淺談提高檔案管理科學水平的有效途徑

文/泰安市城市道路橋梁管理所 毛旭楠

檔案管理就是對各種資料進行收集、整理歸類、編輯、編目、統計、保管等工作，保證檔案的嚴謹有序。檔案管理工作的質量，在一定程度上為國家開展相關工作的方向提供依據，同時也是我國精神文明建設的重要組成部分，然而隨著互聯網信息化時代的到來，我國的檔案管理工作也越來越復雜，優化檔案管理方面的工作質量，提升檔案管理水平的科學化，不僅能夠發揮檔案信息的最大價值，更能夠在一定程度上促進我國企業的發展進步。

一、檔案管理的發展現狀及問題

（一）檔案管理的發展現狀。檔案管理是我國精神文明建設的重要組成部分，是反映企業發展歷史，推動文化建設的重要助推要素。隨著社會的不斷發展，檔案的數量、種類以及保存方式越來越復雜多樣，盡管檔案管理工作人員不斷推陳出新，改革工作模式，提高管理水平，但隨著工作人員的工作量越來越大，無法及時對所有檔案進行科學歸類，致使工作效率低下，工作情緒會受到一定影響；應用計算機技術進行檔案管理的企業比將檔案存放為紙質的方式要高效一些，但仍然存在利用率不高、管理人員無法實時更新數據庫等問題。總體而言，我國的檔案管理發展水平相較于國外仍然有一定的差距，對國外的檔案管理模式“取其精華 去其糟粕”，結合我國的社會現實，創新完善檔案的科學化管理，適應時代的發展潮流。

（二）檔案管理中存在的問題。1.國家未出臺相關政策，管理系統不完善。我國現有的對檔案管理規章制度中，對管理人員的獎懲標準、責任追究等細節問題都沒有作出相關規定，這就導致了各相關部門對檔案管理工作的重視程度不夠，由于地域、人員、設備等的差異性造成的檔案管理的混亂、共享性差。當前我國的經濟發展迅猛，信息化時代很多數據、文件需要更加科學有序的管理，這就要求我國需出臺相關政策，形成一套標準化和制度化完善的管理體系，才能夠為我國的經濟發展提供更有力的支撐。2.企業領導未給予足夠重視，工作人員消極怠工。由于國家的相關政策不夠全面，很多企業的領導人沒有對企業的檔案管理給予很大的關注度，對企業檔案管理科學化發展對企業進步的促進作用了解較少，在聘請檔案管理人員時，僅僅關注于其綜合能力的水平，而不是專注于相關被聘人員的專業知識素養，沒將檔案管理的科學化貫徹實施，上行下效導致員工的工作積極性不高，檔案管理的科學化水平不足，沒有起到促進企業發展的應有作用。3.相關檔案管理人員專業水平不足，信息化水平建設程度不高。在對目前檔案管理的現狀分析中提到，我國檔案管理的發展水平不高，工作人員的專業水平不足也是原因之一。人們對檔案管理的理解往往是將企業數據收集、分類、整理，然后束之高閣，并不會對企業產生直接的經濟效益影響，只要保證信息不丟失、不遺漏就是盡職盡責。這樣的思想普遍存在于檔案管理工作人員的觀念中，事實上，檔案的實際價值在于其利用上，如果“重藏輕用”就會導致所收集的檔案資料失去其應有價值，并在管理檔案過程中耗費人力、物力、財力，阻礙了檔案管理科學化水平發展勢頭。雖然我國很多地區檔案管理模式應用了計算機系統，但大都是根據企業自身特點和歷史沿襲開發軟件，統一性不強，標準不一，并且管理人員的創新能力不足、信息化應用不徹底，導致即使建立好計算機系統的信息檔案，也不會使其處于主流位置，并不能發揮全部作用，也會造成全球網絡環境下的網絡安全、信息遺漏等問題。

二、提升檔案管理科學水平的相關建議

（一）完善相關政策體系，強調檔案管理的重要性。建立健全的檔案管理體系，在某些特定行業，檔案管理不僅是管理工作，還是具有政治性質的工作類型，提高檔案管理水平對我國的政治經濟發展都有十分重要的影響。為了實現檔案管理的科學化，必須要從國家角度著手制定相應的政策體系，結合我國企業發展的實際情況，出臺具有針對性的文件，突破傳統檔案管理模式的弊端，融入先進技術，逐漸優化檔案管理模式，進而促進檔案管理工作的規范化、標準化、科學化。

（二）培養工作人員專業素養，樹立現代化檔案管理理念。通過出臺相關政策，企業管理人員首先要轉變自身的觀念，從促進公司發展的角度，制定相關的獎懲制度，以激勵員工重視檔案管理的工作，同時制定相關培養計劃，注重現有檔案管理人員的專業培養。企業在招聘檔案管理工作人員時不僅要注重其綜合能力，更要強調其專業素養，并在實習期內對其進行專業培養，強調大國發展下的工匠精神，使其樹立現代化檔案管理理念，并引入先進的設備，強化工作人員的實際操作管理能力。

（三）借助信息化時代契機，開發高效信息安全管理系統。如今已是信息全球化時代，檔案管理工作也應隨之更新進步以適應時代的發展，計算機技術的不斷發展為人類的學習生活帶來非常巨大的改變，目前很多發達國家的檔案管理工作非常高效，利用計算機技術對所有資料進行整合分類，并進行信息共享服務，全球用戶都可以進行信息檢索，得到自己所需的資料。我國在進行檔案管理工作模式建設時，也應該向國外學習，使計算機技術作為檔案管理的主要工具，同時開發安全保障系統，以防出現信息丟失、篡改等現象造成企業不必要的損失。

三、總結

隨著信息化水平不斷提高，對檔案管理的工作質量要求越來越高。因此，提高檔案管理水平的科學化，明確檔案管理的目標，樹立現代化檔案管理理念，形成完善的檔案管理系統，充分利用計算機技術，不斷創新檔案管理模式，有效推動我國檔案管理工作的整體水平，促進其科學化發展，是當前我國檔案管理工作最主要的任務。