加強高校院系辦公室檔案管理的新思路

文/北京農學院生物科學與工程學院（農業(yè)部華北都市農業(yè)重點實驗室） 王燕 劉續(xù)航 趙筱萌

做好檔案管理工作，是確保各項辦公活動高效率開展的基礎。高校院系辦公室檔案保存著院系中各項辦公活動記錄，是院系日常管理工作中的重要環(huán)節(jié)，是院系領導作出科學決策的參考依據(jù)，也是院系行政、黨建、科研、教學等活動有序化和高效化開展的前提。所以，必須要采取科學有效的管理手段，來做好高校院系辦公室檔案管理工作。以下筆者就結合實際來談談加強高校院系辦公室檔案管理的新思路，僅供參考。

一、高校院系辦公室檔案管理的特點

（一）檔案資料種類多樣性。高校院系辦公室檔案是院系教職工在長期各項辦公活動中所逐漸形成的，是院系行政、黨建、科研、教學等各項活動的真實記錄。檔案資料具有很多種類，除內容不同外，形式也各不相同，常見的有文字、圖像、音像等。根據(jù)高校院系辦公室檔案管理工作的性質，其檔案管理的主要側重點一般是文件、教學以及科研檔案的收集，在日常檔案管理工作中，應有意識地注重檔案資料的分類存放和保管，并積極運用現(xiàn)代信息化技術手段，才能夠提升檔案管理效率。

（二）檔案信息資源多元化。隨著信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展，當今社會已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時代，所以高校院系辦公室檔案中的電子文件檔案和音頻、視頻檔案數(shù)量也在逐漸增多，甚至這類檔案已經(jīng)成為高校院系辦公室檔案中的最主要組成部分。而在此背景下，對檔案存放的空間、時間等也均有了更細化的要求，檔案信息資源正逐漸呈現(xiàn)出多元化趨勢。

（三）檔案管理是基礎性工作。高校院系辦公室檔案管理是院系管理工作中的一項基礎性工作，其具有業(yè)務性、專業(yè)性以及政策性強等特點。檔案管理也可以看作是文書工作的后續(xù)工作，雖然與其他工作比起來不顯眼，但卻是其他工作良好有序開展的基礎。

二、加強高校院系辦公室檔案管理的新思路

（一）創(chuàng)新檔案管理機制。有效的檔案管理機制，是高校院系辦公室檔案管理工作開展的依據(jù)。以往在高校院系辦公室檔案管理中，檔案無序、零亂、不規(guī)范等情況比較嚴重，大大影響了后續(xù)工作的順利開展。針對這一問題，要抓住源頭問題，建立長效機制，強化收檔責任意識，統(tǒng)籌安排和計劃檔案管理工作，打好檔案管理的基本構架。根據(jù)檔案種類的不同，對檔案進行分區(qū)保存，對于外來材料也要單獨存放；在各項活動結束后，要及時將活動過程中所形成的相關資料移交給檔案管理人員，由檔案管理人員進行統(tǒng)一收集、整理及歸檔；對于需要收錄進Word、EXCEL及檔案管理系統(tǒng)中的信息，要及時進行錄入。只有依據(jù)長效管理機制，統(tǒng)一化、規(guī)范化檔案管理流程，才能夠確保高校院系辦公室檔案管理工作的良好開展，進而促進院系辦公室整體工作效率的提升。

（二）加強檔案管理信息化建設。當今時代，在計算機技術、信息技術、網(wǎng)絡技術等高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)的工作都正逐漸朝向信息化方向發(fā)展，高校院系辦公室檔案管理工作也不例外。傳統(tǒng)的人工檔案管理手段已經(jīng)逐漸無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作需求，只有積極利用先進的信息化技術手段，加強檔案管理信息化建設，通過建立檔案管理信息系統(tǒng)來收集、分類、歸檔、保存、檢索及查找各項檔案資料，才能夠提高檔案管理效率。同時，信息化管理手段還大大節(jié)省了人工管理的勞動力度與勞動時間，避免了大量重復工作，提高了院系辦公室的整體工作效率。

（三）著重匯編利用率高的檔案資源。高校院系辦公室檔案的歸檔期限比較特殊，例如黨政文件檔案要按年度進行立卷歸檔、教學檔案要按學期進行立卷歸檔等，所以在實際檔案管理中也應當注重靈活性。對于那些利用率高的檔案資源，要著重進行匯編，有的還需進行二次匯編，為檔案在日后的查找利用節(jié)省時間。另外對于一些與教職工切身利益相關的內容，還要進行專題匯編。而對于一些學年數(shù)量不多的材料，則可先按照類別進行分類，再直接匯編成卷存放。

（四）加強檔案管理人才建設。人才建設也是很重要的一方面，正所謂“人力資源是第一資源”，雖然現(xiàn)在有了諸多先進的管理手段和工具，但這些先進技術的操作仍然需要由人來完成，所以加強檔案管理人才建設十分重要。學校要創(chuàng)造良好的條件，加強對檔案管理人員的專業(yè)知識與業(yè)務能力的培訓，不斷更新其知識結構，提高其工作技能。再者，還有部分檔案管理人員對信息技術的掌握比較有限，無法有效利用信息技術來開展檔案管理工作，所以還要加強對這部分人員的培訓和教育，提高其信息化管理水平。

三、結語

綜上所述，高校院系辦公室檔案管理具有檔案資料種類多樣性、檔案信息資源多元化以及工作基礎性等特點，只有開展好檔案管理工作，才能夠提升院系辦公室的整體工作效率。為此，高校院系應當創(chuàng)新檔案管理機制、加強檔案管理信息化建設、著重匯編利用率高的檔案資源以及加強檔案管理人才建設，才能夠滿足檔案管理工作的新需求。