新形勢下加強高校檔案管理工作的思考

文/廣東工程職業(yè)技術(shù)學院 葉文玲

檔案管理工作在國家經(jīng)濟、社會、民生建設(shè)方面占有重要位置。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2014年頒布的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱為中辦國辦的《意見》），對檔案工作的地位和作用做出了新的科學概括，并提出了更高的標準和要求：“檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責。”在《意見》中，將檔案工作的職責從檔案部門的責任上升到了地區(qū)和單位職責上，并且強調(diào)了是“重要”職責，這一提法將檔案工作的地位和作用提高到新的歷史高度，也為如何做好檔案工作帶來了新的課題。高校檔案館是非政府檔案保管機構(gòu)類型最大的檔案管理機構(gòu)。“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”高校檔案工作是高校管理的重要基礎(chǔ)，在新的歷史條件下，如何準確地把握高校檔案在高校管理中的作用和地位，提高高校檔案管理工作質(zhì)量，是檔案工作者面臨的新課題。

一、高校檔案在學校管理中的作用

（一）高校檔案是學校師生在以往活動中積累的寶貴財富，是學校和社會實踐活動的原始記錄。高校檔案是校史來源的重要組成部分，記載了高校誕生和發(fā)展的歷史，它的內(nèi)容反映了高校教學、科研、行政管理的各項活動。高校檔案能夠作為證據(jù)說明高校的過去歷史，使后人啟智增慧；也能夠激勵人們繼續(xù)創(chuàng)造輝煌。高校檔案通過文字、圖像、聲像、實物等重現(xiàn)了昨日高校辦學治教的辛酸與榮耀，時刻鼓動后人奮發(fā)圖強。高校檔案工作對傳承學校文化、再現(xiàn)歷史面貌具有突出貢獻。高校檔案的質(zhì)量在一定程度上是一個高校發(fā)展水平的有力象征。

（二）高校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。一所高校從建立到發(fā)展的完整歷史記錄體現(xiàn)在高校檔案中，隨著學校的發(fā)展不斷充實，高校檔案更是每一項學校管理工作從開始應(yīng)用到執(zhí)行過程的記錄，為學校管理工作提供依據(jù)。高校檔案工作與學校各項活動同步，收集資料、積極主動提供檔案利用，為以后的學校管理活動提供借鑒。高校檔案工作還包括檔案的編研工作，高校檔案的豐富信息資源被挖掘出來，讓檔案鮮活起來，有利于師生了解學校的各項規(guī)章制度制定的淵源，有利于學校管理工作。學校的主要功能是教育，教育可以分為兩種：一種是專業(yè)知識的教育，一種是思想道德的教育。專業(yè)知識的教育成果可能通過科研成果、學生成績冊等檔案記錄下來；思想道德的教育則可借助于檔案館來發(fā)揮作用，檔案館是高校歷史文化的重要載體，通過檔案館，學校師生能夠感受到一種歷史感和文化的熏陶，有利于同學建立催人奮進的精神，對學生產(chǎn)生潛移默化的影響。目前比較流行的誠信檔案，其第一筆記錄往往也是從高校檔案開始的，學校對學生的管理不僅包括對學生傳授知識，也是要為即將走上社會的同學塑造良好的人格，學生的高校檔案也將成為大學生邁入社會的一張“通行證”。

（三）高校檔案是提升學校品牌的有力保障。高校檔案承載了幾十年甚至幾百年高校建設(shè)和發(fā)展的記憶，高校人才、科研檔案體現(xiàn)了該校的師資和科研力量。高校檔案館通過編研、出版、舉辦展覽等活動向?qū)W校師生和社會宣傳有關(guān)學校輝煌歷史的資料，有助于提升該校在社會的知名度和學校師生的愛校情結(jié)。高校檔案是高校歷史的真實記錄，對于學校取得的成績具有非常強的說服力；對學校評估、教學改革等與學校品牌相關(guān)的事項具有支撐保障作用。

