，并取消了收取人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等名目費用，及時遏制了多收費、亂收費等不良行為，促進了人事檔案管理的發展。但目前流動人員檔案管理依然存在著如下諸多問題：

（一）人事檔案數量多，工作人員少。當前，各級別的人才服務中心面臨著相同的問題，那就是管理的人事檔案數量太多，但專業工作人員嚴重缺乏。普通的市縣級如鹽城市大豐區人才服務中心，管理的流動人員人事檔案數量多達43600份，但專職的檔案管理人員只有2名，每天查檔、調檔、轉檔多達三四十份，尤其在7ü10月份，高校畢業生檔案發回原籍、機關事業單位招錄碩、博士研究生新生入學期間，人才中心檔案室不但要應對數以千計的檔案轉入，同時還要接待眾多前來查檔或轉檔的群眾，而1到2名工作人員顯然不能同時服務好這么多的群眾，結果不但會降低自身的工作效率，更會影響群眾對檔案部門的滿意度。

（二）工作人員專業素質不過關。某些檔案管理機構急需工作人員，只能迅速招入一些非檔案專業甚至沒有檔案工作經驗的員工，草草培訓就讓其立即上崗，導致工作中錯亂百出；某些檔案主管部門因為招不到專業人員，便將檔案管理工作暫時分配給其他非檔案管理部門，這很容易造成檔案管理過程中分工不明確的問題，推諉扯皮現象嚴重，影響辦事效率；由于檔案工作性質的枯燥無味，某些檔案管理部門雖然配備了專業的檔案管理人員，但是他們工作上安于現狀、不思進取，這不僅影響了檔案工作效率，還阻礙了檔案管理的現代化步伐。

（三）管理觀念陳舊，工作模式僵化。如今很多城市都開出了豐厚的條件大量引進人才，可并沒有同時做好引進檔案管理人才的工作，有的是原檔案保管單位基于種種原因卡著檔案不放，有的是檔案材料不齊全，更有甚者，在檔案管理過程中造成檔案遺失，最終導致人檔分離甚至沒有檔案，給人事檔案管理工作造成嚴重混亂。處于相對封閉的管理模式中，一些檔案管理人員不按規章制度辦事，人事檔案造假現象屢見不鮮；一些檔案管理人員只是一味地完成本職的檔案接收、保管、轉遞等工作，并沒有過多地思考如何提高工作效率。固然員工的思想積極性不高，但過于僵化的工作模式也制約了人事檔案管理的發展。

（四）辦事流程復雜，手續繁瑣。查檔和調檔過程中嚴格遵守規章制度固然沒有錯，但某些人才服務機構在群眾查檔或調檔之前設置重重關卡，不主動張貼、告知群眾辦事所需手續和流程，回答問題時缺乏耐心，一些工作人員對群眾的詢問也愛理不理，更有甚者，因為人才政策、服務期限未滿、缺少離職材料等原因，卡著人事檔案不放，直到群眾調檔時，才告知相關的規定和程序。結果很簡單的查檔或調檔事項，需要群眾來回折騰好幾趟，嚴重破壞了檔案管理的服務功能。

筆者認為，提升人事檔案管理服務效能，切實解決流動人員人事檔案管理過程中的問題，可以從幾下幾點入手：

（一）建立專業的檔案管理人才隊伍。本著“專業的人做專業的事”的精神，必須建立專業的檔案管理人才隊伍。人才中心在錄用工作人員時應該優先考慮被錄用者的專業性質。非對口專業的，至少要有多年檔案管理工作經驗，上崗前應經過專業細致的培訓，培訓的內容不僅要包括檔案專業技能，如檔案的整理、裝訂、歸檔、保管和利用等，還要包含檔案專業素養，著力提升檔案工作人員對群眾的工作效率和工作質量。對于有條件的地方，還應該經常組織檔案工作人員到發達地區的檔案管理中心去交流、學習別人的工作方式和方法，在交流和學習中不斷改進不足之處，提升自己的服務性能，從而更好地服務群眾。

（二）提高人事檔案管理的信息化、現代化水平。“以人為本”理念的深入發展，要求切實提升人才中心的服務能力。在日新月異的當今社會，加速人才引進的同時要加快人事檔案管理的現代化步伐，確保引進人才無后顧之憂，提高檔案管理的現代化和網絡化。可以用“互聯網+”的風潮來提高人才中心的服務能力和辦事效率，還可以推出相應的流動人員檔案管理APP、大型人才檔案一網通的網站，使得流動人員人事檔案管理更加信息化、網絡化、現代化，提高人事檔案信息資源的功效和使用效率，促進流動人員人事檔案的快速穩定發展。

（三）健全人事檔案管理的法律法規。在利用檔案的過程中，應遵循特定的程序、履行必要的手續，這是保證管理秩序的重要手段。雖然前有中組部、人事部出臺的《流動人員人事檔案管理暫行規定》等法律法規，但由于流動人員涉及群眾面廣，群眾職業多樣，情況多變，特別是如今大量引進人才帶來的紛繁復雜的人員關系調動，原有的檔案管理的法律法規就略顯無力，某些人甚至產生了篡改檔案等不良想法。為保證流動人員人事檔案管理的穩定性，必須根據新情況不斷完善人事檔案管理的法律法規，不斷增加新的細則條例來適應新常態下的檔案工作，對于法律法規中不適應時代發展要求的部分，必須予以修正或取消。使人事檔案管理工作真正做到有法可依、有法必依，促進人事檔案管理的穩定發展。

（四）加強監督、加大執法力度。想要充分發揮檔案工作者的積極性、主動性、創造性，必須加強對檔案工作的監督，完善監督管理體制。人事檔案管理機構對于所保管的檔案要進行不定期的風險排查，每年盤點庫存檔案至少一次。檔案管理過程中發現不好的苗頭要及時制止。大力宣傳流動人員人事檔案管理機構及其職責范疇，讓更多的人知曉流動人員人事檔案管理原則、管理范圍與對象、轉遞及收集整理利用規定等。諸如人事檔案的丟失、篡改、偽造、銷毀、泄密等問題，一經發現，必須嚴肅處理，進而更好地維護人事檔案的真實性和可靠性。

（五）規范檔案管理日常工作。檔案管理的日常工作必須嚴格按照規章制度來執行，不得拒收符合存放政策的人事檔案。接收的檔案材料要真實、準確、完整、規范，能夠如實反映存檔人員的出生日期、教育經歷、工作經歷、獎懲情況等。對于接收的人事檔案必須妥善保管，重點在于保護檔案的真實性、完整性、安全性。檔案的保管環境應當符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）規定。檔案庫房的日常管理要注意防火、防水、防潮、防鼠、防蟲、防盜、防塵等。人事檔案的利用，要遵守相關的查借閱制度。在檔案利用過程中應加強管理，避免檔案原件的磨損。有條件的檔案管理部門可以將檔案材料掃描錄入計算機檢索系統，查閱、復印檔案時，提供掃描件即可。轉遞人事檔案時手續必須齊全，應嚴密包封并通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁個人自帶檔案。