醫院檔案信息化建設探討

文/綿陽市中心醫院院長辦公室 張伊然 謝步東 晁雪敏

一、醫院檔案信息化的內涵

信息化管理手段已經在全社會范圍內獲得了廣泛的普及，目前，越來越多的辦公業務開始朝著無紙化辦公的方向發展。醫院檔案的歸檔和利用方式也發生了較大的變革，從單一的紙質檔案發展成為集文書、聲像、病例為一體的綜合性檔案，利用計算機技術和網絡技術可以對復雜的檔案資料進行科學規范的管理。

隨著信息技術在醫院系統中應用的深入，辦公業務開始朝著無紙化的方向不斷發展，在醫院系統內，檔案的生成與利用模式也在逐步發生改變，當前的醫院檔案包含文書、聲像、病例等多項內容，醫護人員可以通過計算機和網絡在系統中錄入病人的病例內容，并完成病例的審核和歸檔，形成了電子版本與紙質病例共同存檔的新醫院檔案管理模式。

醫院檔案的信息化管理指的是，在現代計算機網絡技術的基礎上，采用信息化的手段，對檔案管理模式和檔案資料的存儲進行科學、高效的管理，實現檔案傳輸、存儲和查閱的數字化。醫院檔案管理是互聯網高速發展時代的新型檔案管理模式，在這一管理模式下，醫院的檔案歸檔效率和檔案的利用率都獲得了極大的提升。目前，醫院網絡檔案館的建設的目標主要為以下四點：一，利用信息化的手段處理檔案信息。目前，我國已經有多家醫院完成了電子檔案系統的建設，以局域網為依托的OA、HIS系統的應用極大地減輕了醫護人員的工作負擔。二，借助于網絡技術手段，對檔案信息進行存儲、傳遞和查閱，信息化檔案管理的應用使得檔案的查閱和接收方式更為靈活。三，提高檔案信息資源的共享度。在紙質檔案管理模式下，醫療系統的檔案信息很難實現共享，行業內的醫療檔案共享對公共健康管理水平的提升具有重要意義。四，形成信息化的檔案管理模式。OA系統、HIS系統等醫院檔案管理系統的應用與推廣對醫院檔案信息化管理的改革起到了一定的推動作用，檔案信息化和管理系化是醫院檔案管理未來發展的兩大目標。

二、醫院信息化的作用

（一）醫院檔案信息化建設是時代發展的必然要求。計算機信息技術的發展帶來了檔案管理技術的革新，信息化的檔案管理模式是未來發展的一種必然趨勢，能夠有效地提升醫院檔案資料管理的效率。醫院檔案中詳細記錄了醫院的醫療活動歷史，對醫院系統的運行具有重要意義。采用信息化的手段對醫院檔案進行管理，可以實現不同科室資源的有效共享，從而推動整個醫療行業的發展。醫院的相關管理人員可以在資料庫中查閱一些疑難雜癥病例，作為當前進行的各類醫療診斷的參考，也可以通過信息管理平臺對醫院管理手段和醫院管理標準進行查詢，獲得問題的解決辦法。醫院檔案管理的信息化能夠為患者提供更大的治愈希望，從長遠的角度上，能夠幫助醫院樹立良好的口碑形象，幫助醫院獲得更高的經營收益。

（二）醫院檔案信息化建設能有效提升醫院服務質量。在信息時代的大背景下，計算機技術已經開始滲透到醫院系統的各個領域，自動化辦公系統的操作較為簡單，醫院工作人員能夠迅速地掌握自動化辦公系統的使用方法。從這一點上來看，檔案信息化的建設具備良好的可行性。檔案信息化建設有助于醫院管理水平的提升，符合當前時代的要求，提高了行業內檔案資源的交流互通與共享，保障醫院業務的正常運轉。隨著科技的發展，醫院檔案的信息化的建設已經成為行業內檔案管理的一種必然趨勢，通過這一管理模式，能夠實現檔案資源在醫院內部的有效共享，隨著醫療體制改革的進一步加深，醫療系統還可以適當地進行檔案資源的外部共享，讓內部醫療數據能夠服務于更多的社會群體，承擔起醫療機構的社會責任，將醫院的資源充分利用起來，服務于社會發展，實現社會醫療服務體系的整體提升。

（三）醫院檔案信息化建設能為決策活動提供參考信息。醫療檔案信息化建設將醫院系統的各項檔案資料以數據的形式存儲在網絡服務器中，醫院領導和管理人員能夠通過數字化的檔案對醫院當前的經營狀況進行查看，醫護人員也可以通過檔案資料全面了解患者的病例歷史，這種管理模式提高了醫院的工作效率，有助于管理人員作出正確的經營決策。

三、醫院檔案信息化建設的建議

（一）嚴格遵循相應原則。在醫院檔案信息化建設過程中應當遵循的八項制度和規范：一，檔案系統的設計必須具備良好的實用性，要做到能夠真正為醫院所用。二，遵循標準化的操作規范，管理方式的制定要遵從規范化的操作標準。三，具備經濟效益，提高醫院管理水平，提升醫院的競爭力是檔案信息管理的最終目標，因此在建設過程中應當始終將效益目標擺在重要位置。四，保障系統運行的安全性，在“八防”的基礎上對檔案信息的安全進行嚴格的管控。五，雙軌制原則，檔案的歸檔應當采取紙質與電子檔案雙重歸檔的模式進行。六，堅持合同與協作，各部門之間應當針對檔案問題進行積極有效的溝通。七，策略的制定需要具備一定的戰略性，能夠符合醫院長期發展的需要。八，儲備原則。

（二）加強人才隊伍建設。檔案信息化具有較強的技術性，想要保證檔案信息化建設的順利開展，應當加大力度培養技術性人才隊伍。檔案管理人員應當具備專業的檔案管理知識，且能夠熟練地掌握和應用網絡信息技術。除此之外，檔案管理人員還應當具備一定的數字化處理、信息存儲和網絡通信技術。醫院方面應當定期組織培訓，提升工作人員的檔案信息管理水平，為檔案的管理培養后備人才，提高員工的專業素質。除此之外，還應當積極參與網絡檔案管理方面的研討會，交流檔案管理經驗，提升自身的檔案管理水平。

（三）制定檔案網絡管理規范、爭強檔案網絡的安全意識。醫院管理層應當在系統檔案信息化建設的基礎上創建一套完善的檔案管理機制。實現醫院檔案資料的內部共享是檔案信息化建設的根本目的，因此，首先應當對檔案系統的搭建和錄入機制加以規范，在錄入過程中應當遵循統一的錄入格式和保存方式。管理人員應當定期抽取檔案，對檔案的規范性進行檢查，及時備份系統內的檔案內容，保證檔案信息的完整性和可靠性。對檔案系統內所存在的各項漏洞進行及時修復，設置防入侵機制，阻斷外來的黑客入侵，保障醫院檔案網絡的安全。最后，應當加強技術性人才的培養，組織相關人員進行定期的崗位技能培訓，提升醫院檔案管理人員的專業素養，為檔案的有效管理提供保障。