中職學校檔案室信息化建設

文/福建第二輕工業學校 林亞男

21世紀的今天，信息化在我們的工作生活中普遍發展，我國學校檔案的信息化進程也在不斷地發展，通過對于檔案的整體數據的整理、歸納、分類、使得檔案信息更加具有層次，能夠更加方便教師和學生對于學校相關檔案的查閱。中職學校在檔案管理信息化方面顯得較為薄弱，而加強檔案信息化的管理對于中職學校整體的教研工作的發展以及學校整體的信息化水平的提高都有著重要的現實意義。

一、中職學校檔案信息化的現狀分析

（一）檔案信息化程度低。我國大部分中職學校在檔案信息化建設方面明顯落后，并沒有專門的檔案管理部門，學校相關檔案的存放過于分散，并沒有進行集中的處理，而是散落在學校相關管理人員的辦公室中。在緊急情況下，學校無法對于上級或相關部門所需要的檔案進行及時的提取，造成相關工作在程序上出現失誤，降低學校的整體工作效率，影響學校的整體信息化形象。究其原因：1.配套設施不完善，學校對于檔案管理方面配備的相關硬件設施、例如：電腦、掃描儀等設備的數量明顯無法滿足學校信息管理的相關要求，出現設備無法全面詳細登記學校相關檔案信息的現象。2.相關人員專業素質低下，中職學校的檔案負責人員基本上屬于學校退休邊緣的教師，或者教師家屬，對于檔案信息化的相關技術知識并沒有經過任何的學習培訓，日常工作中只能夠進行檔案的簡單記錄工作，對于技術要求較高的檔案信息化整理并沒有相關的技能，使得檔案無法集中化、專業化進行整理保存。3.學校相關人員數量少，檔案信息化初期需要大量的人力對于學校的檔案進行全面的整理，并按照不同的方向、年份進行歸類，并將整理完好的相關檔案信息進行信息化存儲，保證學校檔案信息的整體化，而目前中職學校從事檔案整理的人員數量稀少，且沒有增加相關人員的計劃，這也造成中職學校的檔案信息化程度較低，不符合整體的現代中職學校信息化的發展要求。

（二）檔案信息化缺乏重視。目前，我國大部分的中職學校并沒有一個合理完善的檔案管理制度，對于檔案的管理科學化程度低，經常重視科研發展情況，而對于檔案信息化的進程不予重視，同時對于檔案信息化的投入也少之又少，基本上處于放任的狀態，檔案的隨意放置使得檔案長期處于丟失的風險狀態下，對中職學校的整體管理上存在著潛在風險，不利于學校整體長遠的發展。學校的相關檔案一般以紙質形式存在，數量大，占地面積大，對于相關的存放環境也有著高的要求，存放的地點環境應避光、干燥，保證檔案的相關保存，而實際上中職學校對于檔案的保存并沒有予以重視，年代久遠的檔案在不同程度上出現了損壞丟失，對學校的檔案管理工作造成了一定的困難。

（三）檔案標準化程度低。無論是中職學校的檔案管理還是高等院校的檔案管理，都需要有一套標準的管理體系，在高校普遍建立信息化的檔案管理中心的進程中，中職學校的進程明顯落后，大多學校的檔案信息化管理并沒有一套科學而標準的建設體系，對于如何將學校的相關檔案信息科技化，沒有好的相關對策，也沒有將建立標準化程度高的檔案信息管理制度提上日程。目前學校對于學校信息管理化的相關要求主要還是“以人為中心”，即主要根據檔案負責人的個人喜好來對檔案進行整體的歸納整理，而一旦管理人員人事調動，檔案的整體順序又將進行調整，使得檔案信息的整體存儲方式波動性較大，易在不斷重復整理的過程中出現檔案丟失的狀況。

二、中職學校檔案信息化發展建議

（一）提高檔案信息化程度。中職學校應提高學校檔案信息化的程度，首先，加強對于檔案信息化的相關配套設施的投入，采購能夠全面滿足學校檔案信息化數量的打印機、電腦、掃描儀等相關電子設備，確保電子設備能夠全面滿足學校檔案信息化的需求。其次，加強對于學校相關人員的投入，對于學校相關檔案部門人員進行集中培訓，提高其對于檔案信息化的相關專業技能的掌握，適應學校檔案信息化的專業要求。最后，增加檔案信息化初期的檔案整理人數，加快將檔案信息化提上議程，不斷推進檔案信息化工作的全面展開。

（二）加強對于檔案信息化的重視。中職學校應加快建立科學完善的檔案信息化管理制度，將檔案的整理、分類歸納、登記錄入等一系列環節形成嚴格合理的相關程序，確保檔案的完整性和準確性；對于一些必要的紙質版檔案，其存放的條件也要有相關明確的規定，保證紙質版的檔案的完好無損；同時，也要加強學校相關檔案的安全工作，建立學校檔案系統的安全網，保障電子版的檔案信息的安全性，對于電子檔案信息要及時進行備份，防止由于突發原因，造成相關電子檔案信息的丟失。

（三）建立檔案信息標準化模式。中職學校在檔案信息化的過程中更要強調檔案建立的標準化，對于人員，以及檔案的整理都需要進行標準化的模式，不斷探索相關配套設施的標準化進程，對于檔案的整體管理工作有著規范的工作流程，進一步提高整體檔案信息化的安全性。

三、結語

中職學校的檔案信息化進程并不是一朝一夕就可以完成的，需要學校和相關部門的共同努力。根據上述的描述，中職學校應提高對于檔案信息的認知，不斷加強對于學校檔案信息化的投入，建立全面完善的校園檔案信息管理化制度，確保中職學校檔案信息的完整性和準確性，不斷順應時代發展的大趨勢。