二、高校檔案管理工作面臨的新形勢

檔案工作隨著經(jīng)濟發(fā)展、政府職能轉(zhuǎn)變也發(fā)生了變化，檔案的收集模式、管理手段和服務(wù)機制需要進一步創(chuàng)新；檔案工作的目標是要實現(xiàn)“檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系”的建設(shè)。在此背景下，高校檔案工作面臨的新形勢主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）高校檔案資源來源的整合。高校檔案資源不僅涵蓋了傳統(tǒng)意義上的教學檔案、人事檔案、科研檔案、學校管理檔案等，一些民生檔案、特色檔案如學校的名人檔案、手稿、家書也逐漸成為高校檔案的征集范圍。隨著高校數(shù)字化校園的建設(shè)，檔案的載體形式也發(fā)生了變化，數(shù)字信息管理已經(jīng)成為未來高校檔案管理的重要工作。

（二）高校檔案利用服務(wù)的多元化。長期以來，高校檔案工作主要集中在收集、整理和歸檔環(huán)節(jié)，對檔案的開發(fā)利用主要集中為校內(nèi)教職工的人事檔案和學籍檔案。在強化檔案服務(wù)和檔案文化的背景下，高校檔案資源已經(jīng)成為社會信息資源的一部分，高校檔案利用的群體也發(fā)生了變化，從學校教職工和學生發(fā)展到社會研究人員。互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展已從單向的Web 1.0向雙向互動的Web 2.0轉(zhuǎn)化，檔案服務(wù)方式也從原來的現(xiàn)場辦公方式逐漸向遠程訪問轉(zhuǎn)化。

（三）高校檔案安全的新要求。新形勢下對于高校檔案安全有兩方面：一是實物的安全。近些年來自然災(zāi)害和戰(zhàn)爭在全球范圍內(nèi)頻繁發(fā)生，給人類造成了極大的經(jīng)濟損失和文化的破壞，例如汶川地震、玉樹地震等造成了大量檔案實體的損壞，中東戰(zhàn)爭、阿富汗戰(zhàn)爭、敘利亞戰(zhàn)爭、利比亞戰(zhàn)爭、伊拉克戰(zhàn)爭等戰(zhàn)爭中檔案損壞銷毀的數(shù)量不計其數(shù)，對人類文明造成了極大的破壞。二是檔案信息的安全。電子文件已經(jīng)成為未來檔案信息資源的主要來源，電子文件的不穩(wěn)定性和易泄密性，已經(jīng)成為高校檔案管理未來一個需要長期關(guān)注的課題。

三、新形勢下高校檔案管理的發(fā)展方向

在“完善工作體制，健全三個體系，加大支持力度”的新形勢下，高校檔案工作的未來發(fā)展方向主要表現(xiàn)在以下4個方面：

（一）將高校檔案作為學校信息資源整合的平臺。高校檔案來源廣泛、內(nèi)容豐富、門類繁多。高校檔案包括在教學管理、實踐和研究中形成的教學檔案，黨務(wù)管理、行政管理等活動中形成的黨政管理檔案，學校基礎(chǔ)建設(shè)活動形成的基礎(chǔ)建設(shè)檔案，設(shè)備儀器購買、使用、維護過程中形成的儀器設(shè)備檔案，編輯出版學報等學術(shù)刊物及其他出版物活動中形成的出版物檔案，以及會計檔案、外事檔案等。高校檔案還包括個人檔案，如學校著名學者的論文、著作、手稿、照片、影像、證書、獎狀等。這些檔案為高校起草新的文件，制定新的規(guī)劃起著重要的指導作用。學校各部門的人員在制定新的計劃或者方案政策時，不能不全盤考慮計劃、方案的可行性，就需要查考先前的記錄，在原來方案的基礎(chǔ)上做詳細的規(guī)劃。高校檔案是學校各項活動的歷史記錄，詳細記載了學校各個階段、各項活動的發(fā)展變化情況，這些文件有助于幫助領(lǐng)導科學決策，為各項工作提供咨詢材料和翔實準確的數(shù)據(jù)，避免決策的片面性。

