電力企業檔案管理中存在的問題與解決對策

文/華能瀾滄江水電股份有限公司黃登·大華橋水電廠 李如美

由于電力體制改革與發展步伐的不斷加快，電力檔案信息資料的利用價值也漸漸顯現了出來，所以，為了更好地為電力企業服務，企業、高層領導、檔案信息資源的管理人員提高檔案信息資源的管理質量，充分利用寶貴的檔案信息資源已經成為電力企業檔案管理工作中的核心任務。

一、電力企業檔案管理的重要性

電力企業的檔案信息資源記錄了電力企業的經營發展史，包括生產、建設、研發、經營和管理等工作內容，是在各項業務活動直接形成的基本材料。其涉及面廣、信息量大、種類繁多，甚至還包含了企業經營機密等內容，是電力企業的重要資產，對電力企業生產經營、歷史研究、科學研究、科學決策、行政管理等方面都具有重要的價值。在提高電力企業檔案管理工作的效率、確保檔案的完整度與安全性、保證電力企業的正常生產經營等方面起著至關重要的作用。

二、電力企業檔案管理中存在的問題

（一）企業員工檔案意識薄弱。電力企業員工普遍對檔案管理工作沒有正確的認識，不夠重視單位中各類文件、資料的整理、分類與歸檔等工作，而歸檔不及時就可能會導致資料損壞甚至丟失。與此同時，文件、資料的準確性、齊全性以及規范性也很難得到保證，因此大大增加了收集檔案的難度。

（二）高層領導不夠重視檔案管理工作。目前，很多電力企業的高層認為電力檔案管理屬于文職工作，遠不如市場占有率、產品質量、顧客滿意度、售后服務等帶來的影響。正是由于高層領導未認識到企業檔案對行業和社會的應用價值，沒有把檔案信息化建設納入企業信息化整體規劃之中，導致在檔案信息化建設時經常出現資金不足的窘況；檔案室的設備不完善就會直接影響到相關工作人員的工作方式，致使存檔工作效率低下，工作效果也不夠顯著。因此，寶貴的檔案資源很難發揮出自身的重要作用，這對于電力企業來說是莫大的損失。

（三）檔案管理人員的專業素質低下。現如今，電力企業檔案管理情況不理想的一個重要原因是大多數電力企業的檔案管理隊伍專業素質普遍不高。因為高層領導的不重視，當前電力企業檔案管理部門的工作人員大多是富余人員、年老職工、剛剛畢業的、非專業對口的大學生等，缺乏專業知識、實際工作經驗不足、對枯燥繁瑣工作的厭倦是這些人的通病。而電力企業任務繁重，各種各樣的檔案信息也很多，這就需要專業的檔案管理人員來從這些繁雜的信息中提取出對企業發展有利的部分，并對其進行分類整理、歸檔。企業必須及時意識到這個問題，否則就很難充分地利用檔案資源來產生效益。

（四）電力企業檔案管理信息化建設不足。在計算機、互聯網、大數據、云計算等盛行的今天，不少電力企業沒能及時跟上時代的腳步，檔案管理工作中缺乏信息化的設備，管理人員也缺少相關的培訓。所以，電力企業信息化建設發展緩慢的主要原因有：1.設備不夠先進。由于很多電力企業不重視檔案管理，用于檔案管理工作的計算機配置低，相關的軟硬件設施不齊全，更新速度緩慢。2.檔案管理人員使用數字化設施的效率低下。因為數據錄入有限，就算是有數字化的設備，檔案信息資源依然沒有得到充分利用，企業整體的信息資源難以實現共享。

三、針對電力企業檔案管理中問題的具體對策

（一）加強高層領導對檔案管理的重視程度。隨著電力企業不斷深化改革，大多數企業漸漸意識到了檔案管理對企業發展的重要性。我國也已經出臺了《檔案法》，對國內檔案管理工作提出了明確的要求和具體規范。企業應組織員工認真學習，切實履行，將其貫徹到實際生產工作中去。除了理論知識的學習，企業還應付諸具體行動，對檔案管理工作給予大力支持，應該做到以下幾點：1.將企業的檔案管理工作納入企業的短、中、長期發展規劃中。2.將檔案管理相關內容納入對應高層領導的考核中，并制定詳盡的規則以檢查其是否達到了標準，將考核結果與薪酬掛鉤。3.完善檔案管理所需的設備：各種軟硬件設施、高配置的計算機等。4.加大對檔案信息資源管理方面的資金投入。

（二）建立并完善檔案管理隊伍。建立一支有專業素養、責任心強、細致、耐心的檔案信息資源管理隊伍，并對其進行定期的培訓，致力于提高其專業素養。在培訓過程中，因材施教，注重管理人員的個體差異，揚長避短，各司其職，促進其形成互幫互助、共同進步的良好工作環境。當然，除了理論知識的教學，還應注重實踐，只有理論知識與實踐相結合才能培養出有能力的檔案管理人員。投入到實際工作中后，定期檢查其工作效果，并制定合適的獎罰措施來激勵其工作積極性。

（三）配備檔案管理所需的軟硬件設施。由于檔案信息資源的繁雜性，需實現檔案的信息化、數字化建設。若要實現以上目標，就必須要有先進的軟硬件設施來輔助完成檔案的信息化建設。因此，企業應該加大對計算機軟硬件以及其他相關設施的投入，并對其進行及時更新和完善。與此同時，企業還應該注重對相關技術人員的培訓，對引進先進設施持支持態度，以加強檔案管理工作的效率。

（四）加強檔案信息資源管理的信息化建設。通過借助現代化的信息技術和先進的管理理念來加強企業檔案管理的信息化建設，根據企業的自身特點，具體問題具體分析，找出優勢與劣勢，取長補短，找出適合企業設施現代化管理的方法。比如，對于一些經濟效益好、現代化管理水平高的電力企業，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設。然而，對于那些經濟效益一般、現代化水平低的電力企業，應該結合自身實際情況，分步實施計劃、逐步推進。當企業實施了現代化管理，就為檔案管理信息化建設奠定了基礎。

（五）保證電力企業檔案信息資源的安全。檔案信息資源管理隊伍應該致力于保證檔案的準確性、完整性、安全性。電力企業應按照國家關于檔案信息資源保護保管的規定，為檔案信息資源管理部門配置防火、防潮、防盜、防生物蟲害等設施。對于一些特殊文書檔案，應該采取更加嚴密的安全措施，加以重點保護。

四、結語

檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻，正因為檔案具有歷史的再現性，形式多樣的檔案才具有查考價值。在電力企業的發展中，檔案信息資源也發揮著不可替代的作用。因此，電力企業應該加大保護措施，保證其安全性。與此同時，電力企業也要充分利用寶貴的檔案信息資源，從中吸取歷史的經驗與教訓，從而把握市場的主動權，促進電力企業的不斷發展。