淺談辦公室行政事務管理

文/南京市石湫鎮政府 趙有興

隨著我國經濟的不斷發展，各種類型企業日益增多，辦公室作為企業內部不可缺少的一部分，在不同規模的企業發展中都起到了不可替代的調和作用。辦公室行政事務管理工作包括企業內部人員的調配、增加企業內部員工之間的聯系與溝通以及傳播企業文化等等。辦公室行政事務管理工作復雜零碎，綜合性強，如何應對在辦公室行政事務管理中出現的問題是本文所要探討的問題。

一、辦公室行政管理中普遍存在的問題

（一）管理者的綜合素質低。辦公室行政管理工作中普遍存在的問題是辦公室管理者的綜合素質不強。很多辦公室管理者通過相關專業的學習或在工作前經過了短期的培訓，但是，很多管理者依舊沒有較強的綜合素質。對于工作性質的理解不全面，服務性差，不能根據企業現實的情況展開工作，無法為企業上級部門提出一些可以推動企業發展的建議，不能為企業的工作人員提供切實有效的服務。

（二）所涉及的工作沒有科學的界定。從現實情況來看，辦公室行政管理工作涉及企業的大事小情，管理人員要處理的事物十分繁重，工作壓力大，直接導致了從業人員的流動性大，積極性差。管理者要實時將企業的各種各樣的信息進行歸類和總結，除此之外，為了增加對工作的了解還要花費大部分時間參與企業的項目活動，否則不僅會受到來自領導的壓力，同時也會導致企業員工之間溝通不暢快。這些都增大了辦公室行政管理工作的難度，增加了管理者的心理壓力。

（三）工作效率低下。目前，很多企業為了有效地管理企業內部事務，多數企業設置了薪酬管理制度、人事管理制度以及企業文化管理制度等等，以此來提升辦公室行政管理工作的效率。但是，從具體的情況來看，當這些制度應用到實際工作中來的時候，并不能切實有效地發揮作用。辦公室管理人員無法管理好制度和現實管理中存在的沖突，在解決問題的時候需要經過復雜的程序，直接降低了工作效率，不利于企業的正常運行和發展。

二、提高辦公室行政事務管理能力的具體措施

（一）引進現代化的管理理念。在辦公室行政事務管理中，要積極引進現代化的管理理念，要對自身工作有一個明確的界定，在日常工作中，要做到對各個環節、各個流程熟練掌握，能夠發揮輔助決策的職能。無論是信息調研或是會議管理，都要提前設置好工作流程，通過周詳的計劃推動各部工作的順利展開。同時，要為辦公室管理者設置專門的獎勵機制，提高其對于工作的積極性和主動性，充分了解每一個管理者，尊重每一個管理者，讓其能在和諧的環境中發揮自己的最大能量，實現自身的價值。

（二）明確職責，完善責任體系。在展開辦公室行政管理工作時，首先辦公室管理人員要明確自己的職責，要對辦公室要展開的各項工作進行明確的分工，讓管理人員能夠各司其職，相互合作，完善責任體系，細化管理標準，制定詳細的崗位準則，這樣，能夠有效提高辦公室管理人員的工作效率。

（三）提高辦公室行政管理綜合協調能力，提升管理人員的綜合素質。辦公室行政管理部門是企業各部門溝通的窗口，這要求其具有極強的綜合協調的職能。辦公室行政管理部門必須建立起權威，在面臨各種復雜的工作時要有效地梳理，不斷地提高綜合協調能力，保證企業各項工作都能夠自如運轉，更好地聯系企業各部門，確保各部門工作計劃的實現，推動企業的發展。同時，企業要注重對辦公室行政管理人員的培養，提升其綜合素質。對辦公室管理人員進行定期的培訓，使其能夠順應時代，為企業的發展提出建議。也可以派一些辦公室管理人員去國外學習，吸取國外先進的管理經驗，選取適合國內企業的管理理念，應用到國內企業當中。同時，要增加辦公室工作人員相互之間的交流，通過交流和溝通，不斷提高自身的綜合素質，更好地為企業的發展貢獻自己的價值。

三、結束語

辦公室行政管理在企業的行政管理工作中有著十分重要的作用。目前，我國的辦公室行政管理經驗不足，在管理過程中存在著管理者素質低、工作效率低、工作內容繁雜等問題。企業只有針對這些問題不斷地提出新思路，創新管理模式，才能使辦公室在企業的運行中發揮作用，進而更好地推動企業的發展。