離退休職工檔案管理工作完善途徑研究

文/云南省公路科學技術研究院 崔榮星

近年來，老齡化社會的到來造成離退休人數正在成倍增長，這就為離退休職工檔案的管理工作帶來了新的挑戰。離退休職工曾為我國經濟發展作出了巨大貢獻，即使他們已經從崗位上退下，但是依然是國家的寶貴財富。做好離退休職工的檔案管理工作不僅促進了社會主義的文明和諧發展，同時也端正了員工的進步思想，促進單位發展之路更加長遠。

一、離退休職工檔案管理的重要性

離退休職工檔案包括了單位人事、勞務以及組織等多個部門，其中涉及了員工各個時期的工作生涯及退休人員情況，全方位真實地反映了職工的個人情況，成為我國檔案的重要組成部分之一。基于目前的離退休職工檔案管理工作而言，其檔案尚未實現統一管理，檔案零散、混亂的現象屢見不鮮，不僅造成了離退休人員的檔案管理缺乏安全保障，同時也為檔案管理工作的有序開展造成了影響。由于離退休職工的檔案管理具有自身鮮明的服務性功能，因此，單位應對其檔案管理引起重視，促進有序管理的實現。

二、目前我國離退休職工檔案管理中存在的問題

（一）管理工作混亂無序。基于目前的離退休職工檔案管理工作而言，我國尚未建立其完整、完善的單位職工檔案管理制度。多數檔案收集歸檔制度不健全，部分檔案管理職責劃分不明確等，這在一定程度上造成了檔案管理的混亂。同時，部分檔案在借閱后無法及時歸還，檔案的保存與查看執行力較差，其在實際管理中并未真正發揮其價值。正是這種規范性與原則性的缺失，造成離退休職工檔案的安全無法保障。

（二）檔案利用率較低。在單位的離退休職工檔案管理過程中，并未對檔案中所記錄的信息量進行控制，造成其詳細內容的大量缺失，導致離退休人員的個人資料信息不健全。立足于離退休職工檔案的記錄內容，信息的不全面造成離退休職工無法真正融入單位的實際經營與管理中，即使職工檔案已經建立并形成，但是由于缺乏有效控制，為檔案管理工作造成負擔。

（三）管理效率低下。由于檔案管理工作自身具有較強的系統性，無論是對設備、人員還是方法，其都有著較高的需求。多數單位對自動檔案管理的投入有限，即使是科學技術飛速發展的今天，多數單位的離退休職工檔案管理工作仍然以紙質管理的形式存在，傳統的人工管理漏洞諸多。雖然部分單位已經開始使用信息化檔案管理方式，但是在檔案的存儲與查閱方面仍存在諸多問題，數字化管理程度較低。

三、離退休職工檔案管理工作的完善途徑

（一）完善職工檔案管理機制。單位離退休職工檔案管理旨在為人事管理提供方便，促進其更加高效地為單位建設提供服務。若想打破傳統職工檔案管理的混亂局面，就要結合國家的檔案管理工作需求，建立健全檔案管理制度，制定完善的檔案管理工作條例，嚴格遵守檔案管理保密制度，從而構建完善的檔案自動化保密管理制度。此外應在保密工作的基礎上，明確檔案管理職責與目標，真正將管理規范落到實處，完善檔案管理工作流程，明確不同部門不同職位管理人員的管理任務。同時，盡力完善檔案管理的基礎設施，建立完善的歸檔、統計以及檢閱等管理制度，促進規章制度在實際管理工作中的科學合理，確保離退休職工檔案管理工作安全有序地開展。

（二）優化職工檔案管理水平。隨著信息化腳步的逐漸加快，檔案信息化管理已經成為檔案管理的必然發展趨勢。我們順應時代潮流發展，更新自身的檔案管理觀念，端正管理意識。利用數字化時代的科技契機，積極引進先進的檔案管理設備，通過科技設備的進步實現離退休職工檔案的有序管理。管理部門應樹立以人為本的工作思想，在使用計算機網絡技術進行數據庫管理的同時，加強內部培訓力度，盡快建立內部的信息數字化檔案系統。通過網絡部門的技術培訓，提高檔案管理人員的職業技能水平，提高其整體工作能力，為離退休職工提供完善的檔案管理保障。基于此，單位應促進離退休職工檔案管理的規范化與系統化，實現標準化發展。積極監督與管理各部門做好檔案材料的收集與整理，完善其檔案資料信息，從而提高職工檔案的保存與使用效率。

（三）提高檔案管理隊伍的整體服務能力。優良的檔案管理隊伍，是單位做好離退休職工檔案管理工作的重要基礎。因此，要重視檔案管理人員的引進，注重對現有管理人員進行培養與鍛煉。嚴格把控檔案管理人員的能力關與質量關，根據檔案管理工作的實際需求，選擇合適的崗位人員。及時處理好檔案管理的各項細節，實現崗位人員的科學合理配置，加大管理制度的宣傳與培訓力度。在檔案人員到位后，盡力強化檔案管理隊伍的工作能力，通過集體培訓與學習，提高管理隊伍的綜合管理能力。創建專門的檔案管理考核隊伍，在管理人員做好本職工作的同時，促進其管理與服務能力同步提升。

四、總結

綜上所述，隨著離退休人員數量的激增，我國目前的離退休職工檔案已經無法滿足大量的檔案管理需求，因此，單位應對其管理工作引起重視，完善職工檔案管理機制，優化職工檔案的管理水平，提高檔案管理隊伍的整體服務能力，維護社會穩定與和諧。