（二）將高校檔案的遠程服務(wù)作為檔案利用工作的一項重要任務(wù)。隨著服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化程度的深化，各行各業(yè)都努力搭載網(wǎng)絡(luò)的便捷快車，實現(xiàn)自己的轉(zhuǎn)型。高校檔案的服務(wù)對象除了在校的師生外，已經(jīng)畢業(yè)的校友、社會研究人員占絕大部分。針對高校檔案的利用對象分布比較廣泛的特點，高校檔案工作者應(yīng)將實現(xiàn)檔案利用的遠程服務(wù)作為當前高校檔案工作的一項重要工作。《意見》中也指出要“統(tǒng)籌安排檔案服務(wù)……做到便民利民。”通過遠程服務(wù)，為高校贏得好的聲譽，也是高校檔案提升學校品牌和影響的有效手段。

（三）將高校檔案管理部門努力提升為學校管理工作的核心部門。高校檔案在高校管理中具有重要作用，但是這些作用經(jīng)常被學校低估。高校檔案管理部門位置的提升對檔案工作者在工作熱情方面有很大的影響作用，檔案管理部門可以與圖書館、學術(shù)機構(gòu)（特別是歷史研究機構(gòu)）、校友辦公室、公共關(guān)系部門、校長辦公室等機構(gòu)密切合作，在學校管理工作中多發(fā)出自己的聲音，多體現(xiàn)高校檔案在以上各方面的作用。這就需要高校檔案管理部門付出更多的時間、精力和空間來處理好自己與其他部門之間的關(guān)系，特別是與原來直屬部門的關(guān)系，爭取獲得更多部門的支持。但是，最終高校檔案的核心任務(wù)，如支持學校行政工作、科學、教學，促進社會和高校師生對學校歷史的了解，提高公眾檔案意識等不應(yīng)發(fā)生變化。

（四）將高校檔案工作與國家政策緊密結(jié)合。在外部環(huán)境中，對高校檔案工作影響最大的就是機構(gòu)所處的社會環(huán)境。政府規(guī)章制定對特定的高校檔案的形成具有直接和重要的影響，對某些檔案的保管期限具有直接的影響，并且對某些高校檔案的開放獲取也具有非常大的影響作用。高校檔案工作者和其他檔案管理人員應(yīng)該密切關(guān)注國家有關(guān)政策對高校檔案形成、保管和利用的影響，及時調(diào)整保管和開放政策，做好保管機構(gòu)和利用者之間的協(xié)調(diào)工作。

（五）將高校檔案的安全體系建設(shè)作為高校信息資源安全的保障。正如本文第二部分所論述的，高校檔案的安全主要面臨著兩方面的威脅：一是實體的損壞，二是信息的安全。在高校檔案安全體系建設(shè)中對檔案物理實體的保護，要建立完善的檔案安全應(yīng)急管理制度，針對由各種自然災(zāi)害或者人為因素如火災(zāi)等危險時，制定應(yīng)急預(yù)案，將檔案的損失程度降到最低。同時，對重要的檔案實行異地備份保管，確保高校檔案載體的安全和完整。針對高校檔案信息的安全，一方面要加強高校檔案的保密管理，建立健全高校檔案的保密規(guī)章制度，在制定保密規(guī)章制度時，既要考慮防止檔案保密信息的泄露，又要考慮社會各界和高校教職工對檔案的利用需求。另一方面要確保電子文件的長期可用，制定數(shù)字檔案信息保管辦法，及時防范新技術(shù)的應(yīng)用對數(shù)字檔案信息資源帶來的新挑戰(zhàn)。

四、總結(jié)

高校的檔案是寶貴的歷史真實記錄，同時也是無形資產(chǎn)和財富，是高校事業(yè)的重要組成部分。2014年出臺的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出了新形勢下完善檔案工作體制、健全三個體系和加大支持力度的具體措施，對完善高校檔案管理工作具有推動作用。未來高校檔案管理要在資源整合、遠程利用服務(wù)、提升高校檔案管理部門在學校的地位、密切關(guān)注國家政策及安全體系建設(shè)方面加大投入。當然，要做好檔案管理工作，需要檔案管理部門與學校各職能部門密切配合，相互支持，認真做好檔案的收集整理工作，維護檔案的真實性，保證檔案的齊全和完整，檔案管理部門進一步做好檔案資源整合，為學校各項工作服務(wù)，這樣才能真正達到管理的目的，并且充分發(fā)揮出學校檔案的作用。